25 augustus 2008

Een gelekt intern memo uit het Witte Huis maakt duidelijk dat het automatiseringsdeel van de staf niet in staat zal zijn om de duizenden ontbrekende emails van het Witte Huis, waar we al verschillende keren over bericht hebben en wat in Amerika voor heel wat opgewaaid stof heeft gezorgd, voor het einde van het presidentschap van George Bush te herstellen. Volgens een document daterend van 20 juni, gelekt naar Associated Press, heeft de IT afdeling van het Witte Huis een aantal offerte-aanvragen uitstaan bij externe partijen om het herstelproject uit te voeren, maar in het document zelf wordt geschat dat dat werk niet eerder kan worden afgerond dan april 2009, dat is drie maanden nadat of Obama of McCain het Witte Huis als president betreden heeft. Het zal George Bush niet slecht uitkomen, want de hele problematiek is zolang getraineerd dat dat waarschijnlijk ook de doelstelling is geweest. Wel het probleem veroorzaken, maar niet meer in ambt zijn als de 'bom' ontploft. De automatiseringsafdeling van het Witte Huis schat ' that as many as five million e-mails were lost between 2003 and 2005'. Het recente 'lek' biedt een zeldzame mogelijkheid om een glimp op de vangen van wat er gebeurt om de emails terug te halen. Het Witte Huis heeft het proces altijd als een 'closely-guarded secret' benaderd. In juni oordeelde een federale rechter dat het Office of Administration van het Witte Huis niet onder de werking van de Freedom of Information Act valt en als zodanig niet hoefde te voldoen aan verzoeken die onder die wet worden gedaan.

Het Witte Huis liet aan AP weten dat het gelekde document 'outdated and seriously inaccurate' was, maar weigerde verder aan te geven wat dan wel 'inaccurate' was en gaf ook geen verdere details over de voortgang van het 'recovery'-project. Anne Weismann, van CREW, Citizens for Responsibility and Ethics in Washington, zei het volgende: 'Archiving of government e-mail communications is required by federal law, yet the Bush administration has struggled since 2002 to comply with the requirement. The administration inherited a working archival system from the Clinton White House. But when the Bush IT shop decided to switch from a Lotus Notes-based e-mail system to one based on Microsoft Exchange, it broke compatibility with that software. Since then, the White House has repeatedly tried and failed to develop a new system'. De automatiseerders probeerden eerst het oude op Notes gebaseerde systeem te laten samenwerken met Exchange, maar moesten concluderen dat dat niet werknaar was. Het opende toen een aanbesteding om een nieuw op Exchange gebaseerd archiveringssysteem te ontwikkelen. Volgels een klokkeluider werd dat systeem in 2006 opgeleverd, maar werd het door de Chief Information Officer, Theresa Payton, niet in gebruik genomen vanwege vage zorgen om de performance. In die tussenperiode werd er een onhandig manueel systeem gebruikt ('journaling'). Volgens een rapport uit februari van het Congres betekende dat dat 'a White House staffer or contractor would collect from a 'journal' e-mail folder in the Microsoft Exchange system copies of e-mails sent and received by White House employees'. Omdat de bestanden handmatig en af en toe op meerdere niet specifiek daarvoor bedoelde servers werde opgeslagen ging er het een en ander verloren. Het gelekte memo schat dat er ongeveer 225 dagen zijn waarvan geen e-mails bewaard zijn. De belangrijkste mails die verloren zijn gegaan dateren uit de lente en de zomer van 2003, een periode toen het Witte Huis de invasie in irak voorbereidde. Het gelekte memo stelt echter dat het Witte Huis geen plannen heeft om te proberen mail voor oktober 2003 te herstellen. Ondanks de moeilijkheden in het herstellen van de verloren gegane mail heeft het Witte Huis voortdurend externe hulp afgewezen. De National Archives hebben al vanaf 2004 gewaarschuwd voor de problemen die het ontbreken van een email-archiveringssysteem met zich meebrachten. Het heeft gedurende 2007 verschillende keren aangeboden te assisteren bij het herstellen ervan, maar deze aanbiedingen zijn genegeerd. De druk van buiten heeft het Witte Huis er zelfs toe gebracht te stellen dat 'it had everything under control, and that no court supervision of its recovery efforts was necessary'. Dat blijkt dus nu niet zo te zijn, maar in principe was dat al bekend. Nu een reconstructie tijdens het presidentschap van Bush niet meer mogelijk is, is externe hulp welkom. Dat geeft natuurlijk te denken. En waarschijnlijk hoopt Bush dat de verandering van president en de daarop volgende verandering van de staf het probleem stilletjes in de vergetelheid brengt. Dat alleen al leidt tot nieuwsgierigheid over die ontbrekende mails. Externen hebben al aangegeven dat 'relying on the backup system to ensure accurate retention, preservation and retrieval of all e-mails is problematic because it does not take into account deleted e-mails. A backup system isn't designed to be a 100 percent complete inventory of all e-mails', zo zegt William P. Lyons, Chief Executive Officer van AXS-One, een leverancier van records management oplossingen. 'It's designed to make a copy of data at a specific point-in-time. Data is backed up on a daily, weekly and monthly basis as part of a disaster recovery strategy, to ensure to protect the organization from data loss'.