De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen om­gaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de over­heidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het pro­bleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brand­brief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te on­door­dacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ont­staan na­gedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet wor­den gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocu­menteerde ooit zullen worden.

De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrij­ving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, perso­neel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archief­bescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gespro­ken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen tech­nisch pro­bleem.

Wie is eigenlijk het e-depot? Het zijn vooral de archiefdiensten die zich zo positioneren. Maar is dat wel zo? Elke overheidsorganisatie kan een e-depot zijn als de eisen worden ingevuld. Als er dus een digitale beheer­omgeving is die de wette­lijke vereisten waarborgt voor context, authenticiteit, metadatering en toeganke­lijkheid. Als die beheeromgeving onderdeel is van een kwaliteitssysteem. Als het bestuur van de organisatie die beheeromgeving aan­gewezen heeft voor blijvende digitale bewaring. En als er gecontroleerde toe­gang is tot openbare informatie. Dick Bunskoeke wees daar al op in 2013.

Die interpretatie maakt meer opties voor digi­tale bewaring mogelijk dan alleen een archiefdienst. Een ge­meente zou bijvoorbeeld block­chain-technologie kunnen inzetten om archieven te bewaren. Een commercieel bedrijf zou een digitale beheeromgeving in de cloud kunnen inrichten die door een gemeente wordt aangewe­zen als bewaarplaats. Digitale toegankelijkheid voor lange tijd kan buiten een archiefdienst om geregeld wor­den.

Als de wettelijke eisen maar worden ingevuld.

De discussie dient over iets anders te gaan dan techniek, namelijk over de archiefdiensten in het archiefbestel. Spe­len ar­chiefdiensten daarin een rol en welke is dat dan? Heeft het huidige bestel en de huidige wetgeving nog toekomst? Vindt er tijdens de digitale revolutie ook een bestelrevolutie plaats? Dat is een politieke dis­cussie, geen vakinhoudelijke. Maar het is wel de discussie die moet worden gevoerd!

Blijven praten over e-depots als technische voorziening is alleen maar gerommel in de marge.

Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2017, nr. 5, p. 34.