1 oktober 2008
Een kleine organisatie kan het zich in principe niet veroorloven om belangrijke documenten slechts op een plaats te bewaren. Adviseurs op het vlak van Storage en Retrieval zeggen dat het bewaren van bestanden op externe hard disks en CD's belangrijk is, maar als het kantoor afbrandt zijn de gegevens verloren. Digitale opslag wordt steeds meer kritiek voor organisaties; het is dan ook geen wonder dat online backup- en opslagdiensten zich als een belangrijke Web 2.0.-functionaliteit hebben weten te vestigen. Een grote groep leveranciers concureert met elkaar om de aandacht van de kleinere organisaties, die het Internet willen gebruiken om hun gegevens veilig te stellen. Het wordt dan ook steeds moeilijker te bepalen met welke dienst een kleinere organisatie in zee moet gaan. We laten hier een aantal aanbevelingen volgen die dat keuzetraject wat eenvoudiger kunnen maken. Allereerst is het verstandig te bezien welke leveranciers van diensten backups en andere opgeslagen bestanden ook opslaan op een tweede, mirror-locatie, op een andere plek. Vance Checketts, Chief Operating Officer van EMC Mozy, een leidende online opslag-site, verwees naar 'the horror of backup tapes from the University of Utah Medical Center being stolen from an offsite facility. If the facility had used an online backup service', zo legde hij uit, 'the health records for 2.2 million patients would not have been lost'. Heel vervelend, al werden de gestolen bestanden uiteindelijk weer teruggevonden. Die strategie van 'dubbele' opslag 'will cost the service provider more and cost you more, but you have to decide for yourself how much risk exposure you want to take', zo vult Adam Couture, analist bij Gartner aan.
Volgens David Friend, Chief Executive Officer van Carbonite, een andere online opslag-dienstverlener, 'the service must be dead simple and automatic. When you're out in the field and sitting in a Starbucks, your backup should be working', zo zegt hij. Experts benadrukken ook een leverancier te kiezen die betrouwbaar is en al een tijd in deze dienstverlening actief is. 'You want to find someone that is a big, well-financed business, because when you need your backup, you want your vendor to be there', zegt Friend. Daniel Stevenson van Iron Mountain Digital benadrukt dat eveneens: 'Is this a fly-by-night operation or a vendor that truly understands what it means to protect customer information?' De reputatie van de dienstverlener is eveneens een belangrijk gegeven, zeker voor kleine bedrijven als klinieken, schrijvers en adviseurs. Hun klanten vertrouwen immers op de informatie die door heb wordt geproduceerd. Uitproberen van de dienstverlening kan nooit kwaad, zegt Sam Gutmann, CEO van Intronis Technologies. 'Make sure you do some test restores and can get the data back if you need to'. Couture wijst er op dat 'an ideal service should support multiple operating systems. Some do not support Mac, for instance'. Cheketts en Gutmann benadrukken ook het belang van encryptie voordat het online wordt opgeslagen, en het liefst met behulp van Advanced Encryption Standard (AES). Friend benadruk de noodzaak 'for unlimited storage due to the possibility of users having to contend with a convoluted purchasing process at the moment they need to add capacity. Users will get a confusing message — they won't know what to do with it. You shouldn't have to think about that stuff'. Een ideale dienst, zo zegt Stevenson, 'should be able to retain data for any period of time. You should also be able to save copies at various stages. This way, it's quicker to back up the files with just the latest changes and you can restore from any point'. 'The services should allow users to choose which types of files they want to back up', zo zegt Couture. 'If I'm a businessman paying for the backup, I don't want to pay for MP3 recordings, just XLS, PPT, Word files — things that are truly related to the business. Volgens Gutmann 'one fee worth paying for is compression. That way, you can fit more data into the space you're purchasing. While some vendors charge $1 a gig for uncompressed space, Intronis will charge $2 for compressed space, however'. En daarnaast, zo gaat Couture verder: 'Watch out for files being copied more than once, since this can run up the bill. Vendors like Carbonite charge a flat fee for unlimited storage, such as $49.95 bucks a year, while others like Mozy charge per gigabyte for its business product. Therefore it's important to make sure the vendor offers deduplication and backs up files only once. If you're not doing deduplication, the amount of storage you can consume is going to be a lot larger than if you're not doing deduplication'. Een hele hoop aanbevelingen, nuttig om mee te nemen. Een ander belangrijk punt, en we spreken hier uit eigen ervaring, probeer te achterhalen hoe de bereikbaarheid van de leverancier is geregeld. Het is prettig als in het weekeinde of na werkuren ook nog iemand bereikbaar is. Dat lijkt vanzelfsprekend bij deze dienstverlening, maar het is het niet. Helaas….
