1 juni 2005

ReMANO staat voor Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid. Het is bedoeld als een overzicht van specificaties die aan Record Management Applicaties (voortaan: RMA) moeten (c.q. mogen) worden gesteld. ReMANO kan als richtlijn worden gebruikt bij de aanschaf van dit soort applicaties door Nederlandse overheidsinstellingen en bedrijven. RMA’s zijn primair bedoeld om in een geautomatiseerde omgeving archiefbeheer mogelijk te maken, zowel van digitale als niet-digitale bestanden. Digitale bestanden worden in de RMA opgenomen op een wijze die de controle ervan enkel aan de RMA toestaat. Niet-digitale bestanden worden in de RMA enkel opgenomen door middel van hun registratiegegevens; het beheer ervan vereist nog steeds actieve handelingen van de mens. Een goed ingerichte RMA kan voor de digitaal daarin opgenomen archiefbestanden een groot deel van de beheershandelingen zelf verrichten, zonder dat de mens daarop hoeft in te grijpen. Uiteraard kan de organisatie die een RMA gebruikt zelf bepalen in hoeverre de RMA deze handelingen automatisch mag uitvoeren. Een RMA kan bijvoorbeeld op basis van de ingegeven selectielijsten en de daaraan gekoppelde bewaartermijnen automatisch een vernietigingshandeling uitvoeren; in de praktijk zal het wenselijk zijn de applicatie deze handeling niet automatisch te laten uitvoeren, maar eerst menselijke controlehandelingen uit te voeren.

Drs G.J. van Bussel MBA

Wat is een RMA
In de begrippenlijst die aan ReMANO 2004 is toegevoegd wordt een RMA omschreven als ’software, specifiek ter ondersteuning van het beheer van archiefdocumenten’. Een RMA functioneert binnen een archiefsysteem: ‘het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen (waaronder de Record Management Applicatie) waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft’. De term ‘archiefsysteem’ is rechtstreeks afkomstig uit de NEN-ISO 15489-1 (nl) en dat is de reden dat binnen ReMANO 2004 aan deze term de voorkeur gegevens wordt boven ‘archiveringssysteem’, dat de laatste jaren in zwang gekomen is als vertaling van het Engelse ‘Recordkeeping System’ (RKS). De korte omschrijving die binnen het begrippenkader van een RMA is gegeven, laat ruimte voor de verschillende vormen waarin een RMA zich vandaag de dag in de praktijk manifesteert. In de praktijk zien we dat verschillende soorten applicaties als RMA worden aangeduid.
Samenvattend zijn deze verschillende vormen terug te brengen tot twee varianten:
1. Een RMA is een applicatie gericht op het beheer van het archief. De RMA is het sluitstuk van de bewerkingsfase van archiefdocumenten binnen de procesorganisatie van archiefvormers. Op het moment dat een transactie (‘zaak’) is afgerond worden door de daarbij betrokken applicaties de archiefdocumenten die tijdens deze transactie een rol speelden, overgedragen aan het RMA. Het RMA dient enkel en alleen voor het voortdurende, continue beheer van dossiers in een archiefomgeving. Het RMA speelt geen enkele rol in de bewerkingsfase van transacties. De applicatie is door middel van interfaces verbonden met de procesapplicaties, van waaruit de raadpleging plaatsvindt.
2. Een RMA is een applicatie die gericht is op het beheer van archiefdocumenten (volgens het begrippenkader van ReMANO: ‘een document dat is ontvangen of gemaakt en gebruikt bij de uitvoering van processen, taken en activiteiten’). In deze variant controleert de RMA de archiefdocumenten in alle fasen van het Records Continuüm, van de ontvangst, het maken, het bewerken, het (her-)gebruik tot het beheren ervan. Een RMA verzorgt in deze variant document management binnen de bedrijfsprocessen van de archiefvormer. Iedere transactie wordt door de RMA gecontroleerd, zodanig dat iedere organisatie op een gecontroleerde wijze omgaat met archiefdocumenten binnen de bedrijfsprocessen. Sommige RMA’s hebben in deze variant zelfs workflow-functionaliteiten. ReMANO 2004 biedt softwarespecificaties voor RMA’s uit beide varianten, maar is vooral gericht op RMA’s vanuit de tweede optiek.

Aanleiding voor ReMANO 2004
In 2001 is door het Nederlands Normalisatie Instituut de Internationale norm voor informatie- en archiefmanagement (ISO 15489-1:2001, IDT) in het Nederlands vertaald (NEN-ISO 15489-1 (nl). Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) was benieuwd naar de consequenties van deze norm voor het handelen van Nederlandse overheidsorganen en had behoefte aan een concretisering van de norm. In opdracht van het ministerie heeft Twynstra Work Innovation in samenwerking met de Archiefschool bezien in hoeverre een concretisering van deze kwaliteitsnorm mogelijk was. Op basis van dit onderzoek werd tot een concretisering van de abstracte bepalingen in de ISO-norm besloten door het opstellen van een set Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement (in het vervolg Functionele Eisen). In deze Functionele Eisen worden eisen gesteld aan de verschillende functies die het archiefsysteem binnen iedere organisatie vervult. De Functionele Eisen zijn dan ook organisatorisch van aard. Ze formuleren op hoofdlijnen de (rand-)voorwaarden waaraan de archivering van een overheidsorganisatie moet voldoen om de informatievoorziening in overeenstemming te brengen met de NEN-ISO-15489-1 (nl). De Functionele Eisen houden daarnaast ook rekening met de beginselen van het Nederlandse archiefrecht. Om overheidsorganen de mogelijkheid te bieden deze Functionele Eisen te operationaliseren, zeker daar waar zich digitalisering van archiefdocumenten in de bedrijfsprocessen voordoet, bleek het echter nodig een nadere uitwerking te bieden in de vorm van softwarespecificaties voor de specifiek daarvoor in te zetten applicaties. Deze specifieke applicaties zijn daarvoor reeds enkele jaren beschikbaar, maar er ontbrak een verbinding met de NEN-ISO-15489-1 (nl).
Met de uitwerking van de softwarespecificaties wordt recht gedaan aan zowel de NEN-ISO-norm als de specifiek Nederlandse situatie. De ontwikkelde softwarespecificaties zijn vastgelegd in ReMANO 2004. Dit document moet in een logisch verband geplaatst worden met de NEN-ISO-norm en de Functionele Eisen. Het is een verdere concretisering van de NEN-ISO-norm, via de Functionele Eisen. Daarnaast werd bij de samenstelling van ReMANO 2004 expliciet rekening gehouden met de Nederlandse wet- en regelgeving, de in Nederland gebruikelijke methoden, technieken en terminologie en verschillende al bestaande standaards en modellen. Binnen ReMANO 2004 zijn de overlappingen en verschillen met deze andere modellen, standaarden en normen in kaart gebracht. Het primaire uitgangspunt voor ReMANO 2004 is het model dat enige jaren terug onder verantwoordelijkheid van de Europese Commissie is opgesteld en dat als Model Requirements for the management of electronic records bekend is geworden, afgekort MoReq. Om vergelijkingen mogelijk te maken met RMA-applicaties die op basis van dit Europees model zijn ontwikkeld, is in ReMANO 2004 de structuur daarvan grotendeels ongewijzigd overgenomen. Juist op deze manier worden de specifiek Nederlandse eisen sterk benadrukt. De term softwarespecificaties is in het kader van ReMANO 2004 bewust gekozen om verwarring te voorkomen. In de terminologie van de software-ontwikkelaars zijn softwarespecificaties namelijk niets anders dan ‘functionele eisen’. Met het gebruik van die term zou echter een zelfde term gebruikt worden voor twee verschillende documenten. In de Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement worden immers organisatorische functionele eisen gesteld aan de archiefvormer. De softwarespecificaties behelzen technische functionele eisen voor RMA-applicaties, zodat een organisatie in staat is met behulp van een applicatie deze functionele eisen te realiseren. De softwarespecificaties bevatten dus functionele eisen op een ander niveau.
Beide sets van specificaties dienen op elkaar aan te sluiten: de organisatorische functionele eisen dienen door de softwarespecificaties te worden geoperationaliseerd. Er dient dus een convergentie te bestaan tussen de functionele eisen van het archiefsysteem en de softwarespecificaties van een RMA. Zonder convergentie voldoet geen van beide producten. Hierbij dient wel te worden aangetekend dat ReMANO 2004 niet volledig vrij is van organisatorische specificaties. Daar waar voor het realiseren van een softwarespecificatie een organisatorische randvoorwaarde dient te worden ingevuld, is die uitdrukkelijk vermeld.

Functies van het archiefsysteem
Een RMA dient alle functies van het archiefsysteem, zoals die meer geconcretiseerd zijn uitgewerkt in de Functionele Eisen, te ondersteunen. Derhalve is het noodzakelijk om eerst vast te stellen welke functies van het archiefsysteem te onderscheiden zijn. We nemen daartoe Digitaal Archiveren als uitgangspunt, omdat daarin op een beknopte, maar heldere wijze uiteen gezet wordt hoe het archiefsysteem functioneert (1). De daar onderscheidde functies van een archiefsysteem zijn:
1. Innemen (vastleggen).
2. Opslag
3. Ordening
4. Beschrijving
5. Selectie
6. Verwijdering
7. Bewaren
8. Beschikbaarstellen.
We gaan er in het kader van dit artikel van uit dat bekend is wat inhoudelijk met deze functies wordt bedoeld. Wat we vast dienen te stellen is in welke mate de genoemde functies door ReMANO 2004 worden ondersteund c.q. gerealiseerd. ReMANO 2004 is in de volgende hoofdstukken verdeeld, welke ieder uiteraard een specifieke functie van de RMA beschrijven:
I. Classificatieschema
II. Toegangscontrole en beveiliging
III. Selectie- en bewaartermijnen, overbrengen, exporteren en vernietigen
IV. Opnemen van archiefdocumenten
V. Identificatie
VI. Zoeken, ter beschikking stellen en weergeven (presenteren)
VII. Administratieve functies
VIII. Specificaties voor het beheer van registratiegegevens
IX. Overige functionaliteiten
X. Niet-functionele specificaties.
In bijlage 3 van ReMANO 2004 wordt een metadata-model gegeven, waarin een overzicht geboden wordt van alle metadata die als registratiegegevens in de RMA kunnen worden vastgelegd. Dit metadata-model bevat alle mogelijke registratiegegevens en is gebaseerd op diverse metadata-initiatieven, waarop we hieronder nog nader zullen ingaan. ReMANO 2004 onderscheidt zich van de bestaande normen en standaarden door grote nadruk te leggen op registratiegegevens. Door het opgenomen model biedt het een welhaast compleet overzicht van in het kader van een verantwoord archiefbeheer vast te leggen registratiegegevens. De functies van het archiefsysteem worden door ReMANO 2004 afgedekt. Daar waar dat niet of niet volledig het geval is bestaat een duidelijke reden waarom dat niet het geval is. Een RMA kan immers nooit verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een functie waarbij menselijke interventie essentieel is. De RMA kan in dat geval hooguit een waarschuwing of een melding aan de applicatiebeheerder geven om een specifieke handeling te verrichten of om te controleren of een specifieke handeling juist verricht is. In veel gevallen zijn overheidsorganisaties echter niet (direct) in staat om een volledig RMA te implementeren, die de functies van het archiefsysteem kan realiseren. Veelal is het wel mogelijk om applicaties in te zetten die een aantal van deze functies vervullen. Zo worden in document management systemen, documentregistratiesystemen of dossierregistratiesystemen een aantal van deze specifieke functies gerealiseerd. In ReMANO 2004 is daarom tevens voor ieder van de genoemde specificaties aangegeven of deze van toepassing is op een document management systeem (DM), een dossierregistratiesysteem (DR) en/of een documentregistratiesysteem (DOR).

Relatie met andere normen, standaarden en modellen
ReMANO 2004 heeft zoals hiervoor al werd aangegeven rekening gehouden met een groot aantal reeds bestaande normen, standaarden en modellen. Deze zijn onderzocht en daar waar nodig zijn specificaties geïntegreerd in ReMANO 2004. Dit is vooral van toepasing op de normen, standaarden en modellen uit de tweede categorie hieronder. Daarvan is in ReMANO 2004 expliciet vermeld welke onderdelen identiek zijn. Op basis daarvan is snel te constateren welke aspecten niet in ReMANO 2004 zijn opgenomen. Veelal zijn dat specificaties die niet van toepassing zijn op RMA’s of niet van toepassing zijn op de Nederlandse archivistische, juridische en wettelijke situatie. Er kan een onderscheid worden gemaakt naar het niveau waarop de betreffende norm, standaard of model van toepassing is. We onderscheiden:
1. Van toepassing op het archiefsysteem van een organisatie:
– NEN-ISO-15489-1 (nl).
– Andere internationale ISO-normen, geaccepteerd door het NEN.
2. Van toepassing op Electronic Record Management Systems (ERMS) of RMA’s:
– Model requirements for the management of electronic records (MoReq);
– Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (DoD 5015.2-STD);
– Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA-concept).
3. Van toepassing op bewaren op lange termijn:
– International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPares)
4. Van toepassing op de beschrijving van archiefdocumenten:
– General International Standard for Archival Description (ISAD(G));
– International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR (CPF)).
We laten deze normen, standaarden en modellen successievelijk de revue passeren.

Van toepassing op het archiefsysteem van een organisatie NEN-ISO-15489-1 (nl).
Deze internationale norm voor informatie- en archiefbeheer geeft de bestuurlijke randvoorwaarden en de organisatorische kaders waaraan een archiefsysteem moet voldoen om haar taak: het waarborgen van de authenticiteit van archiefdocumenten om op grond daarvan juridische, organisatorische, maatschappelijke en cultuur-historische verantwoording te kunnen afleggen, te kunnen vervullen. De NEN-ISO-15489-1 (nl) is de directe vertaling van de internationale standaard ISO 15489-1 Records Management, die op haar beurt is afgeleid van de Australische norm voor archiefmanagement uit 1996, de AS-4390. In NPR-ISO/TR 15489-2 (nl), de bij de norm behorende praktijkrichtlijn, wordt specifiek ingegaan op de implementatie van de norm in de weerbarstige praktijk van overheidsorganen. In dit Technisch Rapport wordt een implementatiemethode voorgesteld die grote overeenkomsten vertoont met de Australische methode DIRKS (Designing and implementing Recordkeeping Systems). Het grootste effect zal implementatie van de norm bieden in een organisatie waarin een kwaliteitsmanagementsysteem is georganiseerd, maar een dergelijk systeem is niet noodzakelijk om tot realisering van de norm over te gaan. ReMANO 2004 is aan de NEN-ISO-standaard met name verboden door middel van de Functionele Eisen. ReMANO 2004 bevat geen volledige, maar een gedeeltelijke detaillering van de NEN-ISO-standaard.

Andere Internationale normen, geaccepteerd door het NEN.
Naast de eerder genoemde NEN-ISO 15489-1 (nl) legt ReMANO verband met andere normen opgesteld door de internationale organisatie voor standaardisatie (ISO). ISO-normen alleen opgenomen indien zij worden ondersteund door het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN). Hiervoor is bewust gekozen: de niet door het NEN ondersteunde normen zijn in principe niet van toepassing op de Nederlandse situatie. De wel ondersteunde standaarden hebben vooral betrekking op technische standaarden, die optioneel aan de RMA zijn te relateren, en de uniformiteit van namen en begrippen (2). In de specificaties van ReMANO 2004 wordt uitdrukkelijk gesteld dat de betreffende standaarden moeten worden gerealiseerd door de betreffende RMA.

Van toepassing op Electronic Record Management Systems (ERMS) of RMA’s.

Model requirements for the management of electronic records (MoReq)
Onder verantwoordelijkheid van de Europese Commissie zijn de Model specificaties voor records management applicaties opgesteld: MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) (3). Deze specificaties zijn formeel gepresenteerd op het DLM-Forum van mei 2002. In Moreq is expliciet rekening gehouden met ISO 15489-1. Vooral wat betreft de normen voor het ontwerpen en imlementeren van RMA’s (ERMS in de terminologie van MoReq) is MoReq te beschouwen als een specifieke uitwerking van ISO-15489-1. Aangezien de Europese software-ontwikkelaars van RMA’s nauw zullen aansluiten bij de MoReq-specificaties lag het voor de hand voor ReMANO 2004 het MoReq-kader als bepalend te beschouwen. Op basis van een snelle vergelijking zijn de specifiek Nederlandse aspecten snel te bepalen. De structuur van ReMANO 2004 komt overeen met die van MoReq; de beschrijvingen van de MoReq-specificaties zijn allen aangepast aan de huidige stand van de techniek. In MoReq blijken vele specificaties nog uit te gaan van een Microsoft DOS-omgeving of een vroege versie van het Microsoft Windows-platform. MoReq is geen formele standaard, het is een model. Het is als zodanig een richtlijn, waar bij de ontwikkeling van RMA-applicaties van kan worden uitgegaan. Er bestaan ideeën een certificatie te realiseren op basis van de MoReq-specificaties, waardoor MoReq zich verder zou ontikkelen tot een standaard. Dit kan echter nog een aantal jaren op zich laten wachten.

Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (DoD 5015.2-STD)
In november 1997 had het Amerikaanse ministerie van Defensie, US Department of Defense (DoD), met MoReq vergelijkbare specificaties laten opstellen: Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (DoD 5015.2-STD). MoReq blijkt daarbij de meest gedetailleerde te zijn. De DOD 5015.2-STD heeft een Nederlandse bewerking ondergaan als de Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens DoD 5015.2 (4). Op basis van de DOS-norm hebben verschillende andere US-ministeries eigen ‘Design Criteria’ ontwikkeld; hierbij wordt wel altijd verwezen naar het eisenpakket gesteld door DOD 5015.2-STD, maar ze worden aangevuld met een reeks andere criteria. Het feit dat een applicatie voldoet aan de DOD 5015.2-norm voldoet, impliceert niet dat geen extra eisen aan RMA’s worden gesteld. ReMANO 2004 poogt een volledig overzicht van specificaties te geven, dat eigenlijk geen aanvulling behoeft in vergelijkbare omstandigheden. De Amerikaanse standaard is juni 2002 herzien, waarbij (helaas) de naam van het document onveranderd is gebleven en er (helaas) geen concordantie tussen de versie van 1997 en die van 2002 is gepubliceerd. Dat laatste was geen overbodige luxe geweest, want er zijn nogal wat verschillen te constateren tussen beide versies van de standaard. ReMANO heeft een aantal elementen uit de DOD-standaard overgenomen, maar geeft tevens een concordans met de beide DOD-versies. Hierdoor is het mogelijk de extra specificaties die ReMANO 2004 stelt te herleiden. Aan de DOD-standaard is een certificatietraject verbonden, waaraan reeds diverse software-leveranciers hebben deelgenomen. Ook op de Nederlandse markt zijn applicaties verkrijgbaar die uitgerust zijn met een DOD-certificaat. Voor een overzicht van de gecertificeerde applicaties en de vervaldatum van het certificaat moet worden verwezen naar de website van het Amerikaanse ministerie van defensie. Verschillende organisaties hebben op basis daarvan pakketten aangeschaft. Het nadeel van de DOD-standaard is dat in de meeste gevallen specifiek maatwerk noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de specifieke vereisten van de Nederlandse wet- en regelgeving en de archivistische praktijk, zeker als het gaat over het beheer van archiefdocumenten op lange termijn.

Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA-concept)
Voor het Duitse taalgebied bestaat er een de facto standaard met functionele eisen voor het beheer van archiefdocumenten, het zogenaamde DOMEA-concept. De DOMEA-specificaties zijn in 1997 ontwikkeld en in 1999 door Duitse ministerie van Binnenlandse Zaken vastgesteld en aanvaard. In 2003 werd DOMEA herzien. DOMEA bevat met name specificaties voor document management en workflow management. Daarnaast worden vooral eisen gesteld aan het beheer van archiefdocumenten in de fase van de ‘Registratur’, de fase van de archiefvorming en het dynamische archiefbeheer. ReMANO 2004 gaat voor wat betreft het beheer van archiefdocumenten veel verder. Desalniettemin vormt DOMEA, met name voor de in ReMANO 2004 niet-functionele specificaties als document management en workflow management, een belangrijk toetsingskader. DOMEA wordt volledig ondersteund door de Duitse overheid en is zodanig ook tot standaard geworden in Oostenrijk en Zwitserland. Aan het certificatietraject voor DOMEA hebben al diverse applicaties deelgenomen. Gezien het specifieke karakter van de DOMEA-specificaties zijn er nog nauwelijke DOMEA-gecertificeerde applicaties op de Nederlandse markt.

Van toepassing op bewaren op lange termijn
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPares)
De Universiteit van British Columbia heeft sinds 1999 in een multidisciplinair project archiefwetenschappers, ICT’ers, nationale archiefdiensten, opleidingsinstituten en soft- en hardware-leveranciers verzameld: het International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPares). In dit project zijn een aantal referentiemodellen ontwikkeld, die met name van belang zijn voor de lange termijn bewaring van archiefdocumenten. Deze referentiemodellen kunnen gebruikt worden voor de ontwikkeling van applicaties voor het bewaren en ter beschikking stellen van (digitale) archiefdocumenten als cultuur-historische objecten. Deze modellen richten zich specifiek op de interface tussen verschillende applicaties, waardoor archiefdocumenten vanuit het ene systeem in het andere kunnen worden overgebracht. ReMANO 2004 heeft de specificaties daartoe volledig overgenomen. Voor ReMANO 2004 is dit te beschouwen als ‘verwijderen’, verwijderen namelijk uit de RMA. Voor de Interpares-interface is dit het ‘ingest’ proces, vergelijkbaar met het innemen van documenten in het RMA.

Van toepassing op de beschrijving van archiefdocumenten.
General International Standard for Archival Description (ISAD(G));
International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR (CPF)).
In 1988 heeft de internationale archiefraad (ICA) initiatieven genomen tot het opstellen van internationale normering voor het beschrijven van archieven. Dit resulteerde onder andere in de General International Standard for Archival Description (ISAD(G)) en de International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF)). De ISAD(G) is vertaald in het Nederlands. Enkele specificaties in ReMANO verwijzen naar ISAD(G). Net als in deze standaard moet de RMA het namelijk mogelijk maken beschrijvingen te vervaardigen op meerdere niveaus. ReMANO 2004 stelt ISAD (G) niet verplicht, maar accepteert de principes van deze beschrijvingsstandaard wel.

Stichting Certificatie ReMANO
Voorop staat dat ReMANO 2004 geen wettelijke standaard is. Wel is het een model dat steeds meer als referentiekader dient bij zowel softwareontwikkeling als softwaregebruik. Leveranciers van DMS- en RMA-software worden steeds meer geconfronteerd met het feit dat tijdens aanbestedingen ReMANO-2004 compliance wordt vereist. Om ervoor te zorgen dat die ReMANO-2004-compliance aantoonbaar is heeft Van Bussel Document Services te Helmond de Stichting Certificatie ReMANO opgericht, die vanaf 1 oktober 2004 formeel een certificatiemogelijkheid biedt voor ReMANO 2004.
Al vanaf het verschijnen van concept-versies van ReMANO-2004 is gewerkt aan een certificatiemogelijkheid. De Stichting stelt zich tot doel:
1. een evaluatie- en toetsingsprogramma te ontwikkelen en onderhouden om RMA’s te toetsen op de standaard functionele en systeemeisen voor records management zoals die zijn gedefinieerd in ReMANO 2004 of enige volgende versie, en op basis van deze toets deze applicaties te certificeren.
2. een register te vestigen en onderhouden van record management applicaties die zijn getoetst op de standaard functionele en systeemeisen voor record management applicaties en tijdens deze toetsing hebben getoond aan het eisenpakket van ReMANO 2004 (of enige volgende versie) te kunnen voldoen.
3. een onderzoeksprogramma te vestigen en onderhouden gericht op het onderhoud en de actualisering van ReMANO 2004.
4. kennis betreffende ReMANO en het evaluatie- en toetsingsprogramma te verspreiden onder leveranciers, afnemers en gebruikers van Record Management Applicaties.
Het bestuur van de Stichting staat onder voorzitterschap van drs F.F.. Ector, en bestaat verder uit: G.J. Hulsegge, D. Glashouwer, R. Janssen en A.J. van der Stap.

(1) P.J. Horsman, Digitaal Archiveren (Den Haag: Rijksarchiefdienst, 1998). Voor een herziene versie: F.C.J.Ketelaar, A.J.M.den Teuling en J.U.van Wijngaarden (red), Archiefbeheer in de praktijk (Alphen a/d Rijn: Kluwer, 1986-), aflevering 5710 (1999).

(2) Indien gebruik gemaakt wordt van een relationele database, de SQL Standaard ISO/IEC 9075. Van deze standaard worden alleen de volgende normen ondersteund: NEN-ISO/IEC 9075:2000/C1:2001en, NEN-ISO/IEC 9075-1:2000en, NEN-ISO/IEC 9075-1-2-5:2000/A1:2001en, NEN-ISO/IEC 9075-10:2000en, NEN-ISO/IEC 9075-2:2000en, NEN-ISO/IEC 9075-3:2000en, NEN-ISO/IEC 9075-4:2000en, NEN-ISO/IEC 9075-5: 2000en, NEN-ISO/IEC 9075-9:2001en; Voor het opslaan van data: NEN-ISO 8601:1994 en inzake Data-elementen en uitwisselingsformaten, Gegevensuitwisseling, Weergave van datum en tijd; Voor de schrijfwijze en codering van de namen van landen, NEN-EN-ISO 3166-1:1997 en, codes voor de weergave van landnamen en hun onderverdelingen;Deel 1: Landencodes.en de voorstellen van de Nederlandse Taalunie; Voor de schrijfwijze en codering van de namen van talen NEN-ISO 639:1989 nl Code voor namen van talen; Voor de schrijfwijze en codering van valuta en munteenheden NEN-EN-ISO 4217:2001 codes voor de weergave van valuta’s; Indien gebruik gemaakt wordt van een niet-Engelstalige karakterset, NEN-ISO/IEC 8859-11:2002 en codering en NEN-ISO/IEC 10646-1 2000 en, en de NEN-ISO/IEC 10646-2 2000 en codering.

(3) MoReq: Model Requirements for the management of electronic records (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities 2002).

(4) J. Möller, J. en H. Nijborg, "Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens DoD 5015.2’, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling en J.U. van Wijngaarden (red), Archiefbeheer in de praktijk (Alphen a/d Rijn: Kluwer, 1986- ), Aflevering 5760 (juni 1999).