12 juni 2008
Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen heeft een voorlichtende taak ten aanzien van archiefvormers en archiefbeheerders in de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) op het terrein van archiefbeheer. Op vragen rond het archiveren van digitale archiefdocumenten is de beantwoording in het standaarddocument, de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten, niet bij de tijd. Archiefvormers wordt geadviseerd digitale documenten te printen en vervolgens te bewaren. In mijn onderzoek ben ik nagegaan welke mogelijkheden archiefvormers en archiefbeheerders ter beschikking staan voor het beheren van digitale archiefdocumenten. Door de beperkte grootte van de meeste kerkelijke gemeenten lijkt een investering in grote informatiesystemen niet opportuun. Daarom beveel ik het ADC aan om te onderzoeken of er gecentraliseerd kan worden gewerkt met een informatiesysteem. Daarnaast geef ik een advies aan het ADC om de Richtlijnen aan te passen op korte termijn en daarin een paragraaf over digitaal archiveren op te nemen. Ik stel voor om digitaal aangeleverde archiefdocumenten digitaal op te slaan – volgens een bepaalde structuur – op de computer van de archiefvormer. De archiefvormer zorgt voor frequente overbrenging van digitale archiefdocumenten naar de archiefbeheerder die in dezelfde structuur werkt. De archiefbeheerder en de archiefvormer maken samen goede afspraken en zorgen voor geregeld overleg over ontwikkelingen en gewaarborgde toegankelijkheid. Marien Geelhoed studeerde af aan de Hogeschool van Amsterdam met deze hoog gewaardeerde scriptie.
Marien Geelhoed
