26 januari 2008

Instant Messaging (IM) wordt in een snel tempo een belangrijk medium voor snelle zakelijke communicatie. Analisten verwachten dat het gebruik van IM op de werkplek elk jaar met 150% zal toenemen. Het is niet voor niets dat de bescherming en het beheer van IM een speerpunt wordt voor vele organisaties. Sinds de Sarbanes-Oxley Act in de Verenigde Staten zijn vele organisaties daar verplicht al hun electronische communicatie te versleutelen en te archiveren. Daartoe hoort ook IM. In Nederland is het zover nog niet, maar de toename van IM bij bedrijven zal ook leiden tot een grotere behoefte aan archivering en, uiteraard, terugvindbaarheid ervan. Daarbij komt dat ook IM (gebruikt in bedrijfspocessen) juridische waarde als bewijsmiddel kan hebben. Vandaar het belang ook van archivering ervan. Gezien de recente en snelle verspreiding van IM-gerelateerde virussen en de toename van de beveiligingsrisico's, zijn steeds meer bedrijven op zoek naar oplossingen om IM op hun netwerken te kunnen detecteren, beveiligen, archiveren, blokkeren en beheren. Een recent rapport identificeert meer dan 40 varianten aan IM-worms die IM binnen organisaties bedreigen. Organisaties worden gedwongen te zoeken naar manieren om de kwetsbaarheden van IM tegen te gaan, aangezien ze IM gebruiken om de productiviteit te verhogen.

Barracuda Networks, een beveiligingsbedrijf dat al ververbreide oplossingen biedt voor e-mail (waaronder rigoreuze spamfiltering) heeft zich vanaf 2005 bezighouden met de archivering van chats, zoals IM ook wel genoemd wordt. Nu komt het bedrijf met een IM Firewall, een geïntegreerde IM-server en een beheertoepassing die geschikt is voor elk soort bedrijf. De Firewall identificeert en beheert IM verkeer en beveiligt dit verkeer door malware in IM te detecteren en de berichten veilig te archiveren, waardoor een bedrijf kan voldoen aan de wettelijke verplichtingen. 'The Firewall is one of the first IM appliances to incorporate an IM server with public IM traffic monitoring, IM archiving and policy management technologies. Customers can monitor and log all internal IM traffic over the internal server as well as all public IM traffic over popular public IM channels such as Yahoo!, MSN, AOL, Google and ICQ. The latest features will now allow customers to archive their IM traffic on a separate device, freeing up space on the Firewall and allow centralized management of both email and IM communication', zo zegt Stephen Pao, Vice President Product Management van Barracuda Networks. En, zo vervolgt hij: 'Most organizations recognize the importance of archiving email messages for both legal and regulatory compliance reasons, however, most organizations do not yet have a practical way to archive their IM traffic. The reality is that IM communication is subject to many of the same regulations as email so it is crucial that organizations archive this communication. It is not uncommon for some Barracuda IM Firewall customers to have millions of IM messages saved on the IM logs. Therefore the ability to easily export IM threads to a message archiving solution will help our customers to address longer term IM storage and message management now, before it becomes a serious and potentially unmanageable problem'. Aangezien deze overwegingen ook voor Nederlandse bedrijven van toepassing zijn, is archivering van IM een van de eerstvolgende acties die zal worden ondernomen. In Nederlandse bedrijven wordt IM als een bedrijfsmiddel echter nog maar beperkt toegepast. Volgens het persbericht dat het bedrijf eergisteren uitgaf is 'the Barracuda IM Firewall … the first and only all-in-one instant messaging appliance to incorporate an IM server with native consumer IM traffic filtering, IM archiving and policy management technologies in an easy-to-use and affordable solution, creating a secure and seamless channel for rapid business communication'. Een Firewall kan tot aan 7000 gebruikers van IM ondersteunen. Bij meer dan 7000 gebruikers kunnen meerdere Firewalls worden gecombineerd. De Firewall maakt het mogelijk om IM-berichten naar een record management applicatie te exporteren, waardoor langdurige archivering is gewaarborgd. De komende tijd zullen we steeds meer van dergelijke producten gaan zien. In die zin is de Sarbanes Oxley Act een van de beste geschenken die Records Management gekregen heeft. Voor de uitvaardiging van die wet stond Records Management erg laag op de IT agenda. Daarna is het zeer snel in de 'mainstream' content management technologie opgenomen. Wat we ook van de Sarbanes Oxley Act kunnen zeggen: dit is een van de gevolgen die we met veel genoegen hebben waargenomen.