Van Bussel Document Services is een van de weinige bedrijven (internationaal) die richtlijnen en normen inzake informatiebeheer en archivering volgens een gestandaardiseerde procedure toetst.
De procedure voor organisatietoetsen kan hier worden geraadpleegd.
De procedure voor de toetsen op software-functionaliteiten kan hier worden geraadpleegd.
Er worden drie soorten toetsen uitgevoerd:
- een nulmeting. In een nulmeting wordt de betreffende norm of richtlijn punt voor punt doorlopen en besproken, zodanig dat helder wordt wat de situatie is binnen de organisatie (c.q. wat de status is van de functionaliteiten in de software). Beschikbaar bewijsmateriaal wordt overlegd. De nulmeting is niet specifiek gericht op aantonen en bewijzen, maar brengt in kaart wat de situatie is en wat nog moet gebeuren om aan de richtlijn of norm te kunnen voldoen. Er wordt geen rapport opgemaakt van een nulmeting.
- een pre-audit. In een pre-audit wordt punt voor punt de compliance van de organisatie of software (architectuur) getoetst en besproken. Beschikbaar bewijsmateriaal wordt overlegd. De pre-audit is gericht op het bepalen van compliance en dus op aantonen en bewijzen. Een pre-audit vindt plaats op een moment dat een organisatie of softwareleverancier denkt al ver te zijn in de ontwikkeling van de omgeving en de software, maar nog niet verwacht volledig compliant te zijn. Een pre-audit is er op gericht te bepalen aan welke eisen reeds wordt voldaan, welke eisen nog openstaan en welke aanbevelingen er nog zijn. Een pre-audit eindigt met een rapportage en met een pre-audit-verklaring die een geldigheid heeft van een jaar.
- een audit. De audit is er op gericht om compliance aan te tonen met de vereisten die in richtlijnen en normen zijn gesteld. De audit is gericht op aantonen en bewijzen, ingericht en uitgevoerd zoals in de gestructureerde procedures is vastgelegd. De audit eindigt met een auditrapportage en (indien compliant) met een Verklaring van Compliance, met een geldigheid van drie jaren.
Van Bussel Document Services voert toetsen uit volgens de volgende normen en richtlijnen:
- ISO 15489: 2016
- ISO 16175-1/2: 2016/2020
- ISO 23081: 2017
- ISO 30301: 2019
- ISO 16363: 2012
- DUTO
- ED3
- RODIN
- KIDO
Elke toets levert een toetsingsportfolio op, waarin zijn opgenomen een overzicht van de doorlopen procedure, de credentials van de toetser, een toetsingsrapport, een samenvattend auditrapport en een verklaring van compliance.
Er zijn in Nederland geen bedrijven die door de Raad voor Accreditatie geaccrediteerd zijn om op deze normen te toetsen. Wij zijn dat dus ook niet. Wij hebben ook niet de intentie om een dergelijke accreditatie te verwerven. Deze richt zich immers meer op de bureaucratische inrichting van het toetsingsproces dan op de inhoudelijke deskundigheid van de toetser. Onze toetsen zijn onafhankelijk en, gezien onze grote ervaring met het uitvoeren van deze toetsen, betrouwbaar.
Hieronder een overzicht van alle geldige verklaringen (waarbij tevens opgenomen zijn die organisaties waarvan de Verklaring onlangs is verstreken en die in het proces van hertoetsing zijn opgenomen):
VBDS Pre-Audit Verklaringen
Geen geldige verklaringen
VBDS Verklaringen van Compliance
ISO 16175: 2020
AFAS Software, AFAS Profit ERP, versie 3 (oktober 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 23 september 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 oktober 2027.
Archive-IT, AIR, versie 23.10.01 (september 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 8 oktober 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 november 2027.
BCT, Corsa Cloud (April 2024)/Corsa 2023 Summer, Verklaring van Compliance, afgegeven op 7 mei 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2027.
Decos Software Engineering, JOIN Zaak & Document, versie 2024.5 (juni 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 2 september 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 oktober 2027.
De Ree archiefsystemen, MAIS-Flexis, versie 22.3 (databaseversie 22.0), Verklaring van Compliance, afgegeven op 15 november 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2025.
Genetics BV, PowerBrowser Suite, versie 14.16.3 (augustus 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 2 september 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 oktober 2027.
Gouw IT, Gouw Belastingen, versie 2024.3.13.xx (juni 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 25 juni 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juli 2027.
Ilionx Group BV, OneGov 365 Zaaksysteem, versie 9.7 en 9.8 (juni 2022), Verklaring van Compliance, afgegeven op 3 oktober 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 oktober 2025.
Metaobjects, JVS 3.9, Domein Onderwijs (september 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 8 december 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2027.
Mozard BV, Mozard Opus X, release 52 (mei 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 8 juni 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juli 2026.
NotuBiz Nederland BV, Politiek Portaal, versie 2023 (release 17 april), Verklaring van Compliance, afgegeven op 12 juli 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 augustus 2026.
OpenText Software GmbH, Extended ECM/Content Management, versie 24.4 (mei 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 28 juni 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juli 2027.
PinkRoccade Local Government, iBurgerzaken (in combinatie met iBrondocumenten, Makelaarsuite en iArchief) (mei 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 31 mei 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2027.
PinkRoccade Local Government, iZaaksuite (in combinatie met Makelaarsuite en iDocumenten (mei 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 21 mei 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2027.
Ricoh Nederland BV, DocuWare, versie 7 (januari 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 20 februari 2023. Alleen geldend voor de door Ricoh Nederland BV aangeboden implementaties. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 maart 2026.
SER Solutions GmbH, Doxis ICA Intelligent Content Automation, Version 12 (September 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 12 oktober 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 november 2026.
Stadsbeheer BV, LEEF, versie 2.5 (september 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 30 oktober 2024. Versie 2.6. (30 oktober 2024) zijn onder deze verklaring gebracht. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2027.
Stipter, Maatschappelijk Ondersteuningsplatform (MO Platform), versie 3.30 (mei 2022), Verklaring van Compliance, afgegeven op 27 juni 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juli 2025.
Visma Circle, Djuma (november 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 11 december 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2027.
Visma Raet, YouForce/YouServe Personnel File, versie 9.1 (April 2022), Verklaring van Compliance, afgegeven op 17 mei 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2025.
Visma Roxit, MOORwerkt (in combinatie met Archiefmodule, Managementinformatie en Fundament) (mei 2024), Verklaring van Compliance, afgegeven op 28 mei 2024. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2027.
Visma Roxit, Rx.Zone, in combinatie met Rx.Zone Archiveren, versie 2.0 (oktober 2021), Verklaring van Compliance, afgegeven op 18 november 2021. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2024.
Visma Roxit, Rx.Enterprise, versie 2.0 (november 2021), Verklaring van Compliance, afgegeven op 25 november 2021. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2024.
Visma Roxit, Rx.Mission (inclusief Archiefmodule en Fundament) (juni 2023), Verklaring van Compliance, afgegeven op 7 juli 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 augustus 2026.
xxllnc bv, xxllnc zaken, versie 2023.2.0, Verklaring van Compliance, afgegeven op 19 mei 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2026.
NEN 2082
Geen geldige verklaringen meer.
ISO 23081: 2017
De Ree archiefsystemen, MAIS-Flexis, versie 22.3 (databaseversie 22.0), Verklaring van Compliance, afgegeven op 28 oktober 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 november 2025.
ED3
DE REE archiefsystemen, MAIS-eDepot (november 2022), Verklaring van Compliance, afgegeven op 14 december 2022. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2026.
Regionaal Archief Rivierenland, eDepot (met gebruikmaking van MAIS-eDepot), Verklaring van Compliance, afgegeven op 3 januari 2023. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 februari 2026.
