30 oktober 2007
Tweederde van de bedrijfsmanagers heeft het donkere vermoeden dat in hun organisaties vaker wel dan niet wordt gewerkt met de verkeerde versies van gegevens en documenten. En hoe verkeerd ook: een deel van de medewerkers zegt er niets van als ze er uiteindelijk achterkomen dat ze onjuiste informatie hebben gebruikt en verstrekt. Ondanks alle gevolgen die dat voor hun organisaties kan hebben. 67 Procent van alle ondervraagden op meer uitvoerende niveaus binnen organisaties vermoedt (of weet bijna zeker) dat collega’s bewust of onbewust wel eens gebruik gemaakt heeft van een verkeerde versie van documenten. 10 procent van de ondervraagden is stellig in de verwachting dat die verkeerde informatie elders opnieuw is gebruikt en heeft in vele gevallen daarvan ook bewijs beschikbaar. Ruim een op de zes medewerkers liegt over fouten die zijn ontstaan door dat verkeerde versiegebruik bij presentaties aan collega's, management, leveranciers of klanten. Mannen doen dit vaker uit schaamte dan hun vrouwelijke collega's. Dat alles (en nog veel meer) blijkt uit een onderzoek van Tower Sofware, een leverancier van software voor Enterprise Content Management). Het onderzoek (‘Document Mayhem in the UK and Republic of Ireland’) is uitgevoerd door Dynamic Markets in het Verenigd Koninkrijk en Ierland.
Paul Brenchley, Vice President van Tower Software in de Europese en Afrikaanse region legt het als volgt uit: ‘The most common outcome from these errors among respondents was personal embarrassment (23%). But, this pales against the business reality of losing customers, legal battles, staff dismissals, poor publicity and worst of all – failing to meet regulatory compliance such as Sarbanes-Oxley, Basel II, MIFID, e-government and beyond. Perhaps more worrying, is that these statistics are just the errors that we know about, or that people are prepared to admit to. The problem is probably far greater, particularly as the errors are perpetuated by the re-use of wrong or out of date computer files, documents and email. 63% of employees questioned say negative consequences have resulted from the presentation of incorrect information. 8% say legal action was taken out against their organisation, 7% say they suffered bad publicity and 6% say they actually lost customers’. 85 % van alle senior managers worden geconfronteerd met minimaal een bedrijfsproces dat te maken heeft met risico-afwegingen, wet- en regelgeving, financiële compliance, governance of exceptionele groei. 40 % van de senior managers heeft met al deze items te maken in meer dan een bedrijfsproces. 34 % van de medewerkers belast met de uitvoering van deze werkzaamheden controleert niet welke versie van het document ze onder handen hebben, maar doet dat omdat collega’s met die bestanden of documenten hebben gewerkt. Ze moeten dus wel ‘in orde’ zijn. Dit gebeurt meer in het bedrijfsleven (6%) dan bij overheidsinstellingen, omdat in de private sector de aanwezigheid van bedrijfsbrede oplossingen voor document- en records management nog niet breed is geaccepteerd. Volgens Tower Software komt dat omdat de publieke sector al veel langer veel strikter is gereguleerd. Bijna de helft van alle ondervraagden (47 %) geeft toe dat er minder fouten zouden worden gemaakt wanneer bestanden op een goede manier zouden worden gedeeld. Vaak is dat niet geprotocolleerd of worden de bestaande protocollen niet nageleefd, omdat er niet of nauwelijks op wordt gecontroleerd. Bijna een derde van de ondervraagden (30 %) gelooft dat indien dat wel het geval was hun organisaties beter in staat waren om aan wet- en regelgeving te voldoen; 27 % denkt ook dat de compliance- en governance-situatie van hun organisaties aanzienlijk zou verbeteren. Brenchley wijst er terecht op (zie het citaat hierboven) dat het onderzoek het topje van de ijsberg aantoont, dat het alleen maar gaat om de gevallen die aan het licht gekomen zijn en dat de werkelijke situatie veel erger is. Also interesting is that 35% of employees think a computer file sharing system would allow them to track the source of leaked email’, zo gaat Brenchley verder. ‘Technically, email content is a corporate file, and should be treated as such. Anecdotes such as government agency employees leaking confidential reports to the press is indicative of the growing corporate risk posed by poor email management’. Wel opvallend is dat het onderzoek zelf niet is gepubliceerd, alleen een persbericht . Dat is jammer, maar misschien komt dat nog….
