Categoriearchief: Archieven

Learning about Archiving

Geef een reactie

Gogotraining.com biedt een enorme hoeveelheid online opleidingen aan. Een daarvan is ‘Archiving – Data Preservation, Economics, and Compliance’. Het is een interessant overzicht van het domein: gezien vanuit Amerikaans standpunt, maar wel duidelijk en goed te begrijpen. Het Gogo-kanaal op YouTube bevat alle modulen, maar die zijn uiteraard niet allemaal toegankelijk voor niet-betalende bezoekers. ik heb er twee gevonden die vrijelijk te zien zijn. Het ene gaat over de basisprincipes van Archiving en het verschil met backups. Het ander gaat over de economische aspecten ervan. Beide duren ongeveer een half uur.

Update 2 oktober 2014:
op het Gogotraining kanaal op YouTube zijn deze video’s verdwenen. Op de eigen website van GoGo is detraining nog steeds te vinden, maar blijken (m.u.v. de eerste module) de video’s achter een betaalmuur te zitten. Ik kan niet rechtstreeks verbinden met de betreffende video. Vandaar hier de link naar de cursus-site, waarop de eerste module gratis te zien is.

Records Management instructie

Geef een reactie

De site blackvault.com kreeg op basis van de Freedom of Information Act de onderstaande instructiefilm in handen voor FBI-personeel. De film verduidelijkt het belang van Records Management. Nuttig om te zien. Nog interessanter is het om te weten waarom de FOIA nodig was om de film boven tafel te krijgen….

‘Archivering is een commodity’

Geef een reactie

In het juli-augustusnummer van OD verscheen een artikel van Annemieke Adema, waarin ze verslag doet van een interview dat ze had met Geert-Jan van Bussel. Het interview ging over het lectoraat Digital Archiving & Compliance en de visie die daarin wordt gepresenteerd.

‘We zitten nu technologisch op een punt waarop volautomatische archivering mogelijk kan worden. Door studenten en het bedrijfsleven een multidisciplinair platform te bieden waarin samengewerkt kan worden aan prototypen, kunnen hier stappen in worden gezet. Het lectoraat wil dit platform bieden. Een lectoraat heeft de taak om vernieuwend te zijn voor het onderwijs door middel van praktijkgericht onderzoek’.

Het artikel: Archivering is een commodity.

Citatie: Annemieke Adema, ‘Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance. Archivering is een commodity’, OD, juli-augustus 2012, blz. 7-9.

‘Archiving should be just like an Apple’

Geef een reactie

Op 16 oktober om 16.00 u. zal Geert-Jan van Bussel zijn Lectorale Rede uitspreken in de Kohnstammzaal, op de 9de etage van het Kohnstammhuis van de Hogeschool van Amsterdam. In zijn rede zal hij de breedte van het vakdomein Digital Archiving en Compliance aangeven en zal hij ingaan op de vier dimensies van informatie: Kwaliteit, Context, Relevantie en Voortbestaan. In deze rede zal hij tevens een blik werpen op de competenties van een Digital Archivist (en/of een Compliance Officer). Om U alvast in de sfeer te brengen: de titel is: ‘Archiving should be just like an Apple, en acht andere nuttige (?) stellingen’.

Een Lectorale Rede is openbaar: dat betekent dat iedereen die het vakgebied een warm hart toedraagt, welkom is. De rede is van belang: het Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance is het enige in zijn soort in Nederland. Het wil een stimulans vormen voor het beroependomein, maar ook voor marktpartijen.

Ik nodig U (en Uw collega’s) van harte uit deze rede bij te wonen. Begin september zal er een speciale pagina op de HvA site worden geopend, waarop U zich kunt inschrijven.

Mocht U zich nu al willen inschrijven, klik dan hier en geef Uw naam en adres door (als U met meerdere collega’s wilt komen: geef dat dan ook even door). Ik zorg er dan voor dat U ingeschreven wordt en U ontvangt van mij dan een uitnodiging met alle benodigde gegevens. Als U er zeker van wilt zijn deze rede bij te wonen, schrijft U zich dan vroeg in, want de zaal heeft slechts een beperkte capaciteit (plm. 120-130 personen).

Nogmaals: de rede vindt plaats in het Kohnstammhuis, Wibautstraat 2-4
1091 GM Amsterdam, op de 9de etage in de Kohnstammzaal. Vanaf het Amstelstation neemt U de metro naar het station Weesperplein (2de stop), vanaf Centraal Sation (3de stop).

Geert-Jan van Bussel

Hoe Toy Story 2 gered werd….

Geef een reactie

Een toevallige vondst: een filmpje van Pixar dat duidelijk maakt hoe ze bijna een goot gedeelte van Toy Story 2 kwijtraakten, doordat ‘iemand’ een rm * commando ingaf (‘remove all’). En toen kwam de conclusie dat de backups niet hadden gewerkt ! De technisch directeur van de filmproductie bleek een kopie van de gehele film te hebben gemaakt en die op haar eigen computer thuis te hebben geplaatst. Op deze manier kon het meeste van de film worden gered.

Twee opmerkingen:

Hoe is het mogelijk dat er maar een backupsysteem werkte en dat niet voortdurend werd geverifieerd of de backup juist was. In de film wordt gesuggereerd dat er 20 tot 30 mensjaren werk verloren hadden kunnen gaan.
Het is verwonderlijk dat een film moet worden gered door een illegale kopie: het kan niet anders dan in een bedrijf waarin men uiterst voorzichtig is met ’things getting out’ in haar beleid blij is met kopieen buiten de muren van het bedrijf. Het redt de film, maar daartoe had men wat anders moeten regelenn

Wat gebeurde er werkelijk ?

Lees verder →

Is de cloud in te zetten voor archivering ?

Geef een reactie

Hans Pieterse studeerde onlangs af aan de Hogeschool van Amsterdam. Zijn scriptie over archivering en de cloud richt zich op een actueel thema, dat belangrijke consequenties kan hebben. Hans brengt die voor de gemeente Hoorn in kaart. Een vertrouwelijke bijlage is in deze publicatie niet betrokken. Deze heeft echter geen inhoudelijke consequenties, maar het vormt de basis voor de uitspraken over organisatiecultuur die gedaan worden. Hans is voor vragen bereikbaar op h.pieterse@ovi.com.

Diensten in de cloud zijn vanaf 2008 explosief gegroeid. Social media applicaties worden binnen de gemeente Hoorn al ingezet zoals onder andere Twitter en Yammer. Aan personeel wordt ook cursussen aangeboden in het gebruik van Facebook, Dropbox, Prezi enz., voorzieningen die draaien in de public cloud. Het is niet ondenkbaar dat de gemeente Hoorn een afweging moet gaan maken of zij ICT voorzieningen zoveel mogelijk in een eigen omgeving laat draaien of afneemt uit de cloud. Afname van diensten uit de cloud heeft gevolgen voor de informatie huishouding. Met dit onderzoeksrapport wil ik antwoord geven op de vraag of de cloud is in te zetten voor archivering?

Dit onderzoeksrapport bestaat uit hoofdstuk twee dat uitlegt wat cloudcomputing inhoud. Hoofdstuk drie geeft antwoord op de vraag of de cloud voldoet aan archiefwettelijke en bedrijfsjuridische bepalingen en interne regelingen. Het vierde hoofdstuk doet verslag van de bedrijfseconomische aspecten die van belang zijn met betrekking tot cloudcomputing ten aanzien van de zorg en beheer van het archief. Wat de invloed van cloudcomputing is op de bedrijfscultuur ten aanzien van archiefbeheer komt in hoofdstuk vijf aan de orde. Tot slot is in hoofdstuk zes de eindconclusie geformuleerd met een checklist die de gemeente Hoorn, maar ook andere gemeenten, kan gebruiken om op een verantwoorde manier de cloud in te zetten voor archivering.

Is de cloud in te zetten voor archivering

Bijlagen:

Bijlage 1 Eigendom social media

Bijlage 2 Principes HNW[1]

Citatie: Hans Pieterse, Is de cloud in te zetten voor archivering (Hogeschool van Amsterdam, 2011). Scriptie.

Bean en vernietiging

Geef een reactie

De woorden schieten hier te kort. Kijk in onderstaande video hoe Mr. Bean vernietiging van cultureel erfgoed een wat andere inhoud geeft….

Tenminste houdbaar tot….

Geef een reactie

Al bijna een jaar geleden studeerde Annemieke Adema af aan de Universiteit van Amsterdam op een scriptie over duurzame toegankelijkheid.

Deze scriptie heeft tot doel om een theoretische benadering te ontwikkelen die zorg draagt dat informatieobjecten gedurende de bewaartermijn toegankelijk zijn. Dit kan met behulp van drie benaderingen. De eerste benadering is op zoek naar de beste oplossing voor het behoud van duurzame toegankelijkheid van met name digitale informatieobjecten. De tweede benadering zoekt de samenwerking binnen en buiten de organisatie op om gezamenlijk te werken aan het behoud van de toegankelijkheid van informatieobjecten. De derde benadering wil door tijdig handelen en met behulp van samenwerking binnen de organisatie zorg dragen voor duurzame toegankelijkheid. Deze laatste benadering wordt in deze scriptie verder uitgewerkt.

Annemieke heeft ook een samnvatting van haar scriptie gepubliceerd in het tijdschrift OD. We publiceren hier vandaag beide.

Ten minste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid (Universiteit van Amsterdam, 2011). Scriptie.

Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, ‘Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid’, OD, oktober 2011, nr. 10, blz. 4-6.

Contextueel licht op digitale fotoarchieven

Geef een reactie

Afgelopen donderdag studeerde Caroline Grijsen af aan de Hogeschool van Amsterdam met een scriptie over de context van fotoarchieven en vooral de metadata die daarvoor noodzakelijk zijn. Het is een uitestekende scriptie geworden met een prima analyse. Het thema – fotoarchieven – is actueel en interessant. Het terugvinden van digitale foto’s en het kunnen plaatsen in een context is een van de grote uitdagingen voor erfgoedinstellingen. Caroline’s scriptie draagt hier een belangrijk steentje aan bij. Caroline is fotograaf en (nu ook) archivaris. Een unieke combinatie. Ik verwacht nog heel veel werk van haar over de archivering van fotomateriaal. In ieder geval: voor iedereen is het nodig om deze scriptie te lezen !

Citatie: Caroline Grijsen, Een contextueel licht op digitale fotoarchieven: metadata onder de loep (Amsterdam: Hogeschool van Amsterdam, 2012). Scriptie.

April 2026: deze scriptie is niet langer online beschikbaar.

Een kwestie van Kiezen

Geef een reactie

Op 19 juni studeerde Caroline de Hart (Streekarchief Heusden en Altena) af aan de Hogeschool van Amsterdam voor de opleiding Informatie en Media / Archivistiek B. Ze deed dat met een studie over acquisitie, acquisitieprofielen en acquisitieplannen. Een uitstekende scriptie, waarin een actueel en goed onderbouwd betoog over de stand van zaken op het vlak van acquisitie gegeven wordt. Deze scriptie is het waard om een grote verspreiding te krijgen, vandaar dat er hieronder een download van het bestand is te vinden. Hieronder een stuklje uit de inleiding van deze scriptie.

‘De archivaris heeft een grote invloed op het beeld dat men zich in de toekomst van het heden zal kunnen vormen. Wat door hem of haar wordt geselecteerd, blijft bewaard. Deze selectieactiviteiten richten zich echter vooral op overheidsinformatie. In recente literatuur wordt steeds meer gewezen op de tekortkomingen van overheidsarchieven voor het verkrijgen van een goed beeld van de maatschappij als geheel. Overheidsarchief geeft een eenzijdig beeld: het kan niet alle aspecten van de samenleving belichten. Om deze tekortkomingen te verhelpen wordt gepleit voor integrale archiefselectie: selectie van overheidsarchieven moet gebeuren in nauwe samenhang met de acquisitie van particuliere archieven (zoals de archieven van kerken, bedrijven en families). Door een combinatie van particuliere en overheidsarchieven te bewaren kan een evenwichtig beeld van het verleden worden verkregen. In tegenstelling tot overheidsarchieven, worden particuliere archieven echter niet standaard na 20 jaar naar archiefdiensten overgebracht. De Archiefwet 1995 heeft alleen betrekking op archiefmateriaal van overheidsorganisaties. Archiefinstellingen zijn niet verplicht particuliere archieven op te nemen in hun collecties, dit wordt aan hun eigen inzicht overgelaten’.

Lees verder →

Digital Preservation by Design

Geef een reactie

De New Zealand National Archives hielden afgelopen maart een congres onder de titel Digital Preservation by Design. De doelstelling van de conferentie was ’to stimulate discussion about how, when and why influencing the design of systems can support digital preservation and ultimately ensure that today’s information is available tomorrow’.

De keynote van deze conferentie werd verzorgd door Jeff Rothenberg, een van de meest invloedrijke denkers op he vlak van digitaal behoud. Na een korte inleiding op de geschiedenis van ‘preservation’ geeft hij zijn eigen perspectief over de stand van zaken en wat er nu nog moet gebeuren. Het stelt een aan tal uitdagingen en vragen als een uitgangspunt voor de conferentie.

Onderstaande video geeft Rothenberg’s keynote. Het duurt drie kwartier. Dat is een redelijk lang verhaal, maar het is de moeite meer dan waard.

Green Archiving

Geef een reactie

De komende week wil ik verschillende thema’s tot uitdrukking brengen op basis van interessante films, die ik via You Tube heb kunnen traceren. Een andere manier om naar het fenomeen IT, dataopslag en -retrieval te kijken. We starten met een kort item over Green Archiving.

Het ‘groenste’ datacenter ter wereld is te vinden in een groene heuvel in Noorwegen. Het verbruik van energie is een van de meest bepalende remmende factoren en bedreigingen van de huidige informatieverwerking.

Achterstand in bewerking archieven kolossaal

Geef een reactie

In 2012 verschijnt voor de tweede keer een Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over het afgelopen jaar, ditmaal over 2011. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties biedt de Tweede Kamer met de jaarrapportage een samenhangend beeld van de bedrijfsvoering van de rijk.

Onder ’bedrijfsvoering’ vallen in dit verband de volgende onderwerpen: organisatie, personeel, huisvesting, ICT, facilitair, inkoop en informatiehuishouding. De rapportage over 2011 bevat voor het eerst ook de onderdelen die voorheen in een afzonderlijk Sociaal Jaarverslag waren opgenomen. Naast de personele omvang en de uitgaven aan personeel en materieel, biedt de jaarrapportage ook informatie over de voortgang van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst.

Het rapport biedt inzicht (vanuit het oogpunt van het ministerie) van datgene dat binnen het Rijk speelt, waarbij we ons hier vooral concentreren op archiefachterstanden.

Lees verder →

Bedrijfsleven laks met opslag gevoelige data

Geef een reactie

Het verzamelen van privacygevoelige data is veel bedrijven niet vreemd. Het beoordelen en beveiligen van deze data laat veel te wensen over. Dit oordeelt adviesorganisatie Protiviti op basis van een onderzoek onder IT-bestuurders van multinationals.

Protiviti vroeg meer dan honderd CIO’s en professionals van multinationals naar hun databeleid. Meer dan 70 procent van deze bedrijven heeft een omzet van meer dan één miljard dollar. Een kwart van de CIO’s bij de onderzochte bedrijven kan niet het verschil duiden tussen privacygevoelige en overige data. Marcel Koers, senior manager bij Protiviti en specialist op het gebied van IT-bveiliging en privacyvraagstukken, stelt dat de resultaten in Nederland vergelijkbaar zijn met de rest van de wereld.

Lees verder →

NEN 2082: bespiegelingen over een norm

Geef een reactie

In het maartnummer van OD heb ik een artikeltje gepubliceerd over NEN 2082, met enige bespiegelingen over de norm en de toekomst ervan. Zoals de meeste bezoekers van deze site weten, ben ik al jaren actief als auditor van organisaties en software, vooral normen als NEN-ISO 15489 en NEN 2082. NEN 2082 is in 2008 vastgesteld en is sindsdien niet aangepast, terwijl de wereld om ons heen niet heeft stil gestaan. Daarbij was deze norm innovatief in die zin dat het een norm was waarin archiveringsfunctionaliteiten van organisaties zoals gerealiseerd in software werden gedefinieerd. Die innovatie is niet opgemerkt en de norm werd (en wordt) vooral gebruikt als een softwarenorm. Mijn conclusies in het artikel:

‘NEN 2082 wordt nogal eenzijdig gebruikt: als een norm waaraan een software oplossing (en uitsluitend: een records management en/of documentair systeem) moet voldoen om een aanbesteding te kunnen doorstaan. Een getoetste software oplossing inzetten in een zelf niet toetsbare organisatie is geen recept voor succes. De terechte nadruk die in nieuwere regelgeving en inspectiekaders gelegd wordt op kwaliteitssystemen vraagt om toetsbare organisaties. NEN 15489 biedt daarvoor de kaders. NEN 2082 (als rechtstreeks aansluitend bij NEN 15489) mag daarom best een ander, duidelijker imago krijgen als pure softwarenorm. Dat vraagt (beperkte) herziening van de norm’.

Lees verder →

Einde van persoonlijke mailarchieven

Geef een reactie

Microsoft laat systeembeheerders lokale Outlook-gegevens opsporen en importeren op de Exchange-server. De tool moet PST-bestanden de nek omdraaien, want die zijn beheerders een doorn in het oog.

Microsoft zegt dat systeembeheerders zelf vragen om een einde te maken aan lokale PST-opslag. PST-bestanden (Personal Storage Table) worden gebruikt om emailarchieven lokaal te bewaren. Vanwege opslaglimieten op de Exchange-server kiezen gebruikers er vaak voor om hun email lokaal op te slaan. Voor beheerders is dat lastig, omdat lokaal bewaarde mails niet meegaan in de backup van de Exchange-server.

Lees verder →

Lectoraat Digital Archiving & Compliance

Geef een reactie

De Hogeschool van Amsterdam heeft mij (Geert-Jan van Bussel) met ingang van 1 januari 2012 aangesteld als Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance. In dit bijzonder lectoraat zal ik mijn ideeën uit mijn promotieonderzoek ‘Op zoek naar de herinnering’ proberen vorm te geven. Een uitgebreidere beschrijving van wat ik onder ‘Digital Archiving’ versta is hier opgenomen. Binnen het Lectoraat wordt de nadruk gelegd op de onderlinge samenhang en nauwe verwevenheid van archivering en compliance.

Het themagebied van het Lectoraat is zeer relevant gezien de voortgaande digitalisering van de maatschappij en de effecten die dat heeft op organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Deze digitalisering heeft al vanaf het begin gevolgen gehad voor de bewijsplicht van organisaties en voor de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties.

Lees verder →

Oudste kaart van Nederland uit 1557 ?

Geef een reactie

In Breda is een landkaart ontdekt uit 1557. Volgens kenners is het zelfs de oudste kaart van Zuid-Nederland. Er staan negen Brabantse plaatsen op vermeld: Bergen op Zoom, Oudenbosch, Breda, Woudrichem, Heusden, Den Bosch, Helmond, Grave en Eindhoven. Bij iedere plaatsnaam is een klein tekeningetje gemaakt van een kerk of kasteel. Bij Den Bosch is ook een stadsmuur getekend. Waarschijnlijk was dat om de belangrijkheid van de stad aan te geven. Verder valt op dat de rivier De Dommel is ingetekend. De topografische kaart is een houtsnede die gedrukt is in 1557. Hij is verkocht aan de Koninklijke Bibliotheek in Brussel, die hem wil gaan tentoonstellen.

Lees verder →

Duurzaamheid gewaarborgd ?

Geef een reactie

De harde schijf van IOSafe overleeft meerdere stroomstoten van 1 miljoen volt. Na de elektrocutie is de data nog steeds leesbaar. De schijf die wordt gebruikt tijdens de demonstratie tijdens de Consumer Electronics Show (CES) in Las Vegas bevat SSD’s uit de 500 serie in RAID 1. Die komt in het tweede kwartaal op de markt en gaat 2000 dollar kosten. Er komt ook een goedkopere variant met een harde schijf van 500 gigabyte voor 500 dollar.

IOSafe koppelt zijn schijven aan een online backupdienst en levert ook een recovery-service, voor het geval dat de data toch beschadigd is. Volgens de fabrikant gaat het in 99,9904 procent van de gevallen goed.

Lees verder →

Digging into data

Geef een reactie

Drie projecten waarin Nederlandse onderzoekers participeren, ontvangen subsidie uit de ‘Digging into Data Challenge’. De Challenge stond open voor transatlantische, innovatieve samenwerkingsverbanden uit de informatica, geesteswetenschappen en cultureel erfgoed, die zich richten op grootschalige data-analyse.

De algemene vraagstelling van de Digging into Data Challenge was geconcentreerd rond grote databestanden in de sociale wetenschappen. Immers: steeds meer data – denk aan onderzoeksgegevens, economische data, maar ook kranten en audiovisueel materiaal – uit de geesteswetenschappen en het cultureel erfgoed worden gedigitaliseerd. Hoe maak je die databestanden efficiënt toegankelijk ? Hoe voer je een goede kwantitatieve analyse uit ? Welke vragen stel je aan het materiaal en tot welke nieuwe inzichten leiden die ?

Lees verder →