Tag Archives: Verantwoordingssystemen

Het falen van de bestuurlijke elite

De crisis van nu is niet zo erg als in de jaren ’80. Er zijn immers minder werklozen dan toen, we hebben een minder grote staatsschuld, de inflatie is veel lager en de export blijft hoger. Er is echter wel een fundamenteel verschil: de besturende elite wereldwijd faalt als nooit tevoren en de vertrouwens­crisis als gevolg daarvan is enorm.

In het afgelopen decennium heeft iedere ‘systeem-organisatie’ in de samen­leving (in Ne­derland, maar ook wereldwijd) zichzelf het imago van corrupt, incompetent, amoreel, onbetrouw­baar en niet integer bezorgd. Denk aan:

  • het graaien in de top van het bedrijfsleven;
  • overmatige onkostenvergoedingen en ‘gouden handdrukken’ bij bestuurders van publieke en private instellingen;
  • duistere transacties in de vastgoedwereld met het doel beleggers een poot uit te draaien;
  • frauduleuze transacties door directeuren van woningcorporaties;
  • negeren van wettelijke regels door overheden;
  • het ontlopen van verantwoordelijkheid door kerkelijke leiders voor bekend misbruik van jongeren door religieuzen;
  • het doen van allerlei politieke beloften om die vervolgens te negeren;
  • wetenschappers, die door idealen en financieel gewin verblind, de waarheid van onder­zoeksresultaten geweld aan doen; en
  • het weglopen voor politieke verantwoordelijkheid als ‘slechte’ tijden aanbreken.
Continue reading

Share This:

Lange termijnperspectief, verantwoordelijkheid en transparantie

De kredietcrisis heeft er ernstig in gehakt. Het onderzoek naar de oorzaken van de financiële crisis in Nederland toonde dat duidelijk aan. De commissie De Wit was door onbekendheid met het financiële systeem niet in staat helderheid te bereiken en liet het onderzoek als een nachtkaars uitgaan. De bankencrisis drukte de politiek met de neus op het feit dat financiële instellingen wel erg makkelijk vertrouwen op de belastingbetaler om bancaire problemen op te lossen. De politieke roep op meer en beter toezicht klinkt vaak.

Bert Scholtens is bijzonder hoogleraar Duurzaamheid en Financiële Instellingen aan de Rijksuniversiteit van Groningen. Hij heeft in een column in NRC Handelsblad, een duidelijk en helder stuk, daarop gereageerd. Scholtens klasseert die politieke roep als ondoordacht. De roep om toezicht mag dan begrijpelijk zijn, het kan nooit voorkomen dat mensen hun vertrouwen verliezen: banken nemen immers risico’s in het beheren van gelden om het mensen mogelijk te maken te betalen, te sparen en te lenen. Banken staan onder intensief toezicht, maar het toezicht wat er is, heeft gefaald. De zwakte van het toezicht zit in het feit dat de afgelopen decennia de eisen aan het eigen vermogen van de banken te soepel zijn geworden. Banken mochten van de toezichthouder steeds minder buffervermogen aanhouden, waardoor ze riskantere activiteiten konden ondernemen. Het afkalven van het aantal banken met een TripleA-ranking is daarvan een uiting. Een tweede tekortkoming is, dat het toezicht nooit kijkt naar de grootte, die de mogelijke verliezen zouden kunnen zijn, alleen naar de waarschijnlijkheid dat er iets gebeurt. De toezichthouder vereenzelvigt zich steeds meer met de sector, waarop het toezicht moet houden en wordt dus meer bankier dan toezichthouder.

Continue reading

Share This:

De vinger op de zere plek….

Ik las de afgelopen week het boek Black Hearts. One Platoon’s descent into madness in Iraq’s Triangle of Death van Jim Frederick. Dit boek, dat deze maand uitkwam, legt enkele vingers op een belangrijke zere plek. Frederick wijst op de psychiatrische problemen van vele militairen, die betrokken zijn geweest in militaire acties. Frederick onderzoekt daarin een peleton, ingezet in Irak, en hij wijst daarbij vooral op ‘the lack of accountability for the failure to properly handle a murderous, dysfunctional soldier’.

In een artikel in Time, van 22 februari 2010, gaat hij nogmaals nader in op de achterliggende problemen, die heel veel te maken hebben met het negeren van de verantwoordelijkheid, die het militaire gezag heeft, in ‘preventing a troubled soldier from becoming an unlawful killer’. Frederick citeert de Amerikaanse minister van Defensie Robert Gates, waarin deze het belang van ‘accountability’ benadrukt. ‘One of the core functions of leadership is assessing the performance and fitness of people honestly and openly. Failure to do so … may lead to damaging, if not devastating, consequences’. Juist dat, zegt Frederick, betekent een gigantische verandering in het leger.

Continue reading

Share This:

Amateurs

Begin maart verscheen het rapport van de enquêtecommissie van de Amsterdamse gemeenteraad naar de financiële wantoestanden in de stad. De gemeentefinanciën schieten structureel tekort, het college van Burgemeester en Wethouders deed niets en de gemeenteraad controleerde niet. Basistaken werden niet goed uitgevoerd. Het gemeentebestuur nam besluiten op basis van onjuiste informatie, greep niet in en volgde adviezen en aanbevelingen uit eerdere rapporten niet op. De gemeenteraad volgde liever hypes en vond financiën niet ‘sexy’. De gemeentesecretaris en de ambtelijke top faalden. Wethouders van Financiën wisten niet dat ze moesten besturen. De gemeentesecretaris wist ook niet welke rol te vervullen binnen het gemeentelijke apparaat.

Het onderwerp van de raadsenquête heeft (al wordt dat niet gezegd) een nauwe relatie met de ICT chaos, die Amsterdam óók kenmerkt. De rapporten daarover zijn veelzeggend. Niet op elkaar aansluitende en ‘lekke’ ICT systemen, geen informatievisie, informatiebeleid of informatiestrategie. Mislukte ICT projecten. Uit de hand lopende kosten. Geen ambtelijke discipline bij de invoer en verwerking van gegevens.

Het is niet vreemd dat het financieel mis gaat. Financieel administreren is grotendeels ‘gewoon’ informatiemanagement. Dat blijkt bij privacygevoelige informatie in de gemeente ook niet goed te gaan. Begin dit jaar kreeg Amsterdam nog een veeg uit de pan van de inspectie SZW: de gemeente doet (net als bijna alle andere gemeenten!) te weinig aan de beveiliging van Suwinet, het systeem waarmee overheidsorganen gegevens over burgers en bedrijven uitwisselen. Ambtenaren blijken regelmatig te snuffelen in die gegevens. Amsterdam blijkt slechts te voldoen aan twee van de zeven gestelde normen. Zo ontbreekt een beveiligingsbeleid, worden bevindingen over de beveiliging niet doorgegeven aan het management en hebben veel meer ambtenaren dan nodig toegang tot het systeem. Pijnlijk, omdat de eigen, interne accountantsdienst had geconstateerd dat alles op orde was. Maar ja, die voert ook de interne en externe controle op de financiën uit, en dat is geen succes.

De gemeente Amsterdam heeft een ingewikkelde informatie-infrastructuur. Zo’n omgeving vereist belangstelling voor informatiemanagement. Het gebrek daaraan is stuitend, en niet alleen in de gemeente Amsterdam.

Een onderzoeker van het Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis raakte een harde schijf kwijt met medische gegevens van 781 patiënten. Die schijf lag (tegen alle richtlijnen) achter in een auto toen hij gestolen werd. Het is een uiting van eenzelfde probleem: een falend bewustzijn van informatiemanagement.

En dat is het gevolg van informatie-incompetente bestuurders, politici en ambtenaren. Ze maken het besturen van informatie-intensieve organisaties tot een farce. Of, om Job Cohen uit 2009 te citeren: het zijn ‘allemaal amateurs’. Zeker als het gaat om informatiemanagement.

Maar de Amsterdamse wethouder van financiën heeft het liever over de voorjaarsnota.

Tja…

Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2016, nr. 3, p. 29.

Share This:

Congres De informatiemaatschappij van 2023

De informatiemaatschappij van 2023. Van Apocalyps tot Nirwana
Op 2 oktober 2013 organiseert het Lectoraat Digital Archiving & Compliance van de Hogeschool van Amsterdam een congres over de informatiemaatschappij in 2023.

Plaats:
Theater van ‘t Woord, Openbare Bibliotheek Amsterdam, Oosterdokkade 143.

Tijd:
09.00 u. – 18.00 u.

Thema
Een blik vooruit met visionairs die een stap verder zijn en inspiratie bieden voor de toekomst. Het Lectoraat Digital Archiving & Compliance kijkt voorbij de hype en trends en biedt kennis, eye openers en adviezen voor (digitale) archivarissen, informatieprofessionals, IT managers, Compliance Officers en iedereen die nadenkt over en bezig is met informatie en informatiemanagement.

De voortgaande digitalisering van de maatschappij heeft niet alleen invloed op de manier waarop met informatie wordt omgegaan en waarop informatie wordt gezocht en gevonden, maar heeft ook effecten op de bewijsplicht en de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties. Informatie is cruciaal. Informatietechnologie is een ‘commodity’. De exponentiële groei van de informatiemassa maakt duidelijk dat beheersing van informatiebronnen, informatiekanalen en informatietechnologie essentieel is. Hierbij is de informatiewaardeketen belangrijk: deze keten waarborgt de vier dimensies van informatie (kwaliteit, context, relevantie en voortbestaan), waardoor een reconstructie van acties, transacties, producten, beleid en processen mogelijk is in de tijd. Hoe manifesteert dit alles zich in 2023 ?

Continue reading

Share This:

‘Missing links’ herdrukt

In Archiefbeheer in de Praktijk is het artikel dat ik samen met Ferdinand Ector schreef in 2011, ‘Missing Links.Verantwoording en content bij organisatieverandering’ herdrukt. Het artikel is hier te vinden.

Share This:

Enterprise 2.0., Accountability and the necessity for Digital Archiving

In januari van dit jaar presenteerde ik een paper op de 20ste international Bobcatsss-conferentie in Amsterdam. Deze paper werd gepubliceerd in de conference proceedings. Deze paper is gebaseerd op mijn bijdrage aan de ECIME-conferentie in september 2011 (hier eerder gepubliceerd). Ik laat deze paper hier nu volgen.

Voor de paper: Paper G.J. van Bussel Enterprise 2.0.

Citatie: G.J. van Bussel, ‘Enterprise 2.0., Accountability and the necessity for digital archiving’, W.F. Riekert, I. Simon (eds.), Information in e-Motion. Proceedings BOBCATSSS 2012 – 20th International Conference on Information Science. Amsterdam, 23-25 January 2012 (Bad Honnef 2012), pp. 82-86.

Share This:

Missing Links

Ik kwam bij het maken van een nieuw overzicht van mijn publicaties tot de conclusie dat ik een in 2011 gepubliceerd artikel niet op deze site heb laten terugkomen. Die ommissie herstel ik hier. Ik laat de manuscriptvorm volgen van een publicatie die ik in het Handboek Informatiewetenschap gepubliceerd heb, samen met Ferdinand Ector.

Verantwoording is integraal onderdeel van ‘goed bestuur’ en sluitstuk van bestuurlijke verhoudingen. Verantwoording is het uitleggen, het bieden van inzicht over de recht- of onrechtmatigheid van handelen, over tekortkomingen, over de financiële of fiscale situatie en de uitvoering van specifieke transacties aan een relevant, ‘legitiem’ forum. Dat kunnen aandeelhouders zijn, burgers, mede-overheden, rechtbanken, beroepscommissies, toetsingsinstanties en dergelijke. Verantwoording afleggen heeft te maken met verantwoordelijkheden die organisaties hebben in het kader van de bestaande ‘checks and balances’. Naast de controlefunctie is ook maatschappelijk, democratisch en juridisch draagvlak voor de legitimiteit van handelen een belangrijk item. Het waarborgen van de rechts- en bewijspositie van een organisatie vloeit rechtstreeks voort uit dat draagvlak. Over verantwoording is veel geschreven.

Continue reading

Share This:

Reconstructing the past for organizational accountability

Mijn bijdrage aan de European Conference for Information Management Evaluation, die ik eerder op deze site heb gepubliceerd, werd door de redactie van het elektronische tijdschrift EJISE (Electronic Journal for Information Ssstems Evaluation) uitverkoren om in een aangepaste en uitgebreide vorm gepubliceerd te worden in eerste nummer van dat tijdschrift van 2012. Het artikel is (uiteraard) qua inhoud te vergelijken met mijn conference paper, maar werd op onderdelen uitgebreid. Net als de conference paper ging ook dit artikel door een ‘double blind peer review’ heen, waardoor ook de kwaliteit van dit artikel is getoetst.

Continue reading

Share This:

Accountability and the reconstruction of the past

Afgelopen week nam ik deel aan de European Conference on Information Management and Evaluation (ECIME 2011) in Como (Italië). Ik presenteerde daar mijn paper ‘Accountability and the reconstruction of the past‘. Het congres richt zich op de manieren waarop met IT, management en evaluatie  (toetsing) kan worden omgegaan. Er waren vele interessante tracks en presentaties (plm. 50). Mijn presentatie vond plaats in de track ‘Ensuring quality in digital record and archive services’, met Erik Borglund (Mid Sweden University) als voorzitter.

De toelating van de paper ging (net zoals bij alle wetenschappelijke congressen) via een ‘double blind peer review’, waardoor de organisatie van de conferentie in staat is alleen op basis van de wetenschappelijke kwaliteit van een paper een keuze te maken voor toegang tot het congres. De papers worden anoniem door referenten beoordeeld. Van Academic Conferences (de organisator) begreep ik dat er dit jaar 20 % van de ingezonden abstracts tot de conferentie was toegelaten.

Continue reading

Share This:

Op zoek naar de herinnering. Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance

7 december 2009

In dit boek introduceren wij de content-intensieve organisatie, een organisatie die content-intensieve bedrijfsprocessen uitvoert. Dit zijn bedrijfsprocessen waar de in-, through- en output als content is te benoemen. Content uit zich in documenten en archiefdocumenten. De creatie van deze uitingsvormen van content vindt plaats in (massale) repeterende processen. Wij constateren op basis van praktijkcases dat kwaliteit, context en infrastructuur van content cruciaal zijn voor performance. Vanwege die nauwe band tussen content en performance zijn het managen en coördineren van content essentieel voor iedere content-intensieve organisatie.

Het boek is in een paperback editie beschikbaar, xxiv + 473 blz., genaaid gebrocheerd, 17 x 24 cm., 90 grams HVO papier, glanzend gelamineerde kaft, met stellingen.

Het boek kost € 49,90 (exclusief verzendkosten) en is te bestellen via:

bestelformulier.doc

bestelformulier.odt

Dit boek richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die content (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. Het bevat een weergave van het onderzoek in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen dergelijke organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd. Dit kan door het optimaliseren van de content value chain, de processen die de kwaliteit van content waarborgen. Het afleggen van verantwoording aan legitieme fora (de overheid, de aandeelhouders, de rechterlijke macht, de maatschappij), ongeacht het moment in de tijd, een belangrijke prestatiedoelstelling is voor content-intensieve organisaties.  Daarvoor is de kwaliteit, de beschikbaarheid en de begrijpelijkheid van content, essentieel. In het boek wordt een model van een verantwoordingssysteem ontwikkeld waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd. Toepassing van het model leidt er toe dat content gebruikt kan worden om de rechtmatigheid van het handelen van content-intensieve organisaties aan te tonen en om de doelmatigheid van de bedrijfsprocessen te verbeteren. Het verantwoordingssysteem uit zich in een model van een metadataschema, de culmnatie van een vergelijkend onderzoek naar de tot op dit moment ontwikkelde metadatamodellen, de metadata horende bij de ‘content value chain’ en de principes die ten grondslag liggen aan het verantwoordingsysteemn: ‘provenance’, ‘context’ en ‘quality’. Met deze studie wordt een stevige basis voor de implementatie van Enterprise Content Management in content-intensieve organisaties gelegd. Daarnaast wordt het voor deze organisaties mogelijk verantwoording af te leggen en compliance (de aantoonbaarheid van het naleven van de bestaande wet- en regelgeving) te realiseren.

Geert-Jan van Bussel

Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Op zoek naar de herinnering….

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Building the record keeping system

2 februari 2006.

In 2001 verscheen een artikel waarin wij verslag deden van een onderzoek waarin een organisatiekundige, informatiekundige en archiefkundige invalshoek werden gecombineerd bij het verbeteren van de performance van bedrijfsprocessen. Wij stelden daarin, op basis van uitgebreid onderzoek en diverse casestudies dat het archivistische concept van het ‘record keeping system’ gebruikt kon worden als een instrument om de performance van de documentstromen binnen bedrijfsprocessen te verbeteren, en dus, als gevolg daarvan, ook de performance van de bedrijfsprocessen zelf. Het artikel zelf verscheen in de Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences. Op dit congres is de bijdrage ook gepresenteerd. Het artikel is een samenvatting van de theorie zoals wij die hebben ontwikkeld aangaande de bedrijfskundige betekenis van een archivistisch georiënteerde inrichting van de informatiehuishouding.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector
Gert van der Pijl
Pieter Ribbers


Continue reading

Share This: