6 november 2007

In de strijd tegen de overvloed aan e-mail en de steeds slechter wordende interne communicatie proberen Amerikaanse bedrijven met een e-mailloze dag twee vlieden in een klap te slaan. Intern e-mailverkeer wordt zo veel mogelijk stil gelegd op 'no e-mail friday'. Medewerkers moeten langslopen bij collega’s om problemen op te lossen, vragen te stellen of informatie in te winnen, in plaats van een e-mail te verzenden. De chipfabrikant Intel is een van de bedrijven die iedere week een e-mail vrije dag heeft. 'Het is onmogelijk om het e-mailverkeer volledig plat te leggen', zegt Kristof Sehmke van Intel Benelux. ‘Dringende interne e-mails blijven toegestaan, maar verder wordt het zoveel mogelijk ontmoedigd.’ Overigens wordt bij Intel in Nederland de e-mailloze dag voorlopig niet ingevoerd. Ook bij U.S Cellular is een e-mailloze dag ingevoerd. Directeur Jay Ellison van het bedrijf zegt dat het aantal e-mails in de overige vier dagen drastisch is gedaald door die e-mailloze dag. 'Een dag zonder e-mail is een goede stap op weg naar ander gedrag op de werkvloer', zegt arbeidspsycholoog Louise Boelens. ‘Door het verbreken van de werkroutine worden medewerkers zich bewust van hun eigen gedrag’.

Uit onderzoek van twee Schotse universiteiten, blijkt dat 30 % van de ondervraagden bij een volle mailbus zich gestresst begint te gedragen. Daar is wel iets voor te zeggen. Het aantal verzonden berichten steeg met bijna eenderde, tot gemiddeld 47 per dag. Sommige medewerkers checken veertig keer per uur hun mail. Boelens gelooft dat de stroom e-mails verstorend werkt en stress opwekt. ‘Het is per persoon verschillend hoeveel stress dat veroorzaakt.’ Psycholoog Marieke Koolstra vindt het belangrijk dat medewerkers die last hebben van de hoeveelheid mail de oorzaak wegnemen. ‘Een e-mailloze vrijdag werkt anders als een aspirine bij hoofdpijn. Je neemt de pijn tijdelijk weg, maar je bestrijdt de oorzaak niet.’ Uit onderzoek van Motivaction voor Douwe Egberts blijkt dat werknemers een afname van persoonlijk contact ervaren als gevolg van het gebruik van e-mail. De oplossing: koffie. Uit het onderzoek onder 500 respondenten blijkt dat 93 procent vindt dat persoonlijk contact de werksfeer verbetert. Daarom zouden werknemers vaker bij een collega langs moeten lopen, in plaats van een e-mail te versturen of te bellen. 51 Procent van de ondervraagde werknemers zou meer 'face-to-face' contact met zijn collega's willen hebben en maar liefst 91 procent van de werknemers vindt dat een persoonlijke communicatie de samenwerking en daarmee de productiviteit bevordert. Spil in dit persoonlijke contact is samen koffie drinken. Tweederde van de respondenten geeft bijvoorbeeld aan dat lekkere koffie goed is voor het onderlinge contact op het werk.