Volgens McKinsey besteedde iedere werknemer in 2013 gemiddeld 9½ uur per week aan het zoeken en verzamelen van informatie, ongeacht de informatietechnologie die wordt gebruikt. Op iedere vijf personeelsleden is er dus een die alleen bezig is met zoeken naar informatie! Het wijst op de grootste uitdaging van de ‘information age’: het toegankelijk houden van een steeds grotere hoeveelheid informatie.

Dat is ingewikkeld.

Vooral omdat toegankelijkheid moet worden gerealiseerd ongeacht vorm, plaats, taal, technologie, handicap of capaciteiten!

Vijf voorwaarden moeten worden ingevuld.

Allereerst is er de (informatie-infrastructurele) voorwaarde van vindbaarheid. Waar is de informatie? Op welke webpage staat het, in welke map of database ‘zit’ het? Welke (analoge of digitale) repository bevat de informatie? Hoe is het ontsloten? Welke zoekmachine is het meest geschikt?

Als een gebruiker weet waar de gezochte informatie is, komt de tweede voorwaarde in het spel: beschikbaarheid. Weten waar de informatie is, wil nog niet zeggen dat die informatie ook beschikbaar is. Paywalls of handicaps kunnen de beschikbaarheid verhinderen, er kunnen embargo’s, wetten of vertrouwelijkheden zijn, de technologie is niet (meer) aanwezig om de media te lezen waarop de informatie is vastgelegd.

Is de informatie vindbaar en beschikbaar, dan kan de derde voorwaarde gerealiseerd worden: toegankelijkheid. Dat betekent dat de informatie gezien kan worden, gevoeld, gehoord, geroken en/of geproefd, ongeacht handicaps van de gebruikers. De gebruiker heeft mogelijkheden om die informatie te ‘lezen’ en te gebruiken, mits ‘assistive technologies’ beschikbaar zijn om gebruikers te laten zien, voelen, horen, ruiken of proeven.

Vindbaarheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid zijn nutteloos als de informatie niet wordt begrepen. De vierde voorwaarde is begrijpelijkheid. Als het gesteld is in een taal die de gebruiker niet beheerst (Chinees?), of in moeilijk jargon (‘legalese’?), of in een moeilijk leesbaar schrift (‘paleografie’?), of ….. Iets begrijpen vergt hulpmiddelen (vertaalsoftware, e.d.), maar vooral kennis en vaardigheden bij de gebruiker. ‘Information literacy’, dus.

De vijfde voorwaarde van toegankelijkheid is contextualiteit. De gebruiker moet kunnen achterhalen in welke context de informatie ontstaan en beheerd is, zodat de betrouwbaarheid van die informatie bepaald kan worden. Het kunnen interpreteren van de contextaliteit geeft de gebruiker de mogelijkheid de omstandigheden waarin de informatie ontstaan, bewerkt, gebruikt en beheerd is te reconstrueren en de oorspronkelijke informatiewaarde te bepalen. Deze vijfde voorwaarde is het meest complex, omdat context slechts beperkt kan worden vastgelegd in metadata.

Gebruikers van informatie zijn afhankelijk van de beschrijvende capaciteiten van de oorspronkelijke gebruikers en beheerders.

In de meeste organisaties gaat het al fout met de vindbaarheid. Anders kostte het zoeken naar informatie niet zo veel tijd…

Voor de eerste keer gepubliceerd in IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2015, nr. 9, p. 38.