23 september 2009
Het aantal online e-factureringsbedrijven neemt snel toe. De afgelopen maanden zijn er vijftien bij gekomen, dat is een stijging van 30 procent. Platform ELFA (ELektronisch FActureren) werkt aan een keurmerk voor e-factureringsbedrijven om de kwaliteit en continuïteit ervan te waarborgen. Volgens planning krijgen de eerste bedrijven begin 2010 een keurmerk. Er zijn momenteel zo'n 65 e-factureringsbedrijven actief, volgens Factuurwijzer.nl, een onderdeel van Silverback (een bedrijf dat zich bezighoudt met het beheer van intellectuele bedrijfshulpmiddelen). Directeur Friso de Jong maakt zich zorgen over de continuïteit van veel nieuwe online e-factureringsbedrijven. 'Je moet als klant zien te voorkomen dat je bij zo'n nieuw bedrijf zit dat vervolgens omvalt. Stel je voor dat je in een incassoprocedure belandt. Dan kun je mogelijk niet meer bij je stukken komen omdat je e-factureringsbedrijf bankroet is. Het is essentieel te weten hoe de continuïteit bij zo'n bedrijf is geregeld, mocht het failliet gaan ? Want je bent verplicht je administratie zeven – en straks zes – jaar te bewaren.' Een andere zorg van De Jong is het gemak van overstappen.
'Kun je als klant met je administratie makkelijk naar de concurrent?' De directeur gaat ervan uit dat de e-factureringsbedrijven te goeder trouw werken,maar sluit niet uit dat er ook malafide bedrijfjes worden opgezet. 'De investeringsdrempel voor online e-facturerendiensten is zodanig laag dat ik de opzet van schimmige bedrijfjes niet ondenkbeeldig acht'. Platform ELFA (ELektronisch FActureren), een gemeenschap voor e-factureren waar De Jong voorzitter van is, is bezig met een een keurmerk voor e-factureringsbedrijven , een waarborg voor de kwaliteit en continuïteit ervan. De planning is dat de eerste bedrijven begin 2010 een keurmerk hebben. Daarnaast is De Jong groot voorstander van de XML Audit File standaard (XAF), waar 40 procent van de boekhoudpakketten onderling mee kan communiceren. XAF heeft daarmee het grootste marktaandeel, en bovendien kan de Belastingdienst er ook mee uit de voeten. XAF helpt mee een einde te maken aan de wildgroei van systemen en diensten die soms lastenverzwaring voor de ontvanger betekenen.'Facturen in PDF kosten de ontvanger meer tijd omdat hij ze in de praktijk toch moet printen en opslaan. XAF communiceert tussen boekhoudpakketten, zodat er winst is voor zowel de verzender als de ontvanger.' Versie 3.0 kan dan ook ingezet worden om op eenvoudige wijze informatie tussen boekhoudsystemen onderling of boekhoudsystemen en rapportagesystemen uit te wisselen. De auditfile kan ingezet worden door accountants– en administratiekantoren om de boekhouding van de klant in te lezen voor controle of verdere verwerking (denk aan boekingen aan het einde van het jaar) of bijvoorbeeld het samenstellen van rapportages, zoals een jaarrekening. Door gebruik te maken van XAF 3.0 kan dan bijvoorbeeld vanuit een post op de jaarrekening de onderliggende mutaties geraadpleegd worden, zonder gebruik te maken van het boekhoudsysteem dat de bron is van deze mutaties. Door dit laatste is de accountant voor rapportages en controles veel minder afhankelijk van boekhoudsystemen waar cliënten mee werken. XAF 3.0 kan beschouwd worden als lokaal ‘Nederlands’ standaard uitwisselformaat van gegevens tussen standaard boekhoudpakketten. Internationaal is XBRL-GL de standaard voor het uitwisselen van gegevens tussen boekhoud- en rapportagesoftware. Op termijn kan XBRL-GL gezien worden als opvolger van XAF 3.0, hoewel de praktijk zal zijn dat deze standaards de komende jaren naast elkaar gebruikt zullen worden, waarbij XBRL-GL in eerste instantie meer toegepast zal worden door softwareleveranciers, accountants en bedrijven die meer internationaal werken. Beide standaarden waarborgen niet de onmuteerbaarheid van de toegezonden factuur; een factuur in PDF met in XML vastgelegde kerngegevens blijft wat ons betreft voorlopig noodzakelijk.
