27 maart 2006

Een e-mail-archief kan een bedrijf in de eigen staart bijten, zo blijkt uit de procedures rondom Morgan Stanley en haar vroegere IT manager, Arthur Riel. Uit het mailarchief komt ongewenst, incompetent en waarschijnlijk ook illegaal gedrag naar voren. Gedrag dat zonder de vastlegging van e-mail nooit ontdekt zou zijn. Riel diende in januari een aanklacht in tegen Morgan Stanley waarbij het claimde onterecht ontslagen te zijn in september 2005, nadat hij intern e-mail had geopenbaard die zeer ernstige vragen deden rijzen over de wijze waarop de bank zaken deed. In zijn ontslagbrief beschuldigde Morgan Stanley Riel ervan 'engaged' te zijn 'in a deliberate, extensive, and surreptitious review of other employees' E-mails'. Riel was verantwoordelijk voor het bouwen van een database waarin emailcorrespondentie van de bank werd gearchiveerd. Hij had zo toegang tot de electronische correspondentie van jaren her. Elke dag wordt verwacht dat er meer bewijsmateriaal aan de aanklacht wordt toegevoegd, in een zaak die nu al een erg ongunstig beeld van Morgan Stanley heeft geschapen. Onder de beschuldigingen zijn berichten (vooral in de New York Post benadrukt) dat de Chief Technology Officer Guy Chiarello zijn positie misbruikt heeft door persoonlijke gunsten te vragen aan technologieleveranciers en voor het verkijgen van financieringen door de bank. Een woordvoerder van Morgan Stanley verklaart dat alle beschuldigingen op onwaarheid zijn gebaseerd.

'Because Mr. Riel reported improper solicitations and conflicts of interest at Morgan Stanley; because he reported the ongoing and unlawful destruction of email; and because he would not alter the facts to hide Morgan Stanley's wrongful conduct in the midst of a high-profile litigation, Morgan Stanley retaliated against Mr. Riel and terminated his employment', zo stelt de aanklacht. Riel, die in 2000 bij de bank in dienst kwam, verklaart dat hij bij het testen van nieuwe zoekfunctionaliteiten met tools van Galeon Software, de correspondentie ontdekte in het mailarchief. Deze tools werden noodzakelijk nadat de Securities and Exchange Commissiom (SEC) in 2002 tijdens een audit concludeerde dat Morgan Stanley niet volledig compliant was met regels die vereisen dat bedrijven hun email-bestanden archiveren en daar volledige toegang toe hebben. Dan is daar ook nog een zaak in Florida waarbij de zakenman Ron Perelman Morgan Stanley beschuldigt van valse verklaringen over Sunbeam, een bedrijf ondersteund door de bank bij pogingen om een bedrijf van Perelman over te nemen. De advocaten van Perelman beschuldigden de bank ervan bewust mail 'kwijtgeraakt' te zijn die Perelman benodigde informatie hadden kunnen verstrekken. Riel was betrokken bij die zaak. Hij heeft een document ondertekend daarbij aangevend dat Morgan Stanley alle relevante mail heeft overhandigd, terwijl dat in werkelijkheid niet zo was. Riel zelf heeft hierop geen commentaar gegeven. Riels aanklacht beschrijft het e-mail archiveringssysteem als een 'unwieldy system of backup tapes', waarbij 'E-mails moved into trash folders weren't captured during weekly backup. Tapes were routinely misplaced or lost.' Riel beweert dat het management van Morgan Stanley zich zeer bewust was van de beperkingen van het systeem en deze beperkingen ook dusdanig exploiteerde om verzoeken van het gerechtshof of van zakenrelaties naar eigen goeddunken te kunnen invullen. Vanaf 2003 heeft Morgan Stanley routinematig data op 20 % van de backup-tapes overschreven, terwijl de SEC heeft geëist dat te stoppen. In januari 2005 kreeg de bank daarvoor een 'Wells Notice' van de SEC, waarin de bank een boete van 10 miljoen dollar wordt opgelegd voor het negeren van die order. In december heeft Morgan Stanley al aangeboden om 15 miljoen dollar te betalen om de veel bredere aanklacht van de SEC af te kopen. De SEC heeft dat geweigerd. De jurisiche aanklacht van Riel stookt het vuurtje nu nog verder op. Riel werkt nu als Chief Technology Officer bij Lighthouse Global, en verkoopt daar e-mail-archiveringsoplossingen. In een verkooppraatje zegt hij het volgende: 'There is no excuse for any organization to ignore its Sarbanes-Oxley obligations with respect to information archiving and retrieval. The regulators and judges have zero tolerance concerning a lack of document production in either regulatory investigations or civil litigation. A quick survey of current news articles will find the landscape littered with the stories of companies who ignored this operating facet of their firms'. Een verwijzing naar Morgan Stanley, zo lijkt het.