25 mei 2010
Met de invoering van de Wabo realiseren de meeste gemeenten zich niet welke problemen ze moeten oplossen met de dossiervorming. Een burger mag namelijk zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt, op papier of online, met alle documenten en tekeningen die daarbij horen. Hoe komt dan per aanvraag één betrouwbaar dossier tot stand? Op zich is dat natuurlijk geen nieuwe vraag. Al sinds de digitalisering losbarstte is dat een vraag die oplossing vereist. In veel organisaties is die oplossing ver te zoeken. Op 23 maart gaf de Eerste Kamer zijn goedkeuring aan de Invoeringswet van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Het Omgevingsloket Online is niet bedoeld en geschikt voor de archivering van vergunningdossiers. De gemeente blijft echter zelf verantwoordelijk voor de toegankelijkheid en betrouwbaarheid daarvan. De Wabo wil de burger tegemoet komen: hij mag zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt, via het Omgevingsloket, via de mail, aan de balie, op papier en/of digitaal. Een betrouwbaar dossier is dan vaak een probleem. Zonder goede vastlegging van het proces verdampt de winst van de Wabo voor burger en overheid waar we bij staan, zoals het voor ieder digitaal proces verdampt wat met een hybride aanvering te maken heeft.
Organisatorische, technische en juridische kwesties dringen zich op. Kan het netwerk de opslag van zware bestanden, zoals bouw- en constructietekeningen, wel aan? Vormt de gemeente een papieren, een digitaal of een hybride dossier? Mag een papieren origineel worden vervangen door een digitale kopie, of andersom een digitaal origineel door een papieren kopie? Hoeveel personele capaciteit vergt de archivering in het nieuwe werkproces, zeker zolang allerlei technische koppelingen nog niet werken en handmatig gegevens overgezet moeten worden van het Omgevingsloket Online naar gemeentelijke systemen? Hoe moeten de afdeling documentaire informatievoorziening en vergunningenteams samenwerken om een goede dossiervorming te bewerkstelligen? Hoe kunnen verschillende overheden die samenwerken aan een omgevingsvergunning probleemloos gegevens uitwisselen ? De belangrijkste les: zorg dat bekend is waar de gemeente staat en formuleer op basis daarvan een realistisch ambitieniveau en een bijbehorende actielijst voor de aanloop naar de invoeringsdatum. Janneke Goudswaard, verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening bij de gemeente Putten, ontwikkelde een Wabo-monitor. De monitor bracht in kaart wat de vergunningverlening onder de Wabo vergt aan informatievoorziening en hoe en in hoeverre je aan die eisen tegemoet kan komen. ‘Voor de gemeentelijke organisatie is de voornaamste eis dat het vergunningsproces goed gedocumenteerd is, zodat de gemeente in control is en geen onverantwoorde risico’s loopt,’ aldus Goudswaard. ‘Belangrijk is dat onze Wabo-monitor het gesprek op gang bracht tussen alle betrokkenen. Proceseigenaren, ICT’ers, de afdeling documentaire informatievoorziening en ook de archivaris, die er belang bij heeft dat bijvoorbeeld bouwtekeningen als historische bron langdurig bewaard blijven, spraken samen over de verschillende informatiebehoeften van de burger, het bedrijfs- en bewijsvoeringsbelang van de overheid en de manier waarop Putten daaraan tegemoet kan komen, nu en in de toekomst’. Een risico-inventarisatie gaf inzicht gaf in de prioritering van de verschillende eisen en wensen. ‘Het scheelt dat we de documentaire informatievoorziening al goed op orde hebben. Dat is een goede uitgangssituatie. Niettemin moeten ook wij noodverbanden leggen. Putten gaat tijdelijk dubbel archiveren. We maken per aanvraag zowel een volledig analoog dossier als een volledig digitaal dossier. Zo weten we zeker dat we goed kunnen werken, ongeacht de mogelijke technische obstakels. Na 1 juli werken we geleidelijk en weloverwogen naar het uiteindelijke ambitieniveau toe. Dat is voor Putten: geheel digitaal werken in het behandelproces en uitsluitend digitaal archiveren,’ aldus Goudswaard. ‘De tijd dringt, dus is het goud waard dat de Wabo-monitor je in drie weken tijd een routekaart in handen geeft met de kortste weg’. Toch kunnen gemeenten niet alle dit soort vraagstukken rondom de Wabo zelf oplossen. Vrom, VNG, IPO en het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs werken samen aan de uitvoeringsagenda WABO-DIV. Zij zorgen dat centraal enkele zaken goed en wettelijk geregeld worden. Zo passen zij de gemeentelijke en provinciale selectielijsten voor archiefbescheiden aan, die in het aanvraag- en behandelproces worden gevormd. Want hoe ga je om met een vergunningdossier dat zowel een langdurig te bewaren milieuvergunning bevat als een kapvergunning die na een paar jaar weg mag ? Ook wordt gewerkt aan gelijke regelingen voor elk bevoegd gezag bij de vervanging van archiefbescheiden en voor het beheer van omgevingsdossiers. Het zijn zaken die al jaren heel hard nodig zijn. Als het effect van Wabo is dat eindelijk een aantal noodzakelijkheden voor digitale archivering worden geregeld, is dat mooi meegenomen. Vooral als de substitutieregeling eens wat pragmatischer wordt geformuleerd… Voor de problematiek in een breder verband: zie hier, hier en hier.
