26 augustus 2005
Ooit gedacht aan voice mail als juridisch mijnenveld ? In het kader van
compliance kan het best eens zo zijn dat door politie en
opsporingsfunctionarissen, accountants, auditors e.d. niet alleen de
e-mails van de werknemers worden gelezen, maar ook de voice mails.
Advocaat Mary Mack en techneut Matt Denison hebben aan hun boek The Practical Guide to Electronic Discovery
in de bijlage een aantal ‘electronic discovery templates’ geplaatst,
erop gericht om electronische bestanden te vinden die in eventuele
onderzoek niet over het hoofd mogen worden gezien. Ze zijn van groot
belang bij het zoeken naar e-mails die op de netwerken van bedrijven
zijn opgeslagen. Bladzijde 122 bevat echter een voorbeeldverzoek dat
veel bedrijven rauw op het dak zal vallen: ‘Produce any and all voice
messaging records including, but not limited to caller message
recordings, digital voice recordings, interactive voice response unit
(IVR/VRU) recordings, unified messaging files and computer-based voice
mail files to or from [specified parties] for the period _____ to
_____.” De opname hiervan geeft in ieder geval aan dat door advocaten
en juristen voicemails steeds meer als bewijsmateriaal worden gezien.
‘Voicemail is often a quick and casual way to communicate, but it is serious business in the world of discovery,” zo schreven
April Berman, Mary Ann Miranda en Sonya Smith in het artikel:
‘Voicemail: The Other Smoking Gun”. Het belangrijke van geluidopnamen
is niet de daadwerkelijke content, maar vooral de toon, de expressie en
andere subtiele karakteristieken van spraak. Geluidsopnemen kunnen dus
een juridisch mijnenveld zijn. Het bewustzijn ervan is nog lang niet
overal doorgedronegn. De meeste bedrijfsjuristen zijn nog druk bezig om
de e-mail en spreadsheet-problematiek naar behoren op te lossen; met
voicemail houden ze zich nog niet bezig. Er is ook nog nauwelijks
jurisprudentie. Er zijn zeker in de VS wel een aantal gevallen geweest
waar geluidsfragmenten een rol speelden, maar niet in dergelijke mate
dat daardoor een zaak beslist werd. Het is echter wel verstandig om
beleid te ontwikkelen inzake voicemail. Het is in ieder geval
verstandig om een bewaarpolitiek te ontwerpen, waardoor dit soort
berichten gedurende specifieke bewaarperioden worden gearchiveerd.
Medewerkers dienen ervan op de hoogte te worden gesteld dat deze
berichten worden bewaard en (indien er geen specifieke rechtszaken of
onderzoeken plaatsvinden) na een gespecificeerde periode worden
vernietigd. Dan kan in ieder geval in een juridische procedure voor de
rechter worden aangegeven dat voicemails volgens specifieke procedures
worden vernietigd en niet als routinemaatregel zonder basis in beleid
of procedure. In ieder geval iets om ook in de Nederlandse bedrijven en
organisaties mee te nemen.
