4 januari 2010

Documentum, de content management-divisie van opslagspecialist EMC, merkt dat overheden in Europa zich oriënteren op open source-oplossingen op het gebied van enterprise content management (ECM). Volgens de leverancier moeten overheden zich niet blind staren op de aanschafprijs van ECM-software, maar vooral kijken naar wat de dienstverlening rondom die software de komende jaren gaat kosten. Mark Lewis, baas van EMC's Content Management & Archiving softwaredivisie, zegt: 'Open source is weliswaar vaak goedkoop, maar de dienstverlener die het verkoopt vraagt relatief veel geld voor diensten. Gemiddeld betaal je vier tot vijf euro voor de noodzakelijke diensten op elke euro die je uitgeeft aan software. De aanschaf van de applicatie vormt slechts een klein deel van de totale kosten. Daarnaast kent open source geen verantwoordelijke ontwikkelaar. Bij software van grote zakelijke leveranciers is dat wel het geval'. Hans Timmerman, CTO van EMC Nederland, beaamt dat de afzet van content management software, en dus ook Documentum, bij Nederlandse overheden tegenvalt, onder andere door de discussie over open source software. 'De Nederlandse overheid heeft nog geen concrete stappen gezet om werkelijk door te zetten op het gebied van record management en archivering. Dat komt mede doordat de overheid zich op dit moment veel richt op open source-mogelijkheden. Het lijkt erop dat open source een nieuwe religie voor de overheid is'.

De discussie tussen open source voor- en tegenstanders zijn vaak té ‘religieus’. Wat dat betreft geeft Janus Boye in zijn artikel ‘Open source doesn’t always present best value’ een prima beeld van de realiteit zonder een kamp te kiezen. Janus waarschuwt tegen te groot enthousiasme over open source. 'A significant factor in terms of value is the cost and quality of the implementation'. Hij verbaast zich erover dat er al aan het begin van toolselecties wordt gediscussieerd over wel of niet open source, terwijl over implementatie niet wordt nagedacht. Janus laat enkele open source community-mislukkingen de revue passeren. Desalniettemin: in ons land alleen al zou een besparing van ruim dertig miljoen euro aan licentiekosten mogelijk zijn als alleen al bij de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens een nieuw, open source systeem voor de opslag van gegevens gebruikt zou worden. Dat bedrag is de uitkomst van een studie die gedaan is door het agentschap BPR (Basis Persoonsregistratie en Reisdocumenten) naar het gebruik van open source software. 'Over een termijn van vier jaar gerekend kwam men tot de besparing van dertig miljoen euro, maar omdat een systeem als de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens vaak lange tijd wordt gebruikt, zo’n 15 tot 20 jaar, zal de besparing op termijn mogelijk dus nog aanzienlijk groter zijn', zegt Jan Willem Broekema, voormalig programmamanager van OSOSS (nu NOIV). 'Vaak gebruiken gemeenten de traditionele software, uit een soort ingesleten gewoonte, maar binnen de open source wereld zijn vaak hele goede en vaak voordeliger alternatieven voorhanden. Natuurlijk is het financiële aspect voor de overheid best belangrijk, maar het is niet het belangrijkste, zaken als transparantie, veiligheid, innovatie of het toegang hebben en houden tot informatie zijn voor de overheid mogelijk nog belangrijker dan dat financiële aspect. Zo schrijft de wet persoonsgegevens zelfs een reeks van deze zaken voor waaraan zal moeten worden voldaan'. Heel vaak brengen partijen wel kosten in rekening voor het transportmateriaal, het bundelen van de software, of de handleiding die meegeleverd wordt. Die kosten zijn echter vele malen lager dan de kosten bij gesloten software producten, waar de leverancier veel geld heeft gestoken in de ontwikkeling en dit moet terugverdienen. Het is aan de afnemer om te bepalen of hij/zij een bedrag neerlegt voor de open source software, want men kan altijd wel ergens de open source software 'gratis' downloaden. Mag de aanschaf bijna gratis zijn, zo is de 'total cost of ownership', ofwel de kosten die men maakt voor het gebruik van de software, niet noodzakelijkerwijs minder en kan soms zelfs meer zijn dan voor het gebruik van gesloten source software. De kosten voor beheer, maatwerk en onderhoud liggen niet ver van elkaar en hangen af van de functionele eisen, gebruikte techniek, uurlonen en beschikbaarheid van de technische experts in de markt. De kostenbesparing wordt in de desktop omgeving veelal gehaald door 'economies of scale'. Als een organisatie heel veel desktop systemen heeft waarvoor geen licentie meer hoeft te worden betaald, zal er een flinke besparing op licentiekosten kunnen zijn. De kosten gaan hem bij open source vooral zitten in implementatie en die kunnen, zoals EMC nu benadrukt, hoger zijn dan bij leveranciers van gesloten software. Er zal dus altijd moeten worden bezien in hoeverre de kosten van aanschaf en de kosten van implementatie zich verhouden. Alleen nadruk leggen op licentiekosten is te beperkt. Het is vooral in de implementatiekosten dan het totale kostenplaatje bepaald gaat worden.