De aanbesteding van Dimpact voor nieuwe standaard front- en midoffice software verloopt moeizaam. Vier van de zes kanshebbers hebben zich teruggetrokken. Brein Informatisering, Inter Access, Logica en Pinkroccade beoordelen de tender als te risicovol. Alleen Atos en Exxellence zijn nog in de race. Dimpact is een coöperatie die voor zo’n dertigtal gemeenten gezamenlijke software voor front- en midoffice-functionaliteit regelt.
Medio 2012 loopt de huidige raamovereenkomst op basis van de eerste midoffice-aanbesteding met Atos en Exxellence als onderaannemer af. Doel van de nieuwe aanbesteding, deels gebaseerd op de reeds gerealiseerde producten, is het de komende zes jaar garanderen van de continuïteit van de Dimpact-oplossing bij de deelnemende gemeenten. Daarnaast moet de aanbesteding een uitbreiding op de bestaande functionaliteit opleveren.
Vier van de zes geselecteerde partijen zijn inmiddels afgehaakt. Brein Informatisering, Inter Access, Logica en Pinkroccade laten in vergelijkbare reacties weten dat de combinatie van grote voorinvesteringen en een hoog ondernemersrisico geen goede business case oplevert. Daarbij speelt mee dat de scope van de aanbesteding gaandeweg is verbreed met documentmanagement- en contentmanagementsoftware, zonder dat daarvoor een extra vergoeding wordt gegeven.
Opmerkelijk genoeg zijn de twee overgebleven partijen dezelfde bedrijven die bij de eerste aanbesteding betrokken waren. Han Knooren, algemeen directeur Pinkrocccade Local Government, zegt van deelname aan de aanbesteding te hebben afgezien omdat al het risico bij de leverancier komt te liggen terwijl er een forse voorinvestering is vereist. Ook Ronald Brinkerink van Brein Informatisering gebruikt woorden van gelijke strekking. ‘Wij hebben ons met onze partner Solviteers teruggetrokken omdat vanuit juridisch en financieel oogpunt de aanbesteding niet meer het juiste perspectief oplevert om zo’n dergelijk traject in te gaan. We besteden dan liever onze tijd aan onze eigen klanten’.
Hans den Hartog, algemeen directeur Inter Access, stelt dat de aanbestedingeen potentieel mooie opdracht is die onder de huidige voorwaarden niet voor zijn bedrijf in de wieg is gelegd. Daarmee doelt hij op de hoge voorfinanciering die nodig is om de softwareproducten te ontwikkelen en het daarbij horende hoge risicoprofiel. ‘We hebben er goed over nagedacht maar we kunnen niet overal onze energie insteken. Dat is een zakelijke afweging.’
Een zegsman van Logica laat weten dat zijn bedrijf niet meer mee doet omdat het de business case niet sterk genoeg vindt. ‘We hebben vergelijkbare overwegingen als de andere partijen. Het niet meedoen aan de Dimpact-aanbesteding heeft overigens geen gevolgen voor onze investering in Govunited. Daarmee gaan we gewoon door.’
Een algemene klacht over de door M&I/Argitek (Wouter Keller) begeleide tender is dat gaandeweg het proces de voorwaarden strakker werden, maar de scope breder. Hetbegon als een inkooptraject voor een front- en midoffice suite. Daar kwam echter de vraag naar documentmanagement- en contentmanagementfunctionaliteit bij zonder dat daar een extra financiële vergoeding tegenover stond. Bovendien mogen de verschillende documentmanagementsystemen die al bij een aantal gemeenten in gebruik zijn, niet worden vervangen. Met als gevolg dat een leverancier tijd moet steken in het aanbrengen en onderhouden van koppelingen en de voordelen van een geïntegreerd zaaksysteem (midoffice) met zaakdossiers niet ten volle benut kunnen worden. In de dialoogrondes hebben leveranciers hun bezwaren kenbaar gemaakt aan Dimpact, maar daar is onvoldoende naar geluisterd, aldus ingewijden.
Een ander gehoord bezwaar uit de kringen van leveranciers is dat de juridische voorwaarden steeds strakker geworden zijn. Zo’n opzet is een gegarandeerd recept voor een vechtrelatie en constant juridisch gesteggel, in de ogen van een aantal leveranciers. Alle risico’s komen namelijk bij de leverancier te liggen, en geen enkele bij de gebruikers. Dit terwijl de eisen in het bestek vaak breed geformuleerd zijn. Dimpact vraagt bijvoorbeeld aan leveranciers om allerlei koppelingen aan te leggen zonder systemen uit te sluiten.
Daarbij speelt nog mee dat gemeenschappelijke aanbestedingen complexe trajecten zijn, zoals ook blijkt uit de 78-pagina tellende selectieleidraad. Zo moet de winnende leverancier straks de bestaande Dimpact-suite van Atos per deelnemende gemeente migreren en de specificaties bij elke gemeente afzonderlijk opvragen. Ook de prijsstelling is geen eenvoudige opgave: in de offerte moeten aanbieders hun prijzen baseren op een eenmalige bijdrage per inwoner per jaar en een jaarlijks wederkerende component per inwoner. In totaal zijn de dertig gemeenten, die lid zijn van Dimpact, goed voor 1,2 miljoen inwoners. Voor de aanbieders is het lastig op op basis hiervan een prijsopgave te doen. Al stelt een zegsvrouw van Atos dat haar bedrijf een investeringsmodel gebruikt waarbij een klant betaalt naar gebruik (per uitgevoerde transactie) en niet op uurbasis of naar bandbreedte.
