26 april 2006
De regeringen van de meeste Amerikaanse staten zijn zich nog lang niet bewust van de problemen die digitale archivering met zich meebrengt en nemen als gevolg daarvan ook nog geen maatregelen om de langdurige toegang tot openbare documenten te waarborgen. Afgezien slechts van een paar staten, hebben de meeste besturen geen strategieën ontwikkeld voor het bewaren van 'digital born' documenten, althans dat stelt Doug Robinson, de uitvoerende directeur van de National Association of State CIO's (NASCIO ). Dit soort documenten zijn van oorsprong af digitaal en bestaan niet in een papieren variant. 'There are very, very few states that have enacted any legislation or directive that addresses the permanent access to records', zo stelt Robinson. 'The challenge is that states are all over the map in what format they use in archiving born-digital content'. Een van de staten die wel maatregelen genomen heeft is Massachusetts, afgelopen maand gevolgd door Minnesota, waar een wet is aangenomen die het gebruik van 'open data products' verplicht stelt voor alle organen van de staat. Robinson: 'By avoiding proprietary products and formats, the proposal's backers hope to ensure access to state information'.
De wet in Minnesota definieert criteria voor wat als standaard beschouwd mag worden en legt de verantwoordelijkheden vast van de verschillende ICT-organen. De wet schrijft voor om 'to use open standards in situations where the other requirements of a project do not make it technically impossible to do this'. In een blog wordt nader op de details ingegaan: 'It requires that all permitted standards must permit royalty free implementation, and also includes a number of requirements that are far more detailed than would normally be found in the description of an open standard, but which might be agreed upon as necessary by the members of a working group developing a standard. The following is one example taken from the proposed definition of an 'open standard' found in the amendment: "[An open standard] is documented, so that anyone can write software that can read and interpret the complete semantics of any data file stored in the data format"'. Uitzonderingen worden aan zeer strenge randvoorwaarden verbonden in de betreffende wet: 'For a particular project involving the access, storage, or transfer of data, a restricted data format may be chosen when satisfaction of essential project requirements precludes the use of an open data format. Neither the current storage format of previously collected data, nor current utilization of specific software products, is a sufficient reason, in absence of other specific overriding functional requirements, to use a restricted format'. Verder eist de wet 'periodic review of all existing data stored in a restricted format, to which the state of Minnesota does not own the rights, every four years to determine if the format has become open and, if not, whether an appropriate open standard exists'. De eerder genoemde blog stelt hierover vervolgens: 'On its face, the amendment is vendor neutral. It does, however, include one provision that may have been directed at Microsoft, which has at times been criticized for adding proprietary extensions to otherwise standards-compliant product features. That provision is found in the definition of an 'open standard', and requires that if a standard, 'allows extensions, ensures that all extensions of the data format are themselves documented and have the other characteristics of an open data format'. Minnesota volgt het voorbeeld van Massachusetts, die afgelopen jaar een fikse discussie op gang bracht doordat het het OpenDocument Format als standaard verkozen had, een formaat niet ondersteund door Microsoft. Volgens Robinson zijn er diverse redenen waarom de meeste staten geen strategieën hebben gedefinieerd. 'Most state IT executives are dealing with problems that require immediate attention, such as security or lowering costs by consolidating their servers'. Daarop aansluitend: de jurisdictie om een dergelijke strategie te formuleren is niet altijd helder. In Massachusetts bijvoorbeeld is de bevoegdheid van de CIO om standaarden te stellen heftig aangevochten door wetgevers en door het staatsarchief. 'Very few states have really adequately addressed this, although all these states recognize that there's a business problem that everyone needs to address', zo zei Robinson. Andrew Updegrove , advocaat van OASIS en voorstander van OpenDocument Format, zei in reactie dat hij niet op de hoogte was van andere pogingen om het gebruik van standaarden in wetgeving vast te leggen. Maar wellicht dat er sprake kan zijn van olievlekwerking, nu het voorbeeld van twee staten de andere kan stimuleren om ook die weg te gaan bewandelen, al is het low-profile (de heisa in Massachusetts wetende). 'I wouldn't be surprised if it was a grass-roots kind of thing, like the Minnesota bill appears to have been', zo stelt Updegrove ook. John Nesbitt, mederwerker van de staat Minnesota, stelt dat op de eigen website 'most of the results come back as either HTML, PDF, or MS Word. The problem is that the latter two formats are owned by entities that could go out of business, charge significantly, make unannounced changes, sue others for creating similar technologies, act as a monopoly, or abort a product offering altogether. In those instances, there is very little the State could do about it'. Dus ook Adobe kan, naast Microsoft, de borst nat maken….
