De Utrechtse archiefinspectie maakt zich zorgen over de toekomstige kwaliteit van de Utrechtse archieven. Overheden gaan steeds meer over van een papieren naar een digitale informatiehuishouding, maar passen hun wijze en organisatie van archivering daar niet (voldoende) op aan. Positief is de inspectie over de uitbreiding van de archiefbewaarplaatsen. Dat blijkt uit het gezamenlijk jaarverslag over 2009-2010 van de provinciale archiefinspecties van Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland.
Het risico op verlies van bedrijfskritische informatie is groot, omdat de organisatie, formatie en het opleidingsniveau van de archiefmedewerkers bij veel overheidsorganisaties nog niet aangepast is op de digitalisering. Vanwege het volgend jaar in werking tredend nieuwe interbestuurlijk toezicht, waarbij de provincie meer op afstand komt te staan, is het van belang dat de organisaties op korte termijn orde op zaken stellen. Het benoemen van een gemeentearchivaris en het uitvoeren van het horizontale gemeentelijke archieftoezicht door een gemeentelijk archiefinspecteur is daarbij essentieel.
De provinciale archiefinspectie is positief over de uitbreiding van archiefbewaarplaatsen. In diverse regio’s binnen de provincie Utrecht werd het afgelopen jaar de bouw van ruime en veilige archiefbewaarplaatsen met goede publieksvoorzieningen afgerond dan wel in gang gezet. Het percentage Utrechtse gemeenten zonder benoemde archivaris en zonder goede publieksvoorzieningen is gedaald. Dit betekent dat de historische informatievoorziening richting burger, mede door digitalisering van de informatiebronnen, flink verbeterd is.
Archief- en informatiebeheer is verbeterd en 97% van de gemeenten in Noord-Holland is aangesloten bij professionele archiefdiensten, of heeft een eigen archivaris benoemd. De publieke belangstelling voor archieven en informatie is de laatste jaren flink toegenomen.
Er is veel nieuw publiek doordat archieven steeds meer online zijn, gebruik maken van sociale media en vaker samenwerken met musea, bibliotheken en scholen. Het aantal digitale bezoekers stijgt elk jaar. Het aantal digitale bezoeken aan het Noord-Hollands Archief steeg bijvoorbeeld van 840.000 in 2009 naar 940.000 in 2010. Ook zit er elk jaar een lichte stijging in het aantal fysieke bezoeken aan veel archieven.
In Noord-Holland zijn de meeste integrale inspecties uitgevoerd. Het archief- en informatiebeheer is verbeterd. Alleen Texel en Diemen zijn nog ‘witte vlekken’. Voor deze twee gemeenten geldt dat de bewaarplaatsen van de archieven in orde zijn, maar van een goede publiekstoegankelijkheid nog geen sprake is. Wel sloot Diemen in 2010 een samenwerkingsovereenkomst met het Stadsarchief Amsterdam.
Door verschillende wijzigingen van de Archiefwet dreigen gaten in het toezicht te ontstaan. Dat terwijl in de overgangstijd van papieren naar digitale archivering juist sterk toezicht nodig is, dat proactief kan worden ingezet. Er blijven ook zorgen over de voortdurende problemen in de (digitale) informatiehuishouding van alle overheden; in landelijke rapporten wordt dit wel het dreigende informatie-infarct genoemd. De archiefinspectie heeft nieuwe methoden ontwikkeld om dit te voorkomen en geeft daarover veel voorlichting.
Sinds 2005 stellen de archiefinspecties van de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland samen een tweejaarlijks Randstedelijk verslag op. In het verslag is beschreven hoe het is gesteld met het informatie- en archiefbeheer in hun provincies, gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de regiopolitie in de Randstad. Het verslag is hier te downloaden.
