26 september 2007
Een bericht dat ons tot nu toe was ontgaan: op 14 september 2007 nam de Vlaamse Regering concrete maatregelen om de ontwikkeling van een volwaardig en eigentijds archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid te realiseren. Sluitstuk is de opmaak van een eigen Vlaams archiefdecreet. 'Momenteel steunt het document- en archiefbeheer nog te veel op ad hoc-oplossingen bij de tientallen afzonderlijke entiteiten van de Vlaamse overheid. De behoefte aan een gecoördineerd archiefbeleid met duidelijke richtlijnen blijkt ook uit een bevraging van onze topmanagers. Een efficiënt beheer van het archief is immers essentieel voor een snelle en eenvoudige dienstverlening door de overheid. Het principe dat de Vlaamse overheid burgers en ondernemingen 'niet meer vraagt wat ze al weet', kunnen we pas realiseren als we de eerder opgevraagde gegevens snel en correct uit het archief kunnen putten. Met een omvattend stappenplan wil ik het archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid verder uitbouwen, coördineren en optimaliseren', zo zei de Vlaamse minister van Bestuurszaken Geert Bourgeois, de initiator van het voorstel. Het stappenplan bestaat onder meer uit de aanstelling van een gediplomeerde archivaris per beleidsdomein, de oprichting van een coördinerende dienst voor document- en archiefbeheer, de voorbereiding van de oprichting van een 'Vlaams Archiefhuis' en de opmaak van een Vlaams decreet voor beheer van publiekrechtelijke archieven. Vooralsnog geldt voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest de federale archiefwet van 1955. De minister acht de tijd rijp voor een eigen decreet, dat de organisatie van het archiefbeheer van de Vlaamse overheid en de lokale besturen regelt: 'Het ligt voor de hand dat een overheid die eigen bevoegdheden heeft, zelf het archief van haar bevoegdheden beheert'.
Digitaal document- en archiefbeheer wordt steeds belangrijker. 'Digitaal archiveren van documenten, e-post en webstekinformatie is dé uitdaging van morgen. Het is voor de Vlaamse overheid belangrijk om voor haar eigen diensten concrete richtlijnen voor digitale archivering vast te leggen en hiervoor de beste technische oplossingen aan te reiken. Ook dat is een element dat we in het Vlaams archiefdecreet moeten regelen', verduidelijkt de minister. De maatregelen zijn rechtstreeks gebaseerd op een vernietigend en vertrouwelijk rapport aan de Vlaamse regering eerder dit jaar, dat (uiteraard) uitlekte via Internet. Volgens de rapportage is de huidige organisatie van het document- en archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid onvoldoende transparant en efficiënt. 'Het documentbeheer binnen de Vlaamse overheid steunt momenteel voornamelijk op geïsoleerde ad hoc-oplossingen, die meestal uitgewerkt zijn door en voor lokale medewerkers'. Het Vlaams archiefbeheer staat op dit moment zo goed als nergens, zo stelt de nota. Tot nog toe werd enkel in korte termijn oplossingen geïnvesteerd waardoor na verloop van tijd opnieuw dezelfde problemen opduiken. 'Dit resulteert in een snel en sterk toenemend volume ongestructureerde en bijgevolg moeilijk te ontsluiten informatie', zo wordt geschreven. 'De nota behandelt zowel de behoeften voor het papieren als het digitale document- en archiefbeheer', zo stelde Luc Lathouwers, hoofd van het Departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid, bij het verschijnen van de rapportage. 'Enerzijds zijn we op zoek naar nieuwe locaties voor het papieren archief, terwijl we anderzijds ook verder moeten digitaliseren.' Maar digitale archivering is niet geregeld, zegt Lathouwers. IT-consultant en voormalig voorzitter van BeLAIIM (Belgian and Luxembourgian Association for Information and Image Management) Marcel Roofthoofd is niet verrast over de toestand van het document- en archiefbeheer. 'Toen ikzelf een zevental jaar geleden bij het provinciebestuur Limburg begon, botsten we daar op een gelijkaardige toestand.' Door consequent te kiezen voor een centraal documentbeheersysteem voor het ganse provinciebestuur is men uit die impasse geraakt, vertelt Roofthoofd: 'Al die ad-hoc-initiatieven zijn daar uiteindelijk in opgegaan'. De nota pleitte voor het gebruik van een overkoepelend Enterprise Content Management Systeem voor de Vlaamse overheid. Een totaalpakket dat naast een stimulans voor de digitale samenwerking en documentbeheer en -archivering, ook mogelijkheden biedt op vlak van web content management en data-archivering. In die zin lopen er binnen de Vlaamse overheid een aantal tests met het open source content management programma Alfresco. 'Die resultaten zijn bijzonder goed', zegt Lathouwers. Ondertussen is het project binnen de Vlaamse overheid uitgebreid van 50 naar een 1.000-tal gebruikers. Uiteindelijk wil Lathouwers een CMS centraal beschikbaar stellen voor de Vlaamse overheid, zonder dat dit weliswaar een verplichte afname wordt. Toch heeft Vlaanderen met Documentum, die tool eigenlijk al in handen. 'Maar uit onze ervaring blijkt duidelijk dat zowel qua kostprijs, gebruik als flexibiliteit in het beheer deze oplossing niet handig genoeg is', zegt Lathouwers. De voorgenomen maatregelen kunnen het uiteindelijke archiefbeheer alleen maar beter maken….
