28 oktober 2005
Cohasset Associates Inc. heeft dit jaar opnieuw (na eerdere onderzoeken
in 1999, 2001 en 2003) een onderzoek ingesteld naar de record
management-programma’s van een groot deel van het Amerikaanse
bedrijfsleven, geconcentreerd op de wijze waarop met electronische
documenten wordt omgegaan. Het onderzoek is uitgevoerd vanaf april van
dit jaar en de rapportage is onlangs bekend geworden. Ondanks de sterke
druk van wet- en regelgeving en van voortgaande jurisprudentie blijkt
dat ongeveer de helft van alle Amerikaanse bedrijven geen enkel
archiveringsbeleid heeft opgesteld voor email en andere electronische
documenten. Voor het onderzoek werden 2100 records en information
managers benaderd voor het invullen van een zeer uitgebreide
vragenlijst inzake electronische opslag en archivering. 43 % van de
genqueteerden gaven aan dat hun bedrijven electronische documenten
niet in het archiveringsprogramma betrekt; er is daar dus sprake van
geen enkele procedure inzake bewaren en vernietigen. Positief hieraan
is dat het ten opzichte van 2003 een vooruitgang is van 4 %: toen was
de situatie dus nog nijpender. Echter: het blijft een serieuze zaak en
blijkaar is ook wet- en regelgeving als Sarbanes-Oxley niet voldoende
om bedrijven het belang van electronisch records management duidelijk
te maken.
De algemene conclusies van het onderzoek kunnen in drie categorien
worden ingedeeld:
* In vele sectoren is een aanzienlijke verbetering te constateren sinds
2003, toen het laatste onderzoek werd uitgevoerd. 10 tot 20 % van de
organisaties deelde mee dat in vergelijking met 2003 hun problemen met
electronisch records management en daarmee ook de risico’s aanzienlijk
waren verminderd.
* Voor heel veel organisaties blijft echter nog steeds zeer veel te
doen om vertrouwen te verwerven inzake records management voor
electronische documenten.
* Een belangrijk resultaat was wel dat er wel aanzienlijke risico’s
werden gerapporteerd inzake het management van archief en backup-media.
Over het algemeen kan gesteld worden dat ‘het tij aan het keren is’, al
blijft er nog heel veel te doen. Veel organisaties zijn er zelf van
overtuigd dat ze veel effectiever en efficinter omgaan met hun
electronische documenten. Cohasset geeft vijf factoren die er
essentieel aan bijdragen dat het tijd aan het keren is, ook al is dat
nog pril en alleen af te zetten tegen de resultaten van de vorige
surveys:
1. Nieuwe wet- en regelgeving (Sarbanes-Oxley e.a.);
2. Jurisprudentie, die nadrukkelijk betrekking heeft op electronische
documenten;
3. De survey die Cohasset in 2003 uitvoerde en die grote aandacht kreeg
bij het management van vele bedrijfen en die de risico’s expliciet
benoemde;
4. De robuuste en gentegreerde technologie die verkrijgbaar is;
5. de realisatie bij het management dat de sleutel voor compliance goed
records management is, en dus voorwaarde voor effectief bestuur en
management.
Ook al zijn er dus zeer positieve conclusies te trekken: het doet er
niet aan af dat een groot gedeelte van het Amerikaanse bedrijfsleven
nog steeds uitzonderlijke problemen heeft met het management van
electronische documenten. Zetten we een aantal cijfers op een rijtje:
31 % van alle respondenten classeert het records management-programma
van hun organisatie als onvoldoende.
29 % van de bedrijven heeft slechts een ad hoc bewaar- en
vernietigingsbeleid voor electronische documenten.
43 % van de bedrijven neemt electronische documenten niet mee in het
selectiebeleid.
49 % van de bedrijven heeft geen enkel beleid ten aanzien van het
bewaren van e-mail en het opnemen daarvan in een records
management-programma.
Slechts 32 % van de records en information managers zijn
verantwoordelijk voor het toepassen van bewaar- en vernietigingsbeleid
op electronische media en backups.
53 % van de respondenten deelde mee dat electronische documenten in hun
bedrijven niet worden beschouwd als zijnde onderdeel van hun archieven.
68 % van alle respondenten gaf aan dat hun bedrijf zeer grote moeite
had om tijdig informatie te vinden in de archief- en backupmedia als
zij daarom gevraagd werden om compliance-redenen.
57 % van de respondenten gelooft dat de IT-staf waarmee zij moeten
werken niet inziet dat records management voor electronische documenten
ingewikkelder is dan een document opslaan; 68 % van de bedrijven heeft
ook geen enkel plan tot migratie van bestanden.
Het rapport bevat nog veel andere resultaten. Deze resultaten hebben
wij vermeld aangezien deze ook voor Nederlandse bedrijven zeer
toepasselijk zijn.
