30 september 2006

Vernietiging van documenten is een ververbreide (en veelal ook zeer legitieme) handeling. Voor overheden in Nederland vallend onder de Archiefwet is die vernietiging zelfs verplicht, indien de betreffende documenten vallen onder een handeling die in een toepasselijke selectielijst is opgenomen. In het bedrijfsleven is vernietiging niet verplicht; integendeel, allerlei reguleringen (met name in de Verenigde Staten, bv. SOX en HIPAA) lijken er toe te leiden dat vernietiging van documenten tot het minimum wordt beperkt, zeker als het om e-mail gaat. De druk op archivarissen en ICT'ers om specifieke documenten of content uit archieven naar boven te halen neemt steeds meer toe, nu steeds meer bedrijven zich gedwongen zien urgente e-discovery-verzoeken om digitale content uit te voeren in specifiek omschreven tijdsperioden. Als die content niet gevonden wordt dan wordt het een zeer kostbare aangelegenheid voor het bedrijf, de 'baas' zou in de cel terecht kunnen komen en (veel belangrijker), de archivaris of ICT'er verantwoordelijk voor de opslag verliest zijn of haar baan. Alle bedrijven onderhevig aan de Sarbanes-Oxley Act vallen hieronder, dus ook alle Nederlandse bedrijven die aan de Amerikaanse beurs staan genoteerd en (mogelijkerwijs) ook alle Nederlandse partijen waar deze bedrijven in investeren c.q. financiële relaties mee onderhouden. Een product dat derhalve opslagkwaliteiten combineert met zoektechnologie kan een belangrijke oplossing zijn voor de e-discovery-problematiek.

In een uitbreiding van haar zoektechnologie voor storage area networks naar tape-archieven presenteert Index Engines haar Offline eDiscovery-oplossing. Volgens het bedrijf ondersteunt het een breed scala aan tape- en data-archiefformaten, zoals EMC's Legato, IBM's Tivoli Storage Manager en Symantec's Veritas. Volgens Jim McGann, marketing vice-president van het bedrijf, kan de oplossing snel geïntegreerd worden met een bestaande backup- of archiveringsinfrastructuur. 'You have a tape that's sitting in Iron Mountain, take that content and dump it directly into the tape indexing appliance. It will index all the content on that tape so you can search on it and find an e-mail that was sent by Joe Smith with the word 'confidential' in the subject line. And all within a discovery time frame'. De software kan de content indexeren in bijna real-time, oftewel 'the time it takes the tape drive to read the data', zo zei hij. De gebruikte software leest de bestanden direct van de tape-cartridges zonder dat het nodig is om de backup- of archiveringsapplicatie, de emailapplicatie of de systeemomgeving op te starten. 'What [managers] have to do today to find what's on the tapes is to re-create that environment: put up that old version of Exchange, [versions] 5.0 or 5.5, reinstall the software that was used to back it up—it could be an old version of Tivoli or Legato—and then get the files online and then finally start the discovery process. Index Engines Offline eDiscovery can index them directly. It understands the format of the backup software and the e-mail content', zo zegt McGann. Uiteraard hangt aan die functionaliteit een prijskaartje. De instapprijs is $ 29.500 voor een index van 2 miljoen objecten en wordt met het toenemen van het aantal objecten evenredig duurder. De kosten van een ongestructureerde zoekactie naar content waarvan men niet waar die opgeslagen is kan veel duurder zijn, dat nog afgezien van de kosten als de betreffende documenten niet te vinden zijn. In een casestudy inzake een investeringsbank bleek een maandenlange zoekactie in online en gearchiveerde email- en messagingberichten en in meer dan 180 backup tapes bijna $ 500.000 te kosten. En een medewerker van UBS Warburg kreeg 29 miljoen dollar toegewezen toen het bedrijf in de zaak inzake sexuele intimidatie de backup tapes niet kon produceren waarop de data stonden die anderszins waren verwijderd. 1 december worden de Amerikaanse regels via de Federal Rules of Civil Procedure aangescherpt. De bedrijven dienen voortaan alle bronnen van electronische informatie die relevant is voor een zaak ter beschikking te stellen, zoals messaging, email en smart-phone vastleggingen. Het includeert ook data die niet 'reasonably accessible' is, zoals vergeten backup tapes. In Nederland gaan de regels niet zover, maar het geeft te denken. Bedrijven actief in de Verenigde Staten dienen zich in ieder geval hieraan wel te conformeren. Dat het kostbaar is of moeilijk te reproduceren is geen antwoord, omdat volgens de regels ieder bedrijf dient te weten waar haar bestanden zijn. Er zijn wat verschillen tussen het procukt van Index Engines en de bestaande e-discovery-oplossingen in de markt (EMC's eDiscovery Solution, Mimosa Systems' NearPoint, Orchestria's Active Policy Management en Symantec's Enterprise Vault Discovery Accelerator). Index Engines' product richt zich niet op de huidige berichten, maar op de oude bestanden op tape. Daarnaast is het een ' self contained' oplossing: 'it is easy to set up and run. It's a turnkey approach that requires the appliance, the tape drive and the tapes. And that's it'. Het enige dat echt handmatig moet gebeuren is de tape cartridges met de goede kant naar voren in de oplossing van Index Engine's apparatuur te stoppen….