4 maart 2010
De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er open source-systemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het DMS is 2,2 miljoen euro beschikbaar. Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers. Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.
Het totaalbedrag dat voor de middelen voor digitaal documentbeheer beschikbaar is, komt uit op ongeveer 4,5 miljoen euro. Daarbij komen nog variabele kosten voor bijvoorbeeld verandermanagement. De aanschaf van het DMS valt samen met een op stapel staande verhuizing. In 2013 betrekken de ambtenaren een nieuw stadskantoor en dan moet het documentbeheer grotendeels gedigitaliseerd zijn. Waarschijnlijk zal rond de zomer van 2010 de aanbesteding officieel worden uitgeschreven. Utrecht gebruikt bij de keuze voor open source DMS-systemen en vragen over de aanbestedingsprocedure de kennis van Nederland open in verbinding (NOiV). Dit programmabureau van de rijksoverheid ondersteunt overheden bij de uitvoering van het kabinetsbeleid voor open standaarden en open source software. Onderzoek naar de aanbestedingsprocedure lijkt erg verstandig, gezien de ophef die ICT Office voortdurend maakt bij het gebruik van open source bij de overheid. Open Source wil ook helemaal niet zeggen dat aanbestedingen niet nodig zijn. De software mag in vele gevallen dan gratis zijn, de ondersteuning en de advisering erom heen is dat niet en dient dan ook te worden aanbesteed.
