De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen omgaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de overheidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het probleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brandbrief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te ondoordacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet worden gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden.
De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrijving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gesproken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen technisch probleem.
Wie is eigenlijk het e-depot? Het zijn vooral de archiefdiensten die zich zo positioneren. Maar is dat wel zo? Elke overheidsorganisatie kan een e-depot zijn als de eisen worden ingevuld. Als er dus een digitale beheeromgeving is die de wettelijke vereisten waarborgt voor context, authenticiteit, metadatering en toegankelijkheid. Als die beheeromgeving onderdeel is van een kwaliteitssysteem. Als het bestuur van de organisatie die beheeromgeving aangewezen heeft voor blijvende digitale bewaring. En als er gecontroleerde toegang is tot openbare informatie. Dick Bunskoeke wees daar al op in 2013.
Die interpretatie maakt meer opties voor digitale bewaring mogelijk dan alleen een archiefdienst. Een gemeente zou bijvoorbeeld blockchain-technologie kunnen inzetten om archieven te bewaren. Een commercieel bedrijf zou een digitale beheeromgeving in de cloud kunnen inrichten die door een gemeente wordt aangewezen als bewaarplaats. Digitale toegankelijkheid voor lange tijd kan buiten een archiefdienst om geregeld worden.
Als de wettelijke eisen maar worden ingevuld.
De discussie dient over iets anders te gaan dan techniek, namelijk over de archiefdiensten in het archiefbestel. Spelen archiefdiensten daarin een rol en welke is dat dan? Heeft het huidige bestel en de huidige wetgeving nog toekomst? Vindt er tijdens de digitale revolutie ook een bestelrevolutie plaats? Dat is een politieke discussie, geen vakinhoudelijke. Maar het is wel de discussie die moet worden gevoerd!
Blijven praten over e-depots als technische voorziening is alleen maar gerommel in de marge.
Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2017, nr. 5, p. 34.
