De hoeveelheid data neemt enorm toe. Organisaties worden bestookt met allerlei soorten informatie via een enorm aantal verschillende kanalen. Ze verzamelen zelf ook steeds meer data, over klanten en burgers. Vaak weten ze niet eens waarom, maar de mogelijkheden zijn er en het kan ‘misschien nog wel van pas komen’. Opslagservers, ‘on site’ of in de ‘cloud’, zijn dan ook erg in trek. Opslag is goedkoop, immers. Het is allang bekend dat dat niet zo is, maar struisvogels staan er ook om bekend hun kop in het zand te steken.

In de opslagprijzen per gigabyte zijn het gebruik en de terugvindbaarheid van data nooit meegenomen. Maar vanaf 2010 zijn de kosten daarvoor per jaar wereldwijd verdubbeld (tot €11 miljard, ongeveer)! Data behoren immers toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar en duurzaam te zijn. Ze worden toch ook opgeslagen om te worden gebruikt. Het information governance regime, nodig voor vertrouwelijkheid, privacy, compliance en erfgoed, vergt met de stijging van de hoeveelheid data meer investeringen in software.

Een voorbeeld.
De kosten per gigabyte zijn bij Portico, een e-depot voor academische literatuur, €9 en er is een stijgende lijn te constateren. Stel dat we wereldwijd een exabyte (een miljard gigabytes) bewaren. Dat is een half promille van de wereldwijd geproduceerde twee zettabytes (twee duizend exabytes) aan data in 2011. We slaan ongeveer 20 % (vierhonderd exabytes) daarvan op. Het bewaren van die ene exabyte kost volgens Portico €9 miljard per jaar. In 2020 produceren we vijftien of twintig zettabytes!
Het is daarbij ook aardig om te weten dat we in Nederland in plaats van een half promille van alle gegenereerde data tussen de 3 en 5 % blijvend bewaren! Dat leidt dus uiteindelijk tot een grote kostenpost! Ach, opslag is goedkoop.

Alles opslaan is een economische illusie, tenminste als we alles toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar en duurzaam willen archiveren.

Waarderen, selecteren en vernietigen van data worden enorm belangrijk. Daarom leven wij, als informatieprofessionals, in een uitdagende tijd! Die uitdaging wordt niet alleen veroorzaakt door de effecten die de toename van data in organisaties heeft. Het is vooral uitdagend om in organisaties invloed te verwerven die het mogelijk maakt om informatie toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar en duurzaam te maken en te houden. Ik heb het idee dat het daar nogal aan schort. We zijn niet in staat duidelijk te maken wat het belang van goed informatiemanagement is. Integendeel, zou ik haast zeggen.

Alleen al van de gemeenten heeft 80% de digitale informatiehuishouding niet op orde. Dossiers zijn niet vindbaar, beschikbaar en toegankelijk, laat staan duurzaam. In onze organisaties worden we eigenlijk als overbodig beschouwd. De technologie lost het allemaal toch op? Maar die technologie, waar we als informatieprofessionals eigenlijk alleen maar gebruikers van zijn, hapert al jaren. Parlementaire rapporten over falende informatietechnologie en mislukte projecten maken duidelijk dat informatietechnologie moeilijk te regisseren is. Lokale overheden kunnen hun informatietechnologie niet overzien, aansturen en betalen, met als gevolg bezuinigingen, belastingverhogingen en fouten. Data worden onbetrouwbaar, ontoegankelijk en vaak onvindbaar.

Als informatieprofessionals zitten we in een moeilijke positie. De invloed die we nodig hebben om ons werk (informatiemanagement) goed te doen hebben we (nog) niet. We moeten de nadruk leggen waar die behoort te zijn. Niet op technologie, maar op informatie. Daar draait het immers om. Technologie is een middel. Hamer op toegankelijkheid, betrouwbaarheid, vindbaarheid en duurzaamheid. Op waarderen, selecteren en vernietigen. Zoveel mogelijk!

Toets daarop. Zeur daarover. En zeg dat technologie zich daarop moet richten! Altijd. Overal. Ondanks alle ontwikkelingen, hypes en verwachtingen! Wijs op het ‘waarom’ van informatiemanagement. Bescherm informatie ‘with your lives’!

Ik zei toch al dat we in een uitdagende tijd leven?

Voor het eerst gepubliceerd in VHIC’s Sited, nr. 165, maart 2016, 16e jaargang,