22 september 2009
Volgens analisten van Gartner tonen CIO’s zich geschokt als aangetoond wordt dat de kosten voor het verwerken van documenten hoger zijn dan de kosten voor IT. In de boardroom is weinig aandacht voor printers en copiers. Zelfs als de kosten voor de hardware binnen het budget van de CIO vallen, blijkt steeds weer dat de dagelijkse kosten (toner, papier etc) drukken op het budget van de facilitair manager. Volgens Gartner heeft 90 procent van de CIO’s geen idee hoeveel documenten er worden verwerkt en wat de kosten daarvan zijn. Fabrikant HP stelt echter dat tegen elke dollar aan hardware negen dollar staat voor de daadwerkelijke verwerking van documenten. Zo wisselen die gemiddeld negen keer tussen digital en analoog, als gevolg van bijvoorbeeld correctierondes. Daarnaast kost (slecht) versiebeheer en verlies van documenten geld. HP meent dat 5 procent van de documenten zoek raakt. In totaal zou 30 procent van het printvolume bestaan uit ‘waste’. Gartner stelt dat de kosten van printing tot 4 procent hoger kunnen zijn dan het 'directe' IT-budget. Een andere zorg voor de CIO is dat de multifunctionele apparaten in het bedrijfsnetwerk zijn opgenomen, hetgeen de beveiliging van data lastiger maakt. 'Een multifunctional is geen gadget meer, maar een apparaat dat essentieel is voor de business', zo stelt Bill DeLacy namens HP. 'Wie zich realiseert dat het reduceren van kosten een belangrijk issue is voor leidinggevenden in de IT, weet nu dat de uitgaven aan document management fors omlaag kunnen – terwijl de kwaliteit veelal zal stijgen'.
Volgens onderzoeksbureau IDC kopen bedrijven met meer dan honderd werknemers wereldwijd vier miljoen apparaten, printen zeshonderd miljard pagina’s en besteden twintig miljard dollar per jaar aan kantoorapparatuur en diensten. Het bureau voorspelt dat in 2009 meer dan zestig procent van het MKB in Europa zal overwegen een managed print service oplossing aan te schaffen. Ondanks de economische neergang verwacht het bureau dat in 2011 de Europese managed print services markt 7,2 miljard dollar bedraagt. 'Uit IDC-onderzoek blijkt dat de gemiddelde organisatie in West-Europa circa 500 dollar per werknemer per jaar besteedt aan imaging- en printvoorzieningen', aldus IDC’s Matt Marshall, Programma Directeur Research & Consulting, European Imaging & Hardware Solutions. 'In bepaalde sectoren is dit cijfer echter sterk toegenomen. In een omgeving met kenniswerkers kunnen de gemiddelde kosten oplopen tot 1300 dollar per werknemer'. En dat is dan de hardware ! Vermenigvuldigen we dit cijfer met de schatting van HP, dan wordt er jaarlijks in dat soort omgevingen ongeveer 12.000 dollar per werknemer aan documentverwerking ! Dat zijn enorme bedragen, die door de ontransparante verdeling van kosten bij de meeste bedrijven niet bekend zijn. Het is dus de moeite waard om alle benodigde kosten, zowel van hardware als van verwerking op een plek te verenigen en te zien in hoeverre dat acceptabel is. Daarnaast zijn de milieukosten van deze niet bestuurde documentverwerking onacceptabel hoog. 30 % van het printvolume als 'waste' is in maatschappelijk verantwoord ondernemen natuurlijk niet te aanvaarden. Tijd voor actie dus !
