4 oktober 2010
De Nederlandse publieke sector slaagt er maar niet in om IT-projecten tot een succes te maken. Ruim 80 procent van de grotere projecten kent budgetoverschrijdingen. Deze overschrijding is in 60 tot 70 procent 20 procent of meer. Daarnaast wordt in bijna alle gevallen de deadline overschreden en worden de vooraf bepaalde doelstellingen niet behaald. Dit blijkt uit het door MarketCap International gepubliceerde onderzoeksrapport ‘Public Sector: IT Project Evaluations’. MarketCap evalueerde circa 200 grotere IT-projecten over de periode 2005-2010. De onderzochte projecten hadden of hebben een minimale vooraf gebudgetteerde waarde van 5 miljoen euro. Gemiddeld wordt een totale budgetoverschrijding van 39 procent (zorgsector) tot 67 procent (centrale overheid) gemeten, aldus MarketCap. Voor de centrale overheid betekent dit een absolute overschrijding met bijna 900 miljoen euro. Dat is een onvoorzien budgettekort voor de centrale overheid van circa 185 miljoen euro alleen al voor 2010. Voor de gehele publieke sector komt de gemiddelde budgetoverschrijding op bijna 1 miljard euro per jaar. De vraag is natuurlijk of deze overschrijdingen voorkomen hadden kunnen worden en in welke mate ze overbodig zijn geweest.
Een verdere analyse wijst uit dat de IT-projecten niet alleen veelal binnen het budget, maar zelfs met een lager dan gebudgetteerd budget uitgevoerd hadden kunnen worden. De voornaamste reden voor deze gang van zaken is slecht project- en procesmanagement. Bij een betere voorbereiding, meer kennis van zaken en meer durfmanagement zou de publieke sector volgens de MarketCap-berekeningen circa 1 miljard euro per jaar aan IT-uitgaven kunnen besparen. Dit alles zelfs met een positief effect voor de service aan de burgers. Als de overheid echt wil bezuinigen, ligt binnen de IT-projecten het budget voor het oprapen. Opvallend is de negatieve rol die de externe IT-partners, meestal grote IT-adviesbedrijven, spelen bij de IT-projecten binnen de publieke sector. Zij hebben onvoldoende kennis van de processen. Dat gaat niet alleen om kennis van de organisatie waarvoor zij werken, maar vooral om kennis van de processen van de keten waarvan een overheidsorganisatie deel uitmaakt. Overheidsinstanties doen er verstandig aan om bij de selectie van ‘ondersteuning’ bij IT-projecten veel meer uit te gaan van sector- en proceskennis dan van IT-kennis. Ze kunnen de ingehuurde projectkrachten beter niet onder supervisie van de ‘verhuurder’ plaatsen. Zij kunnen beter een kleine specialistische organisatie op basis van resultaatverplichting inhuren. Overheidsinstanties dienen altijd zelf de controle te behouden, direct of via ‘loyale’ ingehuurde expertise. Dit gebeurt meestal niet, en daarmee ligt de schuld voor een groot deel van de IT-budgetoverschrijding ook bij het overheidsmanagement zelf. Er wordt van ‘bovenaf’ vaak een opdracht verordonneerd, zonder echte kennis van zaken. Grote IT-system integrators zoals Centric, Logica of Ordina beantwoorden kort door de bocht alleen aan de gevraagde ‘bestekken’, maar vergeten de totale keten en de aansluiting daarop. Bij bijna alle door MarketCap als ‘succesvol’ gekwalificeerde projecten was de uiteindelijke leiding in handen van een kleine specialistische adviesorganisatie.
