17 november 2008
Langdurige centrale opslag van alle reisdata van de OV-chipkaart is overbodig. Dat bericht werd vanochtend bekend via Webwereld. Iemand die even gebabbeld had met een archivaris of records manager had dat kunnen weten, want het is een vrij simpel adagium van de implementatie van bewaartermijnen. Maar Trans Link Systems dacht dat de fiscus dit verplichtte. Uiteraard is dat niet het geval. Op dit moment slaat het systeem van Trans Link Systems alle reisbewegingen van mensen in een centrale database op, die vervolgens zeven jaar lang bewaard wordt om de financiële administratie te onderbouwen naar de fiscus toe. Reisbewegingen zijn echter niet voor de fiscale administratie nodig, wel de declaraties of overzichten daarvan. Maar zeker niet bij Trans Link Systems ! Facturen zijn de basis van een administratie en zo zijn bijvoorbeeld in de telecomindustrie niet de losse telefoongesprekken maar de totalen van belang voor afrekening tussen de bedrijven en met de klanten. Het Ministerie van Financiën laat weten dat reisbewegingen zeven jaar lang bewaard moeten worden, door de werkgevers wel te verstaan. Werkgevers die reiskosten vergoeden moeten hun administratie onderbouwen met een overzicht van gemaakte reizen. Dat is nu ook al zo voor papieren kaartjes of registratie van autoritten. Omdat de OV-chipkaart eigenlijk onvoldoende bewijs levert zouden de bonnetjes niet gelden. Maar in een besluit van de Belastingdienst wordt dat probleem verholpen door het uitprinten overzichten van vervoerders toch goed te keuren.
'Ik keur goed dat door of vanwege het vervoerbedrijf gemaakte overzichten van transacties met de OV-chipkaart worden gelijkgesteld met vervoerbewijzen voor de overhandigingsplicht ingevolge de Wet LB', zo schrijft J. Thunnissen, directeur-generaal Belastingdienst. Een voorlichter verduidelijkt: 'De werknemer heeft een overhandigingsplicht aan zijn werkgever. De werkgever heeft een bewaarplicht voor de vervoerbewijzen'. Iets dat al jarenlang bekend is en door bedrijven die bewaartermijnlijsten hebben of een archivaris moeiteloos wordt geregeld. Trans Link heeft een website om overzichten op te vragen en af te drukken. Wie zich registreert kan volgens een woordvoerster gedurende anderhalf jaar de transacties teruglezen. Daarna zijn ze niet meer online beschikbaar. Het bedrijf zegt nog steeds in overleg te zijn met de Belastingdienst over wat er nou precies bewaard moet worden, maar denkt dat ze toch de reisgegevens zeven jaar lang moeten bewaren. Dat is echter zeer twijfelachtig; het kan best zijn dat Trans Link Systems de gegevens voor andere redenen zou willen bewaren, maar in principe mag dat niet. Het hangen aan het bewaren voor een bedrijfsadministratie kan het dan voldoende 'noodzaak' geven. De discussie over 'noodzaak' is belangrijk, omdat de Wet Bescherming Persoonsgegevens alleen opslag toestaat als de verwerking noodzakelijk is. Wanneer dat niet zo is dan is langdurige opslag niet toegestaan. In dit geval is het dus niet toegestaan om die gegevens gedurende een zo lange periode op te slaan, wat het bedrijf daar zelf ook van mag vinden. Trans Link heeft meer ingewikkelde discussies te voeren, want niet iedere reis is een betaalde rit. Bezitters van een abonnement betalen voor al hun reizen. Zij genereren transacties met een waarde van nul euro, waardoor er geen noodzaak is ook die gegevens jaren te bewaren. Recentelijk sloot het College Bescherming Persoonsgegevens een overeenkomst met de Nederlandse Spoorwegen over het verwerken van gegevens. In de brief aan de staatssecretaris vroeg het CBP hulp om de kwestie met de fiscus sneller op te lossen. Hoe men het echter ook wendt of keert: de verantwoording van de administratie ligt bij de werkgever, niet bij Trans Link Systems. Dat die deze gegevens een tijd lang bewaart om de werknemer/-gever tijd te geven om de gegevens uit te draaien is tot daar aan toe, maar langere tijd bewaren is uit den boze. Het is een vreemde zaak dat het CPB een dergelijke opslag met een dergelijke argumentatie niet onmiddellijk van tafel veegt.
