12 oktober 2005
PDF is een bestandsformaat dat betrekkelijk normaal geworden is binnen
document management. Een nieuwe ISO-standaard wil verzekeren dat
PDF-bestanden duurzaam blijven, in ieder geval voor een lange reeks van
jaren in goede staat blijven. De ISO 19005, Document Management.
Electronic document file format for long-term preservation. Part 1, Use
of PDF 1.4 (PDF/A-1) stelt organisaties in staat om documenten
electronisch te archiveren op een manier die het behoud van de inhoud
en de verschijning (vorm en structuur) waarborg over een lange
tijdsperiode. Het staat het ook toe dat documenten worden opgevraagd en
getoond op een manier die consistente en voorspelbare resultaten geeft
in de toekomst, onafhankelijk van de tools en systemen die worden
gebruikt voor de creatie, opslag en opvraging (tonen) van de bestanden.
PDF is een digitaal formaat voor de representatie van documenten. Het
is een standaard geworden voor de uitwisseling en opslag van documenten
vanwege de relatieve onmuteerbaarheid en de toegepaste compressie van
documentbestanden. PDF-bestanden kunnen als PDF worden gecreerd,
kunnen vanuit andere electronische formaten worden geconverteerd of
kunnen vanaf papier, microfilm of andere hardcopy formaten worden
gedigitaliseerd. Elf PDF-bestand dient bruikbaar te blijven en
toegankelijk over verschillende generaties technologie heen. Dit is het
punt waar de standaard ISO 19005 een rol gaat spelen. Naast deze
gerealiseerde standaard is een andere in aantocht: OASIS (Organization
for the Advancement of Structured Information Standards) heeft de
OpenDocument-specificatie bij de ISO en de IEC (International Electrotechnical Commission) ingediend voor de
publicatie als officile internationale standaard. Op het eind van deze
maand zal de specificatie naar de leden worden gezonden, die vervolgens
vijf maanden te tijd hebben om de specificatie te bestuderen en hun
standpunt te bepalen, zo zegt ISO-woordvoerder Roger Frost.
De programmamanager voor het Digital Library-project van Harvard
University Stephan Abrams becommentarieerde de ISO 19005 als volgt:
‘The publication of PDF/A will have a significant impact on the
preservation of electronic documents by defining an internationally
recognized standard format that is amenable to long-term preservation.
The standard will allow libraries, archives, and other electronic
resource consumers to encourage their content providers to produce and
deliver those resources in a form that is optimized for their effective
preservation over time.’ Er wordt geschat dat het benaderbare Web
bestaat uit 167 terabytes aan opslagcapaciteit (waarbij 1 terabyte
gelijk is aan de grootte van een grote openbare bibliotheek). Ongeveer
9,2 % daarvan bestaat uit PDF-documenten. Volgens Susan Sullivan van
het NARA (National Archives and Records Administration): ‘PDF/A files
will be more self-contained, self-describing, device-independent than
generic PDF 1.4 files, and should allow information to be retained
longer as PDF.’ John Mancini, president van AIIM, stelde: ‘The speed
with which PDF/A was developed is a testament to the commitment of the
committee members worldwide. The collaborative effort put forth by
representatives from the archival records management, government and
other communities ensures that this standard will fit the needs of
those communities.’ Toekomstige delen van ISO 19005 zullen worden
gepubliceerd, die er voor zullen zorgen dat compatibiliteit blijft
bestaan met toekomstige versies van de onderliggende PDF-specificaties,
terwijl de huidige standaard kan worden behouden. Voor wat betreft
OpenDocument: ‘Suppliers need to realize that it’s in their interest to
adopt the standard, because it will maximize their access to future
markets’, zo stelde Ian Lynch, woordvoerder van de Open Document
Fellowship, een goep die er naar streeft iedereen te ondersteunen die
het bestandsformaat bevorderd. Er bestaat grote hoop dat vooral
overheidsorganen de weg zullen bewandelen die de Amerikaanse staat
Massachusetts bewandelde. Microsoft weigert OpenDocument te
implementeren als een van de formaten waarin Word-, Excel- en andere
bestanden kunnen worden bewaard en geopend. Microsoft houdt vast aan
zijn eigen Office Open XML-formaat. De hoop bestaat dat als
OpenDocument een internationale standaard is Microsoft overstag zal
gaan.
