23 december 2005

Ontwikkeldatum:
26 juli 2005

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.1.

Versiedatum:
23 december 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright.

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Bron:
Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 (maart 2004).

Model:
Van Bussel Document Services V.O.F. heeft een model ontwikkeld waarin wordt aangegeven waaraan, rekening houdend met het voorgaande, document (record) managementsystemen moeten voldoen om een ‘gecontroleerde omgeving’ te kunnen realiseren voor de archiefdocumenten zoals die in deze systemen worden opgenomen. Dit model laat de gebruikte applicatie voor document (record) management voldoen aan de eisen die door wet- en regelgeving worden gesteld aan documentverwerking en –beheer. De applicatie maakt het vervolgens de organisatie mogelijk om compliance te realiseren. Dit model biedt zowel een richtlijn voor de inrichting van een gecontroleerd document (record) managementsysteem als een kader voor de toetsing daarvan.

Model-onderdelen:
1. Classificatie
2. Toegangscontrole, beveiliging en audit trail
3. Selectie- en bewaartermijnen, overbrengen, exporteren en vernietigen
4. Opnemen van archiefdocumenten
5. Identificatie
6. Zoeken, ter beschikking stellen en weergeven (presenteren)
7. Eisen voor het beheer van registratiegegevens
8. Overige functionaliteiten
9. Niet-functionele eisen.

Korte introductie:
Mede door de voortdringende digitalisering is records management zeer complex geworden. Aangevuld met strengere eisen vanuit wet- en regelgeving (Archiefwet, Archiefbesluit 1995; Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) worden de eisen die aan records management worden gesteld hoger. Standaarden en richtlijnen (NEN-ISO 15489-1, Informatie- en Archiefmanagement; Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 17799:2002)) leggen in navolging van wet- en regelgeving expliciet nadruk op ‘information compliance’, de noodzaak voor een organisatie om zich te verantwoorden inzake de uitvoering en handhaving van wet- en regelgeving. Dit alles vereist een adequate organisatie, een goed gestructureerde en gedocumenteerde informatiehuishouding, een functionerend document management c.q. record management systeem (archiveringssysteem), een gedocumenteerde documentgeneratie en –afhandeling en duidelijke en vastgelegde verantwoordelijkheden die zeer expliciet zijn toegewezen. Deze aldus gerealiseerde omgeving dient voortdurend gecontroleerd te zijn, zodat compliance en rechtmatigheid verzekerd zijn. Records Management richt zich op procesgebonden informatie, dit wil zeggen al die informatie die gegenereerd wordt in bedrijfsprocessen van een organisatie. In principe behelst dit alle informatie die binnen een organisatie wordt gegenereerd. Een zeer belangrijk onderdeel van Records Management is Storage and Retrieval, de technologie die opslag en representatie van de opgeslagen informatie mogelijk maakt. Records Management richt zich dus op informatie die betrekking heeft op de functies, taken en processen van een organisatie. Als zodanig is Records Management een bedrijfskritische activiteit. Document management/ Records management applicaties hebben dan ook een bedrijfskritisch karakter: uitvallen ervan kan de bedrijfsvoering ernstig verstoren. Records Management is dan ook een zeer serieus te nemen thema, waarbij het inrichten van een gecontroleerde omgeving betreffende document management essentieel is.

Download tool.