17 november 2008
Langdurige centrale opslag van alle reisdata van de OV-chipkaart is overbodig. Dat bericht werd vanochtend bekend via Webwereld. Iemand die even gebabbeld had met een archivaris of records manager had dat kunnen weten, want het is een vrij simpel adagium van de implementatie van bewaartermijnen. Maar Trans Link Systems dacht dat de fiscus dit verplichtte. Uiteraard is dat niet het geval. Op dit moment slaat het systeem van Trans Link Systems alle reisbewegingen van mensen in een centrale database op, die vervolgens zeven jaar lang bewaard wordt om de financiële administratie te onderbouwen naar de fiscus toe. Reisbewegingen zijn echter niet voor de fiscale administratie nodig, wel de declaraties of overzichten daarvan. Maar zeker niet bij Trans Link Systems ! Facturen zijn de basis van een administratie en zo zijn bijvoorbeeld in de telecomindustrie niet de losse telefoongesprekken maar de totalen van belang voor afrekening tussen de bedrijven en met de klanten. Het Ministerie van Financiën laat weten dat reisbewegingen zeven jaar lang bewaard moeten worden, door de werkgevers wel te verstaan. Werkgevers die reiskosten vergoeden moeten hun administratie onderbouwen met een overzicht van gemaakte reizen. Dat is nu ook al zo voor papieren kaartjes of registratie van autoritten. Omdat de OV-chipkaart eigenlijk onvoldoende bewijs levert zouden de bonnetjes niet gelden. Maar in een besluit van de Belastingdienst wordt dat probleem verholpen door het uitprinten overzichten van vervoerders toch goed te keuren.