In het maartnummer van OD heb ik een artikeltje gepubliceerd over NEN 2082, met enige bespiegelingen over de norm en de toekomst ervan. Zoals de meeste bezoekers van deze site weten, ben ik al jaren actief als auditor van organisaties en software, vooral normen als NEN-ISO 15489 en NEN 2082. NEN 2082 is in 2008 vastgesteld en is sindsdien niet aangepast, terwijl de wereld om ons heen niet heeft stil gestaan. Daarbij was deze norm innovatief in die zin dat het een norm was waarin archiveringsfunctionaliteiten van organisaties zoals gerealiseerd in software werden gedefinieerd. Die innovatie is niet opgemerkt en de norm werd (en wordt) vooral gebruikt als een softwarenorm. Mijn conclusies in het artikel:
‘NEN 2082 wordt nogal eenzijdig gebruikt: als een norm waaraan een software oplossing (en uitsluitend: een records management en/of documentair systeem) moet voldoen om een aanbesteding te kunnen doorstaan. Een getoetste software oplossing inzetten in een zelf niet toetsbare organisatie is geen recept voor succes. De terechte nadruk die in nieuwere regelgeving en inspectiekaders gelegd wordt op kwaliteitssystemen vraagt om toetsbare organisaties. NEN 15489 biedt daarvoor de kaders. NEN 2082 (als rechtstreeks aansluitend bij NEN 15489) mag daarom best een ander, duidelijker imago krijgen als pure softwarenorm. Dat vraagt (beperkte) herziening van de norm’.
‘De vraag is of het zover komt. De toekomstbestendigheid van NEN 2082 is twijfelachtig, zeker als het karakter van de norm daadwerkelijk weer alleen op software gelegd zou worden. In dat geval is er serieuze concurrentie van DoD 5015-2, MoReq2 en ISO 16175. Deze laatste norm (‘Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments’) is gelijk aan de al vanaf 2008 bekende gelijknamige richtlijn van International Council of Archives en sluit nauw aan op NEN-ISO 15489. Ik zou me kunnen voorstellen dat deze norm door het NEN van toepassing verklaard wordt op Nederland, eventueel in een vertaalde versie. Ik zelf heb geen voorkeur. Al deze normen vragen op een anders omschreven manier ongeveer hetzelfde, de een wat gedetailleerder dan de andere. Het is dan ook voldoende dat een software oplossing aan een van deze normen voldoet en een leverancier niet ‘verplicht’ wordt door allerlei aanbestedingseisen voor elk van deze normen een verklaring van compliance te verwerven. Zoals nu soms nog is te bespeuren, in een overdadige wens compleet te zijn….
Voor het artikel zie de website van Overheidsdocumentatie.
Voor de manuscriptversie van het artikel: NEN 2082 Bespiegelingen over een norm
Citatie:
G.J. van Bussel, ‘NEN 2082. Bespiegelingen over een norm’, OD 66 (2012), nr. 3 (maart), blz. 4-7.
