7 april 2007
Intel heeft van de rechter een paar dagen meer tijd gekregen om uit te leggen hoe het probeert een lange lijst van verloren gegane email te vinden en (als het even kan) boven tafel te halen. De mails kunnen een cruciale rol spelen in de twee jaar geleden gestarte anti-trust zaak door Intel's grootste concurrent, Advanced Micro Devices (AMD). Op 7 maart kreeg Intel van de rechter 30 dagen de tijd om die meer dan 1000 e-mails te voorschijn te toveren, omdat het bedrijf verplicht was om die mails te bewaren gezien de rechtszaak die speelde. De nieuwe Federal Court Rules (die 1 december 2006 in werking zijn getreden) vereisen dat bedrijven in staat zijn op verzoek van het gerechtshof specifieke gegevens te overleggen. De door Intel als 'vermist' opgegeven mails gaan naar alle waarschijnlijkheid over details aangaande de rechtszaak, en wel zodanig dat daaruit zou blijken dat Intel anti-concurrerende maatregelen trof om haar 'monopolistic position' in de processor-markt in stand te houden. Rechter Joseph Farnan van het U.S. District Court of Delaware heeft Intel nu tien dagen extra de tijd gegeven (tot 17 april) om aan AMD te rapporteren hoe dat de zoektocht naar de e-mails vordert en of het bedrijf in staat zal zijn om die mails überhaupt te produceren zoals gevraagd.
'That's when we will file our report on the e-mail', zo zegt woordvoerder Chuck Mulloy van Intel. 'AMD then has another 10 days to respond to our report. Meanwhile, we are working on our remediation plan, and it gives us more time to locate them [de e-mails]'. Intel's mail-systeem is gebaseerd op Microsoft Exchange servers en bedient de 99.900 medewerkers van het bedrijf wereldwijd. Het systeem is zodanig ingericht dat alle email verzonden en ontvangen door werknemers iedere 35 dagen wordt verwijderd; management-mail wordt iedere 45-60 dagen verwijderd. Dit alles tenzij de betrokken medewerker aangeeft dat de specifieke mail moet worden bewaard. Aan het systeem is verder geen Record Management Applicatie (RMA) of een E-mail archiveringsapplicatie gekoppeld die meerdere ingestelde regels inzake e-mailbeheer uitvoert en deze eventueel geïndexeerd ter beschikking houdt. Dat betekent dat als er nog mail is van de opgevraagde lijst deze uit de back-up-tapes van het bedrijf of uit de door de medewerkers zelf geïnitieerde backups gehaald moet worden. Intel geeft aan druk bezig te zijn deze op te sporen. maar zelfs dan is het heel moeilijk en kost het heel veel tijd om uit niet geïndexeerde backup-tapes individuele mailberichten met specifieke trefwoorden te vinden. Individuele backups moeten een voor een worden hersteld om de content ervan te kunnen onderzoeken. Volgens de stukken van de rechtbank heeft Intel ongeveer 1000 medewerkers geïdentificeerd die potentieel relevante informatie kunnen hebben gehad. In het beste scenario Intel's beleid, zouden al deze medewerkers benaderd zijn en gevraagd om al hun email te bewaren. Intel vertrouwt enkel en alleen op haar medewerkers om belangrijke email te bewaren via een backup. In het beste scenario voor het bedrijf zou een full-service email archiveringssysteem (eventueel gekoppeld aan een RMA) in werking zijn geweest, waardoor dankzij de uitgebreide index de gevraagde mail waarschijnlijk binnen enkele uren beschikbaar was geweest, zonder dat medewerkers zelf actie hadden hoeven te ondernemen. Als Intel de relevante emails die AMD en het gerechtshof vragen niet kan produceren dan kan de rechter een boete opleggen als hij dit 'unreasonable behavior' vindt. Anderzijds heeft de rechter ook nog een andere optie: hij kan AMD vragen het 'discovery'-proces mee te financieren. Er is een juridisch precedent, waar het vinden van oude, vernietige email-berichten en de daarmee gepaard gaande hoge kosten als 'unreasonable' werd gekenschetst. De rechter bepaalde dat 'the defendant must pay for any costs incurred in reviewing the restored documents for privilege'. Dat was overigens in 2003, voordat Sarbanes-Oxley e-mail archivering gemeengoed maakte. Maar als Intel op 17 april rapporteert dat het veel en veel meer tijd en geld zal kosten om de mails te ontdekken, dan zou rechter Farnan kunnen bepalen om die extra-tijd toe te kennen. Hij zou theoretisch ook AMD kunnen opdragen mee te betalen aan de kosten van de e-discovery-operatie. Dat zou om een bedrag in de zes cijfers kunnen gaan. In een verklaring aan de rechtbank stelde AMD: 'Through what appears to be a combination of gross communication failures, an ill-conceived plan of document retention and lackluster oversight by outside counsel, Intel has apparently allowed evidence to be destroyed. Intel executives at the highest level failed to receive or to heed instructions essential for the preservation of their records, and Intel counsel failed to institute and police a reliable backup system as a failsafe against human error'. Uiteraard heeft AMD gelijk, maar dat wil niet zeggen dat de rechter het verzoek van AMD om die mails volledig voor rekening van Intel laat komen. Zeker niet nu Intel zich uiterst transparant heeft opgesteld en expliciet heeft toegegeven dat er 'inadvertent mistakes in the implementation of its preservation process' zijn gemaakt. 'We have been very transparent all along in this process', zo zegt Mulloy. 'We know we have some issues, but we've explained it all very clearly and are going to rectify the situation as quickly as possible'. Een email archiverings applicatie op een RMA hadden echter verhinderd dat het probleem een probleem werd. Wellicht is dat een weg die Intel in haar beleid zal gaan inslaan, zeker als ze alle kosten van de e-discovery zelf moet dragen.
