Category Archives: Publicaties

Een digitale paradox ? Een onderzoek naar de samenloop van de WOB en de Databankenwet

24 januari 2007
Door de evolutie van digitale technologie neemt het denkbaar bereik van, en de mogelijke toegang tot informatie toe. De komst van het internet en het World Wide Web hebben gezorgd voor optimale informatieproductie, -opslag en –distributie, waarmee burgers in principe maximaal toegang krijgen tot digitale informatie. De overheid bevordert op allerlei manieren digitale ontsluiting en openbaarmaking van overheidsinformatie. Openbaarheid is geen doel op zichzelf maar is onder meer van belang bij het verkrijgen van steun van burgers voor het overheidshandelen. Juist in de huidige tijd is openbaarheid daarom van cruciaal belang. Alom wordt geconstateerd dat de distantie tussen burgers en overheid is vergroot. Overheidshandelen zonder maatschappelijk draagvlak dupeert de democratische verhoudingen. Het is mede daarom dat het belang en de waarde van actieve openbaarheid en maximale transparantie van de overheid volop in de belangstelling staan. Volgens sommigen is actieve openbaarheid zelfs een kerntaak van de overheid. Openbaarheid van overheidsinformatie heeft daarnaast ook historische, culturele en educatieve waarde. De openbaarheid van overheidsinformatie wordt wellicht tenietgedaan middels intellectueel eigendomsrecht. Onder een paradox wordt verstaan ‘een schijnbare tegenstrijdigheid, stelling of uitspraak die schijnbaar ongerijmd is, maar bij nader onderzoek waar blijkt te zijn.’ Er wordt in dit kader wel gesproken van een digitale paradox: door digitalisering is het mogelijke bereik van de overheid naar burgers enorm toegenomen; anderzijds wordt de openbaarheid van informatie mogelijk gefrustreerd door intellectuele eigendomsrechten van belanghebbenden. In dit artikel wordt verslag gedaan van een onderzoek naar de samenhang tussen de Databankenwet en de Wet openbaarheid van bestuur (voortaan: WOB). De vraag is: belemmert de Databankenwet wellicht actieve, online openbaarheid, conform de WOB, van informatie opgenomen in databanken?

Emiel Mettes

Continue reading →

Records Management: een onmisbare compliance- en performance resource ?

22 december 2006

Records Management heeft de afgelopen jaren, met name in de Verenigde Staten, grote aandacht gekregen, vooral voor wat betreft de rol die het kan spelen in het kader van compliance en het bereiken daarvan. Toch blijkt het problematisch om het management te overtuigen van het belang van records management, niet alleen voor compliance, maar ook voor het bereiken van kostenvoordelen, betere procesperformance en een betere informatievoorziening en -infrastructuur. We hebben hier een viertal white papers opgenomen die vanuit verschillend gezichtspunt het belang van records management benadrukken. De eerste white paper probeert vanuit het gezichtspunt van EMC aan te geven waarom een bedrijf records management moet implementeren, wat de voordelen zijn en op welke wijze het methodisch kan worden gerealiseerd. De tweede paper is van Xerox en richt zich met name op de integratie van ‘electronic records management’ binnen document management; als voorbeeld wordt Xerox’ eigen product DocuShare gebruikt. De derde publicatie is een uitgebreide studie van Cohasset Associates op basis van FileNet Records Manager naar de kostenvoordelen die op basis van records management kunnen worde gerealiseerd. Het is een interessante studie, die ook voor Nederlandse implementatietrajecten, en niet alleen van FileNet producten, erg nuttig is, omdat er zich geboden wordt op baten van records management. In de kosten-baten analyses zijn de baten van records management vaak moeilijk te concretiseren. Deze studie kan hierbij van groot nut zijn. De laatste publicatie hier richt zich op het door Cohasset ontwikkelde concept van ‘Assured Records Management’. In opdracht van EMC indroduceert Cohasset hier een ‘structured methodology to significantly improve the retention and disposition of valued electronic information assets. De paper sluit af met een ‘self assessment’, waarbij als afsluiting wordt aangegeven dat ‘organizations that fail this self assessment are at substantial risk and need to get moving on the road to Assured Records Management’. Mijn evaluatie van deze vragenlijst leidt tot de conclusie dat voor vele Nederlandse organisaties deze afsluiting zeer toepasselijk is….

Continue reading →

Wie controleert het Internet ?

5 augustus 2006

Nog geen tien jaar geleden verklaarde de Internet theoreticus John Perry Barlow in de beroemde (of beruchte, het hangt er maar vanaf hoe je het bekijkt) ‘Declaration of Independence of Cyberspace‘: ‘Governments of the Industrial World, you weary giants of flesh and steel, you are not welcome among us. ….You have no sovereignty where we gather’. Hoe snel kan de wereld veranderen. In 2000 al bepaalde een Frans gerechtshof dat Yahoo, een Amerikaans bedrijf toch, de Franse wet diende te volgen en er voor moest zorgen dat Nazi-objecten niet online in Frankrijk konden worden verkocht via haar veiligsites. Yahoo verklaarde eerst dat er sprake was van censuur, vervolgens dat het onmogelijk was om Franse websurfers te herkennen; uiteindelijk boog het bedrijf en gebruikt het geografische-filters om er zich van de verzekeren dat de getoonde sites voldoen aan de Franse wettelijke standaarden. Tegelijkertijd gebruikt het dezelfde software om Franse gebruikers Franstalige advertenties te tonen. Een geluk bij een ongeluk….

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

Information Lifecycle Management en Archivering: de visie van SUN Microsystems

3 augustus 2006

Information Lifecycle Management (ILM) is de laatste jaren binnen de opslagwereld een hot item geworden. ILM richt zich op het management van de lifecycle van informatie, met name door het gebruik van diverse opslagsystemen, die de kosten van oplsag op de wat langere termijn in de hand houden. ILM richt zich sterk op een hardware-omgeving; dit is ook niet verwonderlijk aangezien de grote voorstanders van ILM hardwareleveranciers zijn van grote ‘storage en retrieval’-systemen. SUN Microsystems heeft een aantal white papers gepubliceerd die ILM en archivering op langere termijn met elkaar verbinden. Deze zes white papers (verspreid uitgebracht) zijn door ons verzameld en in een logische volgorde geplaatst. Deze white papers zijn vooral voor DIV-ers en archivarissen erg nuttig om te zien hoe een vooraanstaande leverancier van opslagsystemen tegen archivering aankijkt. De white papers geven inzicht in de visie en de argumenten van leveranciers van opslag-hardware. Dit is erg nuttig in de discussies met automatiseerders en leveranciers van soft- en hardware en maakt het makkelijker implementatietrajecten van ILM te beoordelen.

Continue reading →

De status van ODF: de waarde en de betekenis

27 juni 2006

De ODF Alliance heeft een aantal white papers gepubliceerd over het ODF-formaat, die de moeite waard zijn om te lezen. Deze brochures gaan in op de waarde die het Open Document Formaat heeft voor een organisatie en datgene waarvoor het formaat bij uitstek geschikt is: duurzame bewaring en toegankelijkheid van digitale documentbestanden. De brochures maken helder waarom met name overheden een gestandaardiseerd open bestandsformaat als uitgangspunt dienen te nemen.

ODF Alliance

Continue reading →

Documentbeheer: een onvermoede goudmijn !

24 mei 2006

Het implementeren van document management kost veel tijd en energie. Is document management wel rendabel ? En hoe pak je het proces aan om er zeker van te zijn dat de voordelen worden benut ? Universitair docent Document Management aan de Open Universiteit en vakredacteur van Facto Magazine Maarten van Veen aan tafel met drie directeuren in het werkveld van documentbeheer.

Dennis Mensink

Continue reading →

De automatisering van het databasebeheer. Wie bewaakt de bewaker ?

11 maart 2006

ICT managers doen hun uiterste best om alles bij te houden wat te maken heeft met compliance, beveiliging en het toepassen van verbeteringen. In de praktijk blijkt echter zeer regelmatig dat er een ding is dat wordt vergeten: de beveiliging van de database. Dat heeft te maken met een zeer fundamentele vraag, namelijk wie nu eigenlijk de data controleert. Databases blijken namelijk het ongeveer laatste bastion te zijn van handmatige beheershandelingen. Ze hebben Database Administrators (DBA’s) nodig om een aantal handmatige processen uit te voeren noodzakelijk om het benodigde beheer uit te voeren. In de meeste gevallen heeft een DBA volledige en ongehinderde toegang tot en controle over de databases die zij beheren. Dat op zich is niet erg; wel dat zij niet of nauwelijks verantwoording daarover afleggen en hun werkzaamheden niet of nauwelijks worden gecontroleerd. Zelf de meest rigoreuze compliance-controles binnen het databasebeheer kunnen door iedere DBA worden omzeild.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

De toekomst van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV)

4 maart 2006

Dit artikel is het resultaat van een onderzoek naar de toekomst van de afdeling DIV binnen organisaties. In de eerste plaats worden de begrippen ‘informatiemanagement’, ‘document management’, ‘records management’ en ‘knowledge management’ tegen elkaar afgezet om de verschillen en relaties duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de geschiedenis van informatiemanagement in organisaties, in het perspectief van zowel de modernistische traditie waarin informatiesystemen ontstaan, als de postmodernistische ‘informatie-explosie’. In het tweede gedeelte van dit artikel wordt expliciet gekeken naar het ontstaan en de taken van de afdeling Documentaire InformatieVoorziening (DIV) als reactie op deze filosofische paradigma’s. Tot slot staat de literatuur speculatie toe over een aantal toekomstige ontwikkelingen binnen de afdeling.

Evert Florijn

Continue reading →

Building the record keeping system

2 februari 2006.

In 2001 verscheen een artikel waarin wij verslag deden van een onderzoek waarin een organisatiekundige, informatiekundige en archiefkundige invalshoek werden gecombineerd bij het verbeteren van de performance van bedrijfsprocessen. Wij stelden daarin, op basis van uitgebreid onderzoek en diverse casestudies dat het archivistische concept van het ‘record keeping system’ gebruikt kon worden als een instrument om de performance van de documentstromen binnen bedrijfsprocessen te verbeteren, en dus, als gevolg daarvan, ook de performance van de bedrijfsprocessen zelf. Het artikel zelf verscheen in de Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences. Op dit congres is de bijdrage ook gepresenteerd. Het artikel is een samenvatting van de theorie zoals wij die hebben ontwikkeld aangaande de bedrijfskundige betekenis van een archivistisch georiënteerde inrichting van de informatiehuishouding.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector
Gert van der Pijl
Pieter Ribbers

Continue reading →

De selectie van informatie: het fenomeen

6 januari 2006

Het functioneren van de Westerse samenleving is in de laatste decennia afhankelijker geworden van de exponentieel groeiende hoeveelheid beschikbare gegevens en de informatie die eraan ontleend wordt. Diverse onderzoeken die naar de groei van de informatiemassa zijn ingesteld komen uit op een groeicijfer in de jaren na 1950 van om en nabij de 10 % per jaar. Bij veel van de geproduceerde informatie past de vraag in hoeverre die bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Veel van de aangeboden gegevens zijn nauwelijks bruikbaar. De informatieconsumptie, de kennisneming van alle aangeboden informatie en het gebruik ervan, blijft ver bij die groei achter. Geconfronteerd met deze enorme informatiestroom is de gebruiker niet meer in staat de herkomst, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van die informatie vast te stellen. Daarnaast: het handelen van mensen en instellingen blijkt – na een bepaalde grens – zeer informatie-ongevoelig te zijn. De verbetering van de kwaliteit van de besluiten is verwaarloosbaar klein in vergelijking tot de hoeveelheid informatie die daarvoor wordt gebruikt. Dat heeft te maken met het feit dat de bruikbaarheid in belangrijke mate wordt bepaald door de context van de verkregen gegevens. Verder bleek dat deze grote informatiemassa enorme eisen stelde aan opslag, beheer en toegankelijkheid. Via het inzetten van innovatieve computersystemen en speciaal ontwikkelde database- en document-managementsoftware (DMS) werd ernaar gestreefd zowel het opslagprobleem de baas te worden als alle niveaus van de organisatie tijdig van relevante, correcte en noodzakelijke informatie te voorzien. Belangrijk zowel voor opslag als voor informatievoorziening is het fenomeen informatieselectie, dat de basis vormt voor een verantwoorde keuze van relevante gegevens uit de informatiemassa die de huidige samenleving produceert. Het maken van een verantwoorde keuze impliceert ook de onontkoombare vernietiging van irrelevante informatie.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

Encryptie en archief: hoe staat het met de toegankelijkheid ?

12 november 2005

Veel bedrijven en organisaties voelen zich onder druk van allerlei wettelijke regels en allerlei beveiligingsproblemen genoodzaakt om hun documenten, e-mail en andere archiefbestanden via encryptie te beschermen. De vraag is of deze bedrijven in staat zijn om de berichten en documenten te ontsleutelen op het moment dat ze nodig zijn. Op het moment dat zo’n bericht nodig is en het bericht is niet te ontsleutelen dan dient op dat moment de eindgebruiker te worden gelocaliseerd die er encryptie op heeft toegepast en moet gehoopt worden dat:
a. deze nog de beschikking heeft over de decryptie-sleutel; en
b. de sleutel voor de decryptie nog geldig is. Het toepassen van encryptie op digitale archiefbestanden is geen normale praktijk maar komt wel steeds dichterbij, nu allerlei compliance-vraagstukken bedrijven ertoe brengen om het archiveren van e-mail, document-bestanden en databases opnieuw te bekijken.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

Het begrip context vanuit archiefwetenschappelijk perspectief.

13 september 2005

Het begrip ‘context’ is in de jaren negentig van de twintigste eeuw in zwang geraakt binnen de archiefwetenschap. Dit betekent overigens niet dat archivarissen daarvoor niet met ‘context’ bezig waren. Ze gebruikten de term niet, maar hielden bij onderzoek van archieven altijd rekening met de omgeving waaruit het betreffende archief voortkwam. In zijn algemeenheid wordt vervolgens ook met het begrip ‘context’ de omgeving bedoeld die het archief genereert, structureert en bevraagt. Maar dit is wel een heel algemene aanduiding die niet of nauwelijks specificeert wat er nu met de term ‘context’ wordt bedoeld. Context en archief worden op verschillende manieren afgebakend (if all) en veelal worden de contextuele verschijnselen tot een omschrijving van het begrip ‘context’ gebombardeerd. De algemene omschrijving hierboven definieert het begrip ‘context’ bijvoorbeeld al op basis van datgene wat met het archief gebeurt; als definitie blijft eigenlijk alleen ‘omgeving’ over. De omschrijvingen geven dus wel aan wat tot de context van het archief moet worden gerekend, maar veelal niet wat ‘context’ zelf is. Verwarrend wordt het vervolgens als op basis van wat tot de context van het archief wordt gerekend, onderscheid wordt gemaakt in meerdere ‘contexten’.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading →

Administratieve logistiek binnen “administratiefabrieken” en (documentaire) informatievoorziening

14 augustus 2005

In het afgelopen decennium zijn managers ervan overtuigd geraakt dat wijzigingen in organisatie en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Verbeteringen in beheersing en inrichting van het primaire proces hebben betere service tegen lagere kosten gerealiseerd. Deze verbeteringen waren veelal het resultaat van de toepassing van logistiek en daarop gebaseerde principes. De ‘integrale besturing van goederenstromen en de daaraan gekoppelde informatiestromen’ heeft ertoe geleid dat bedrijven hun externe en interne doelstellingen bereikt hebben; naar buiten toe concurrentievoordelen en naar binnen toe een instrument om de kosten te beheersen. Tegelijkertijd heeft de voortschrijdende kantoorautomatisering de prestaties van routineprocessen sterk verbeterd. De toepassing van logistiek vereist een nauwkeurige analyse van werkprocessen en de voor de voltooiing van het werk benodigde (documentaire) informatie. Aan het gebruik en het beheer van deze informatie is tot nu toe slechts geringe aandacht besteed; de rol van de (documentaire) informatievoorziening als succesfactor voor het slagen van veranderings- en ver-beteringsprocessen is echter doorslaggevend.

Geert-Jan van Bussel

Ferdinand Ector

Continue reading →

Informatievoorziening, onzekerheid en de ‘wetten van Finagle en Cook’.

15 juli 2005

Reeds een aantal jaren worden de ‘grenzen’ van de informatievoorziening aangegeven door twee ‘wetten’, namelijk die van Finagle en Cook. Beide ‘informatica-wetten’ zijn in Nederland niet zo bekend als die van Murphy (‘Als er iets fout kan gaan, dan gaat het ook fout’) en Brooks (‘Murphy is een optimist’) (1), maar zijn evenals deze van belang bij de ontwikkeling en inrichting van een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Beide wetten leggen er de nadruk op dat ondanks of dankzij de hoeveelheid gegevens of informatie de onzekerheids-factor (erg) groot blijft (2). De beide wetten bevestigen steeds opnieuw dat management zal blijven wat het altijd geweest is: doelbewust omgaan met onzekerheid en ‘onzekere’ informatie. Management kan immers beschouwd worden als geobjectiveerde subjectiviteit, waarbij getracht wordt op grond van gegevens / informatie subjectieve omgevingsfactoren door middel van geobjectiveerde beslissingen te beïnvloeden.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

Peer-to-peer met Freenet

7 juli 2005

In de column van de maand juli 2005 wijs ik op het verschijnsel Freenet. In dit artikel wil ik wat verder ingaan op dit peer-to-peer netwerk (te vergelijken met KaZaa), dat ondanks een nog beperkt gebruik steeds populairder wordt. Freenet is interessant vooral omdat de filosofie zoals die in ontwikkeld door Ian Clarke grote consequenties heeft. Freenet is een grootschalig peer-to-peer netwerk dat de krachten van deelnemende computers over de hele wereld bijeenvoegt om een enorm virtueel informatie-'pakhuis' te creëren, waardoor iedereen vrij kan publiceren of informatie kan bekijken. Clarke definieerde vier kenmerken van Freenet:

* Duurzaam: alle interne processen zijn volledig geanonimiseerd, waardoor het voor een aanvaller vrijwel onmogelijk wordt om informatie te vernietigen of controle over het systeem te verkrijgen.

* Vrij van censuur: Freenet maakt het extreem moeilijk in de gaten te houden welke informatie door de gebruiker gepubliceerd, geraadpleegd of opgeslagen wordt.

* Veilig: opgeslagen informatie in Freenet wordt beschermd door een sterke cryptografische coderingen, waardoor kwaadwillend knoeien of vervalsen zo goed als onmogelijk gemaakt wordt.

* Efficiënt: Freenet verveelvoudigt en verplaatst informatie op een dynamische manier als reactie op de hoeveelheid vraag naar bepaalde informatie. Op deze manier wordt een efficiënte service verschaft en wordt een minimale hoeveelheid bandbreedte gebruikt. Niet of nauwelijks gevraagde informatie zal na verloop van tijd door het gebrek aan verplaatsingen en opvragingen automatisch verdwijnen.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

‘Fixed content’, context en SOX.

1 juni 2005

Documenten zijn ‘fixed content’. De vorm, structuur en inhoud van de opgenomen data liggen vast. Het is niet de bedoeling dat daarin wijzigingen worden aangebracht. Gebeurt dat wel, en wijzigt een document dan ontstaat in principe een nieuwe versie ervan. Die nieuwe versie heeft een andere status, speelt een andere rol binnen het verwerkingsproces van de data en is eigenlijk een nieuw document. Een document echter dat nauw verbonden is met het document waaruit het voortkomt. Het kan niet zo zijn dat de data die in een document zijn opgenomen ‘on the fly’ veranderen en dat automatisch enkel en alleen de laatste, meest actuele versie beschikbaar is. Dat kan alleen als daartoe bewust door de maker ervan wordt besloten. En als de reden waarom dat gebeurt bekend is.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

ReMANO 2004. Een referentiemodel voor RMA-software.

1 juni 2005

ReMANO staat voor Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid. Het is bedoeld als een overzicht van specificaties die aan Record Management Applicaties (voortaan: RMA) moeten (c.q. mogen) worden gesteld. ReMANO kan als richtlijn worden gebruikt bij de aanschaf van dit soort applicaties door Nederlandse overheidsinstellingen en bedrijven. RMA’s zijn primair bedoeld om in een geautomatiseerde omgeving archiefbeheer mogelijk te maken, zowel van digitale als niet-digitale bestanden. Digitale bestanden worden in de RMA opgenomen op een wijze die de controle ervan enkel aan de RMA toestaat. Niet-digitale bestanden worden in de RMA enkel opgenomen door middel van hun registratiegegevens; het beheer ervan vereist nog steeds actieve handelingen van de mens. Een goed ingerichte RMA kan voor de digitaal daarin opgenomen archiefbestanden een groot deel van de beheershandelingen zelf verrichten, zonder dat de mens daarop hoeft in te grijpen. Uiteraard kan de organisatie die een RMA gebruikt zelf bepalen in hoeverre de RMA deze handelingen automatisch mag uitvoeren. Een RMA kan bijvoorbeeld op basis van de ingegeven selectielijsten en de daaraan gekoppelde bewaartermijnen automatisch een vernietigingshandeling uitvoeren; in de praktijk zal het wenselijk zijn de applicatie deze handeling niet automatisch te laten uitvoeren, maar eerst menselijke controlehandelingen uit te voeren.

Drs G.J. van Bussel MBA

Continue reading →

Digitale weerbarstigheid

23 mei 2005

De verworvenheden van het digitale tijdperk worden niet altijd als een lust ervaren, integendeel: regelmatige storingen, onverwachte en (on-)zichtbare computeracties, ondoorzichtige beheerstructuren en onbegrijpelijk taalgebruik maken deze verworvenheden vaker tot een last dan (met name) leveranciers zouden hopen. Iedere computergebruiker, iedere informatiebewerker kent de gevoelens van machteloosheid als ‘hij het niet doet’ en de woede als belangrijke deadlines worden gemist, ‘alleen maar’ omdat het systeem is gecrashed of omdat belangrijke bestanden om wat voor reden dan ook niet vindbaar zijn. Stressballen komen op dat moment volledig tot hun recht, en ook boksballen zouden van tijd tot tijd niet misstaan.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

De digitale eeuwigheid ?

23 mei 2005

Dat we er aan gewoon geworden zijn gaat wat ver, maar een ding is ondertussen wel duidelijk: voor je het weet ben je al je gegevens kwijt. Dat is ieder van ons overkomen, wellicht al meer dan één keer. Als gegevens en documenten lange tijd bewaard moeten worden (tientallen of honderden jaren), zoals dat met ons cultureel erfgoed het geval is, is het daarom verstandig rekening te houden met de zwakheden van de informatietechnologie.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →

“Iedereen is van minuut tot minuut te volgen”. De risico’s voor de privacy in het hackers-tijd

11 mei 2005

Veel van de huidige digitale discussie staat in het teken van privacy, auteursrechten en kopieerbeveiliging van cd’s en software. In onze netwerkmaatschappij is bijna iedereen van minuut tot minuut te volgen. Wat internetgebruikers en mobiele bellers doen is voor het bedrijfsleven al sinds jaren geen geheim. Politie en geheime diensten krijgen steeds meer greep op deze persoonsgegevens. In verschillende landen, waaronder Nederland en Groot-Brittannië, zijn internetaanbieders en telecommaatschappijen verplicht om gegevens van klanten op te slaan en de overheid toegang daartoe te geven. Als het aan de Europese Commissie ligt wordt de bwaarplicht van dit soort gegevens nog zwaarder. Deze inbreuk op de privacy baart zorgen.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading →