27 augustus 2008

Het is niet eenvoudig om een IT-calamiteitenstrategie op te zetten als het bedrijf klein is. Lipscomb & Pitts Insurance LLC in Memphis is een bedrijf met iets meer dan 100 werknemers en het kan zich hooguit twee IT'ers veroorloven. 'Although we had had two IT staff, one was more of a lower-level desktop support person, so in reality we only had one technically skilled network-based person', zo zegt Mike Yates, Vice President financien. 'If he was out of the office, sick, had a sick child or was overwhelmed by service calls, everything else shut down'. Dat lijkt een recept voor falen, maar het is wel de situatie in vele organisaties. 'Factor in the demands …. to improve backup processes and add in greater DR protection, and it became obvious that something had to change. We were not comfortable having one person responsible for all of our IT tasks, including data protection, because it was a potential liability in the event of a disaster', zo vervolgt Yates. Het bedrijf besloot de hele netwerkinfrastructuur, de backupprocedure en de helpdesk te outsourcen, samen met de IT beleidsfunctionaliteit en organiseerde de hardwareinfrastructuur opnieuw. 'We turned to masterIT LLC. We now have one IT person who handles desktop support and special project work. masterIT utilizes EVault InfoStage and EVault InfoStage DualVault from Seagate, plus Agent plug-ins for Microsoft SQL Server, Novell Netware and Open Transaction Manager'. En dit wordt volledig onderhouden door masterIT als onderdeel van haar 'IT as a utility'-dienst. Zeven Windows-servers zorgen voor een 250 GB grote backup elke nacht.

'I feel a much greater level of comfort knowing that our data is backed up, 300 miles away, on a daily basis', zegt Yates. 'I also feel much better knowing that I have more than one perspective on a problem. Previously, I would have one person to ask a question or bounce an idea off of. Now, I have one person internally, and access to 4 or 5 people externally all with various backgrounds, perspectives and expertise'. Om de voortdurende groei en beveiliging van de gegevens op te kunnen vangen had Yates de mogelijkheid onderzocht 'of moving to a faster backup platform and establishing a collocated data center off site'. Het prijskaartje was zo hoog dat het niet interessant was en zodoende bleef het bedrijf manueel backups maken en plaatste het tapes off-site bij een lokale bank in geval van calamiteiten. Een onderzoek van masterIT overtuigde Yates ervan dat een backupoplossing op basis van harde schijven, op afstand, een aantrekkelijke optie was. 'We hired masterIT to take over much of the backup and network management. Evault provides both local and remote online backup and recovery without involvement from IT'. En vervolgens: 'It's a great comfort knowing the data is going out every night to a site 300 miles away, rather than going down the street to the bank. The process with EVault and masterIT has been largely transparent to our staff. The backups literally run themselves'. MasterIT voert iedere maand een volledige test-restore uit om er zeker van te zijn dat alles is zoals het moet zijn. 'After we started performing test restores with masterIT, I felt a great sense of relief', zegt Yates. 'When I got the call that the data was now in Atlanta and being tested regularly for restores, it was quite a load off my mind'. Hij raadt IT managers aan niet het risico te nemen de gegevens onbeschermd te laten. Met de beschikbaarheid van diensten als masterIT 'it is possible for companies to achieve full protection without having to spend an arm and a leg. But as it will cost something, you have to break down the economics so management can clearly see the value. Show the CEO what eight hours of down time costs in paid wages, lost revenue and immeasurable cost in lost confidence by your clients or key vendors. That's the best way to put a number on it'. Voor kleinere bedrijven kan het een zeer aantrekkelijke optie zijn om voor deze vorm van outsourcing te kiezen. Dat geldt niet voor ieder bedrijf. Het vereist altijd een specifieke afweging om tot deze beslisisngen te komen.