Category Archives: Digital Archiving

AI and digital preservation

Interesting paper (february 2024) about the role of AI for the preservation of archives.

According to the abstract:
‘This paper delves into the historical evolution of preservation methods driven by technological advancements as, throughout history, libraries, archives, and museums have grappled with the challenge of preserving historical collections, while many of the traditional preservation methods are costly and involve a lot of manual (human) effort. AI being the catalyst for transformation could change this reality and perhaps redefine the process of preservation; thus, this paper explores the emerging trend of incorporating AI technology into preservation practices and provides predictions regarding the transformative role of Artificial Intelligence in preservation for the future. With that in mind, this paper addresses the following questions: could AI be what changes or creates a paradigm shift in how preservation is done?; and could it be the thing that will change the way history is safeguarded?’

I don’t really know if it would be a paradigm shift or that it changes the way archives are safeguarded.

That AI might redefine the process of preservation: I don’t doubt that. The process of preservation can be automated and the information needed to do so is available. So, it is quite possible that an Artificial Narrow Intelligence would be of enormous help in processing al those routine tasks now done by people.

But: it would mean indexing all known data about the process (processes) of preservation and meticulously designing an AI driven process, with several human controls.

Citation:
Z. Teel (2024). ‘Artificial Intelligence’s Role in Digitally Preserving Historic Archives’, Preservation, Digital Technology & Culture, Vol 53, NO. 1. Online source. For download here.

Published in a LinkedIn post in september 2024.

‘Cloud computing’ als realiteit en risico

Toen de redactie van het tijdschrift Informatieprofessional (IP) mij vroeg om voor het oktobernummer mijn licht eens te laten schijnen op de juridische implicaties van ‘cloud computing’ werd ik gestimuleerd om weer eens wat literatuuronderzoek en webresearch te doen. Wetende dat ‘cloud computing’ een enorme vlucht aan het nemen is, is het de moeite waard eens in beeld te brengen wat het begrip betekent en welke implicaties dat heeft voor de wereld om ons heen. We hebben immers de mond vol van ‘cloud computing’, van Web 2.0. en van het semantische web. Op het moment dat ik mijn manuscript bij de redactie had ingediend, besteedde De Financiële Telegraaf kort aandacht aan het verschijnsel, en dan met name aan de risico’s die het met zich meebrengt en de nieuwe regelgeving die nodig zou zijn. Of dat nodig is laat ik in het midden; zeker is, dat er (naast baten) veel risico’s zijn.

Bij de term ‘cloud computing’ komt bij mij altijd The Big Switch. Rewiring the world, from Edison to Google van Nicholas Carr voor de geest. Niet omdat het een geniaal boek is (want dat is het niet), maar wel om de levendige en enthousiaste beschrijving van de wonderen en gevaren van het Internet, de ‘World Wide Computer’, zoals Carr het noemt. Het is een vreemd boek, dat eigenlijk niet over ‘cloud computing’ gaat, maar het toch beschrijft. Het bestaat uit twee delen, die weinig gemeen hebben, behalve dat ze over het Internet en daaraan gerelateerde verschijnselen gaan. In het eerste deel (blz. 5-103) beschrijft Carr de geschiedenis van elektriciteit en van computers en vergelijkt daarbij de ontwikkeling die daarbij werd doorgemaakt, van een technologisch beperkt, lokaal gebruik tot een snel gecentraliseerd netwerk van verbindingen. Zowel elektriciteit als computers veranderden de manieren waarop we leven, met elkaar omgaan en zaken afhandelen. De gebruikte metafoor stelt Carr in staat om te stellen dat het Internet, door de integratie die het genereert, de aanleiding is van de wisseling van het lang gebruikte client-servermodel naar, wat hij noemt, ‘utility computing’. ‘Utility computing’ wordt, zo zegt Carr, net zoals de elektrische stroom vooral gefaciliteerd door de ontwikkelingen in netwerktechnologie. In een dergelijke omgeving fungeren sommige bedrijven als ‘utilities’, die enkel een platform bieden waarop andere partijen toepassingen ontwikkelen. Gebruikers kunnen die platformen snel en tegen lage kosten benutten om daarop snel allerlei toepassingen aan hun klanten als dienst aan te bieden. In dit deel van The Big Switch beschrijft Carr ‘cloud computing’ in optima forma. In het tweede deel van zijn boek (blz. 105-232) schrijft Carr over allerlei aspecten, die de ‘World Wide Computer’ bepalen en de dreigingen, die daaruit voortvloeien (bijvoorbeeld voor de privacy van de gebruikers). Hoewel zeer lezenswaardig hebben deze hoofdstukken vreemd genoeg weinig te maken met het verschijnsel ‘cloud coumputing’, zoals dat in het eerste deel zo enthousiast is gepresenteerd.

Continue reading →

The Information Society: Transformations

Een film van het Aspen Institute for Humanistic Studies, met Marc Porat als executive producer en schrijver. De film is gebaseerd op zijn PhD dissertatie, The Information Economy (Stanford, 1976). Volgens de inleiding poneerde hij daarin: ‘a macroeconomic model showing that an emerging “information sector” comprised of knowledge workers and information technology would become the dominant driver of the U.S. economy and workforce.’

Het is een ‘journey into memory lane’. Ik herinner me dat ik de VHS band hiervan ooit gehad heb. Met het verdwijnen van mijn VHS speler is ook de film uiteindelijk ooit verloren gegaan. Des te beter dat we deze film kunnen zien op YouTube, daar geplaatst door de regisseur David Hoffman. Het is een bijzondere film, waarin Porat als visionair de ‘dawn of the computer age’ voorspelde. Het is intrigerend dat er toen al zorgen waren over de problemen met privacy, desinformatie en informatie overload, problemen die vandaag de dag nog steeds niet zijn opgelost. Integendeel!

Ondanks het feit dat het jargon wat anders is geworden en het bewustzijn wat meer is ingedaald nu we midden in de ‘computer age’ zitten, is het nog steeds de moeite waard om dit mooie staaltje van futurisme te bekijken. Het duurt ongeveer een uur, maar het is meer dan de moeite waard en het roept nog steeds vele vragen op. Gebaseerd op wat bekend was eind jaren ’70, weet de film met overtuiging de toekomst te voorspellen. Dat wij nu kunnen zeggen dat de film het grotendeels bij het rechte eind had, is een brevet van vermogen van Porat. De film is ook gearchiveerd.

Herdruk

In februari 2017 (we werden wat laat op de hoogte gesteld) verscheen ‘Digital Archiving, Green IT and the Environment: Deleting Data to Manage Critical Effects of the Data Deluge’ als laatste (10de) hoofdstuk in Shaun Pather (ed.), Leading Issues in ICT Evaluation Research, Vol. II, Reading: Academic Conferences and Publishing International Ltd, 2017), pp. 200-220.

Dit boek is een compilatie van tien zorgvuldig geselecteerde artikelen (2010-1015), verschenen in The Electronic Journal for Information Systems Research (EJISE), die beschouwd worden als een reflectie van de ‘leading issues’ in de evaluatie van informatiesystemen in de genoemde periode. Als zodanig worden ze beschouwd als ‘invaluable to both the research and practitioner communities’. Het bovengenoemde artikel verscheen in EJISE, vol 18 (2015), nr. 2, pp. 187-198. Een PDF daarvan is hier te downloaden. De tekst van het hoofdstuk is ongewijzigd gebleven, maar wel voorzien van een inleiding door de redacteur. In deze inleiding werd aangegeven waarom dit artikel in de bundel is opgenomen. Ik laat deze redactionele inleiding hieronder volgen.

‘The phenomenal reach of networks in our modern inter-networked society of the 21st century suggests that we are witness to an exponential growth of data storage across both cloud and localised systems. Moore’s law (Moore, 1965) implies a massive increase in requirements for data storage (see e.g. Chip, 2005a). However, given that storage is largely dependent on energy, the inter-networked era is placing an undue premium on the judicious application of limited energy sources. Thus whilst this paper by van Bussel, Smit and van de Pas is not based on a typical IS evaluation problem, it does provide a basis for a new dimension of evaluation. Given that the cost of data storage will decrease as the demand increases, the evaluation of energy costs of IS projects will undoubtedly be necessary. This paper, then, provides a basis on which a new perspective of IS project (ex-ante) should evolve, involving an evaluation of the ‘greenness’ of the IS infrastructure. The outcomes of such evaluation should assist in ensuring that hardware architecture of IS will draw only minimally on the already constrained resources of the natural environment’.

Shaun Pather, Leading Issues, p. 200.

Het boek zelf is verkrijgbaar bij de Academic Bookshop, voor £19.00.

E-Depot

De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen omgaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de overheidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het probleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brandbrief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te ondoordacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet worden gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden.

De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrijving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gesproken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen technisch probleem.

Wie is eigenlijk het e-depot? Het zijn vooral de archiefdiensten die zich zo positioneren. Maar is dat wel zo? Elke overheidsorganisatie kan een e-depot zijn als de eisen worden ingevuld. Als er dus een digitale beheeromgeving is die de wettelijke vereisten waarborgt voor context, authenticiteit, metadatering en toegankelijkheid. Als die beheeromgeving onderdeel is van een kwaliteitssysteem. Als het bestuur van de organisatie die beheeromgeving aangewezen heeft voor blijvende digitale bewaring. En als er gecontroleerde toegang is tot openbare informatie. Dick Bunskoeke wees daar al op in 2013.

Die interpretatie maakt meer opties voor digitale bewaring mogelijk dan alleen een archiefdienst. Een gemeente zou bijvoorbeeld blockchain-technologie kunnen inzetten om archieven te bewaren. Een commercieel bedrijf zou een digitale beheeromgeving in de cloud kunnen inrichten die door een gemeente wordt aangewezen als bewaarplaats. Digitale toegankelijkheid voor lange tijd kan buiten een archiefdienst om geregeld worden.

Als de wettelijke eisen maar worden ingevuld.

De discussie dient over iets anders te gaan dan techniek, namelijk over de archiefdiensten in het archiefbestel. Spelen archiefdiensten daarin een rol en welke is dat dan? Heeft het huidige bestel en de huidige wetgeving nog toekomst? Vindt er tijdens de digitale revolutie ook een bestelrevolutie plaats? Dat is een politieke discussie, geen vakinhoudelijke. Maar het is wel de discussie die moet worden gevoerd!

Blijven praten over e-depots als technische voorziening is alleen maar gerommel in de marge.

Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2017, nr. 5, p. 34.

Three Keys to Digital Preservation: Management, Technology, and Content.

Dit is een webinar van Edward Corrado en Heather Moulaison Sandy dat de basisprincipes van digital preservation onderzoekt en bespreekt, beginnend met een omschrijving van wat het is. Ze bespreken vervolgens de drie fundamentele en intergerelateerde facetten van digital preservation: management, technologie, en content. Het webinar kijkt ook naar de levensloop van digitale objecten, waar op gelet moet worden als preservaeringsprojecten worden opgestart, duurzame technieken en de beschikbare modellen en technische resources die beschikbaar zijn. Het webinar duurt een uur, maar geeft in een kort bestek een vrij volledig overzicht van de stand van zaken.

Lost Forever: The art of film preservation

Een korte documentaire (van ongeveer een half uur) over de ins en outs van het preserveren van films. Interessante documentaire van Gravitas Docufilms uit 2011. Zeer de moeite waard!

The Science of Surveillance

Surveillance is het monitoren van gedrag, activiteiten, of andere veranderende informatie, meestal van mensen, met het doel hen te beïnvloeden, managen, sturen en beschermen. Het kan obeservatie op afstand betreffen met behulp van camera’s, maar ook het onderscheppen van electronisch gecommuniceerde informatie. Het kan ook betrekking hebben op menselijke ‘achtervolgers’, het afluisteren van telefoongesprekken of onderscheppen van de traditionele post.
Dit programma (van ongeveer drie kwartier) introduceert het concept van de ‘surveillance society’ en laat zien hoe technologie wordt ontwikkeld om mensen en objecten te identificeren, monitoren en volgen.
De kijker komt tot de conclusie dat surveillance technologie wijst op een paradox, namelijk dat het voordelen brengt van veiligheid en gemak, maar wel ten koste van verlies aan privacy en individuele vrijheden.
Een ‘must see’!

‘Information Accessibility, Archiving and Organizational Accountability in a digital age

Op 26 oktober 2016 mocht ik een keynote uitspreken op het congres Trust and Transparancy in E-Government, georganiseerd door de Hogeschool van Oslo en Akershus in Oslo. Samen met Luciana Duranti, hoogleraar Archivistics aan de University of British Columbia in Vancouver, die de eerste keynote uitsprak, mocht ik het congres inleiden. Ik besteedde in mijn voordracht vooral veel aandacht aan de relatie tussen toegankelijkheid, archivering en verantwoording. Het was een interessant congres, waarop (voor zover ik weet) voor de eerste keer expliciet nadruk werd gelegd op de nauwe relatie tussen eGovernment en archivering. Een van de interessante facetten van mijn keynote was de revitalisering van Eric Ketelaar’s concept Archivalisering als een aanduiding van de sociale dynamiek binnen organisaties en de effecten die dat heeft op de omgang met informatie. Ik gebruikte dat concept als aanduiding van bewuste en onbewuste effecten van persoonlijk gedrag in organisaties. Een iets andere betekenisinhoud dan Ketelaar voor ogen stond bijna twintig jaar geleden. Het is dan ook de vraag of ik het concept hiervoor wel kan gebruiken, want het is erg moeilijk een concept van een andere betekenisinhoud te voorzien dan oorspronkelijk bedoeld.

Voor de uitgesproken keynote klik hier.

Citatie:

G.J. Van Bussel, ‘Information Accessibility, Archiving and Organizational Accountability in a digital age’, Proceedings of the International Conference Trust and Transparancy in E-Government, Oslo, October 26, Keynote 2 (only in electronic format on DVD).

An Accountability Challenge

In september 2016 participeerde ik in de European Conference on Information Systems management in Evora (Portugal) en presenteerde ik een paper over de rol van context in Enterprise Information Systems. Het draaide daar vooral op de uitdaging die context vorm voor het afleggen van verantwoording. De belofte die Enterprise Information Systems bieden op accountability en compliance worden niet of nauwelijks ingevuld. Een van de redenen daarvoor is het feit dat het belang van archivering niet of nauwelijks wordt onderkend. Archivering zorgt er voor (hoewel ook dit niet eenvoudig is) dat informatie verbonden blijft met de context. De paper biedt een beschouwing over hoe dat in Enterprise Information Systems zou kunnen.

Voor de paper: klik hier.

Citation:

G.J. Van Bussel, ‘An Accountability Challenge. Capturing records and their context in Enterprise Information Systems’, P. Silva, A. Guerreiro and R. Quaresma (eds.), Proceedings of the 10th European Conference of Information Systems Management. ECISM 2016, Evora, Portugal, 8-9 September 2016 (Reading: ACPI, 2016), pp. 204-211.

In data we (don’t) trust!

Halo Business Intelligence publiceerde in juli 2015 de onderstaande visualisatie over de betrouwbaarheid van data binnen bedrijven. Als iets de noodzaak illustreert voor een een meer gestructureerder management van informatie is het wel dit. Is deze visualisatie zelf betrouwbaar? Eerlijk gezegd heb ik geen idee, maar het bevestigt wel het beeld dat ik in de afgelopen jaren zelf gecreëerd heb op basis van de ervaringen uit mijn eigen beroepspraktijk.

Digital Vellum: Vint Cerf at Università Telematica Internazionale UNINETTUNO, 2014.

Een ICT grootheid horen spreken over Digital Preservation en het belang van het behouden van informatie? Kijk en luister naar deze voordracht van Google’s Chief Internet Evangelist Vint Cerf (een van de mede-uitvinders van het Internet) over zijn (en Google’s) Digital Vellum.

Een interessante voordracht. In plm. 15 minuten loodst deze techneut je door het probleem van digitale duurzaamheid.

Digitale Duurzaamheid is ‘ineens’ op de agenda gezet. Dat gebeurt pas als een erkende ICT grootheid (wat Cerf onmiskenbaar is!) het als een probleem definieert.

Ongeacht de wetenschappers en archivarissen die er zich al druk over gemaakt hebben! En als het echt op de agenda staat, komen we steeds dichter bij een ‘oplossing’.

Digitaal Geheugenverlies

De VPRO-documentaire Digitaal Geheugenverlies concentreert zich op de duurzaamheid van moderne artefacten zonder een materiële vorm. Een documentaire die inzicht biedt in de rol van de archivaris voor het in stand houden van informatie ‘door de eeuwen en eeuwen’. De film waarschuwt voor de gevolgen van maatschappelijk geheugenverlies. Een van de aanleidingen voor de film was de onbegrijpelijke beslissing van de Nederlandse overheid om de bibliotheek van het Koninklijk Instituut voor de Tropen zonder slag of stoot ‘weg te bezuinigen’, zonder voor rede vatbaar te zijn.

Deze video kan alleen bekeken worden via de site van de VPRO via deze link:

Digitaal Geheugenverlies

Vereisten voor een infrastructuur voor Digital preservation

Nog steeds actueel:
Key Organizational-Infrastructure Requirements for Preservation Programs
(uit: Preservation in the Age of Large-Scale Digitization. A White Paper, by Oya Y. Rieger.
Februari 2008.

Over Cloud en Big Data – artikel in META

In META. Tijdschrift voor Bibliotheek en Archief, 2015, nr. 4, blz. 32-35, verscheen mijn artikel ‘Over Cloud en Big Data. Uitdagingen en onontkoombaarheid’. Het is als PDF te downloaden.

Ik sluit dat artikel af met de volgende bespiegeling:

“Cloud computing wordt in tijden van bezuiniging vooral gezien als een mogelijke en interessante automatiseringsoptie, ook in bibliotheken, musea en archieven. Het concept biedt vele mogelijkheden om kosten te besparen en tegelijkertijd kwaliteit en performance te verhogen. Uiteraard kunnen die laatste twee alleen indien de hiervoor aangegeven uitdagingen en juridische complicaties kunnen worden ondervangen. Veel organisaties zijn echter vooral gecharmeerd door de kostenverminderingen die kunnen worden gerealiseerd en de mogelijkheden om de eigen, complexe informatie infrastructuren af te bouwen. Ze zijn zich niet echt bewust van de potentiële problematiek, die cloud computing en Big Data met zich meebrengen. Juist die uitdagingen en complicaties echter oefenen rechtstreeks invloed uit op de performance van bedrijfsprocessen en zijn niet zomaar te ondervangen. Dat vergt nogal wat, waardoor het van belang is de organisatorische risico’s goed in kaart te brengen en af te wegen.”

Citatie: G.J. van Bussel, ‘Over Cloud en Big Data, Uitdagingen en onontkoombaarheid’, META. Tijdschrift voor Biblotheek en Archief, 2015, nr. 4, pp. 32-35.

Cost of Inaction Calculator

De Cost of Inaction Calculator is een model dat in 2014 gepresenteerd is door de University of Indiana. Het is een model dat gebruikt kan worden in de consterverings- en preservaringsactiviteiten van cultureel-historische instellingen.
Bekijk de website hier.

Bekijk een webcast over het waarom van dit model hieronder:

Falling Though the Cracks: Digital Preservation and Institutional Failures

Een video van de presentatie van Jerome McDonough, een associate professor Library and Information Studies aan de University of Illinois. In december 2014 hield McDonough een presentatie bij een seminar van de Coalition for Networked Information over Digital Preservation en de rol van de huidige instellingen als beheerders van cultureel historisch erfgoed. De presentatie wordt als volgt aangekondigd:

“Existing digital preservation efforts typically occur within the institutional contexts of libraries, archives, and museums, and focus on materials held to serve a given institution’s designated community. While there has been significant work over the last two decades on methods, models and best practices for digital preservation, as a community, we have paid less attention to the issue of whether our institutions themselves are designed in a way which facilitates long-term access to cultural heritage materials. This talk will identify ways in which the larger institutional structures within which preservation activities occur impede the preservation of cultural materials”.

De presentatie begint intrigerend en erg yummi met een intro over de Japanse keuken….

Wat dat met het verhaal te maken heeft wordt duidelijk, maar er zijn een minuut of zeven nodig voordat het verhaal echt op gang komt.

Into the Cloud

James Glanz van The New York Times en Ken Brill, oprichter van het Uptime Institute en een specialist in Datacenters en Cloud Computing bezoeken een datacenter en laten zien wat er nodig is om die continue in bedrijf te houden. Een zeer instructieve video van de New York Times, die hier te zien is.

De video is zeer aan te bevelen. Het maakt duidelijk wat er allemaal nodig is voor het in stand houden van bijvoorbeeld het World Wide Web. Cloud is een mooi woord, maar uiteindelijk is er natuurlijk een robuuste fysieke infrastructuur nodig, die een enorme aanslag doet op de jaarlijkse energieproductie!

Voor een overzicht van de uitdagingen waarvoor Digital Archiving gesteld wordt, zie een overzicht van artikelen, boeken en video’s bij Group47.

Publicaties in Electronic Journal of Information Systems Evaluation

In Electronic Journal of Information Systems Evaluation, Vol. 18 (2015), nr. 2, pp. 187-198 en 199-209 (let op: afwijkende paginanummering in bijgevoegde PDFs!) verschenen twee papers van mijn (gedeelde) hand. Deze papers zijn bewerkingen van twee conferentiepapers uit 2014, gepresenteerd bij de European Conference on Information Systems Management Evaluation (Gent). Deze beide conferentiepapers zijn ook op deze site gepubliceerd. In EJISE zijn aanzienlijk uitgebreide en gewijzigde versies van deze papers gepubliceerd. De papers zijn door de redacteuren geselecteerd uit alle bijdragen voor de ECIME conferentie en zijn in hun gewijzigde vorm opnieuw door een double-blind peer review gegaan, net als de conferentiepapers eerder. Voor de papers en hun citatie zie:

J. van de Pas, G.J. van Bussel, ‘Privacy lost – and found? The information value chain as a model to meet citizens’ concerns’, Electronic Journal of Information Systems Evaluation, vol. 18 (2015), nr. 2, pp. 199-209 (PDF).

G.J. van Bussel, N. Smit, J. van de Pas, ‘Digital Archiving, Green IT and Environment. Deleting data to manage critical effects of the Data Deluge’, Electronic Journal of Information Systems Evaluation, vol 18 (2015), nr. 2, pp. 187-198 (PDF)

Het volledige nummer van EJISE is hier te raadplegen.

Disembodying the past to preserve it

Een video van de presentatie van Digital Media Strategist Sarah Werner tijdens de conferentie Digital Preservation 2013 over de ‘mutual concerns of digitizing and preserving cultural heritage’. Een interessant verhaal met heldere en veelzeggende voorbeelden. Een transcriptie van haar verhaal is te lezen (in een onopgemaakt tekstbestand) via de site van de Library of Congress, hier.