Information governance is een opkomende discipline, die informatiekwaliteit, -management, -beleid, procesmanagement en risicomanagement combineert. Het bepalen van de waarde van informatie voor organisaties is niet eenvoudig. Deze infographic toont in tien ‘makkelijke’ stappen hoe een begin te maken met Information Governance.
De I-strategie voor het Rijk omvat maatregelen om de IT-voorzieningen te bundelen, te komen tot één IT-beveiligingsfunctie en de standaard IT-werkplek rijksbreed in te voeren. Minister Donner van BZK heeft de I-strategie aan de Tweede Kamer gezonden. Met de Informatisering (I-)strategie voor het Rijk wil het kabinet de IT van de rijksoverheid verbeteren. Behalve bundeling en standaardisatie zal ook de beheersing van grote IT-projecten verder worden versterkt. Daarnaast komt er meer aandacht voor het vergroten van IT-kennis bij management en medewerkers en hergebruik gaat voor het zelf ontwikkelen van nieuwe voorzieningen of systemen.
De I-strategie moet een einde maken aan de verbrokkelde IT-infrastructuur van het Rijk. Daarvoor in de plaats komt een samenhangende rijksbrede informatie-infrastructuur, die ook gebruik maakt van cloud-technologie. Met de marktpartijen wordt een convenant afgesloten om de samenwerking tussen overheid en marktpartijen te optimaliseren. De informatiseringstrategie is nauw verbonden met het programma Compacte Rijksdienst, dat tot doel heeft de bedrijfsvoering van het Rijk goedkoper en efficiënter te maken.
Of, zoals in de brief zelf wordt aangegeven:
‘De I-strategie is er, als uitwerking van het programma Compacte Rijksdienst, op gericht de onnodige verscheidenheid in de ICT-infrastructuur en de informatiehuishouding van het Rijk te bestrijden en de besturing te verbeteren. Waar bijvoorbeeld het project Digitale Werkomgeving Rijk (DWR) tot standaardisatie leidt van de werkplekinrichting, bestaan er anderzijds nog grote verschillen tussen de ministeries ten aanzien van het omgaan met ICT-beveiliging en de toegang tot gegevens, het aanschaffen van software, de digitalisering van de papierstroom, identitymanagement, en het inrichten en gebruiken van datacenters. Met de I-strategie wordt beoogd een rijksbrede informatie-infrastructuur (I-infrastructuur) te ontwikkelen. Deze I-infrastructuur omvat de ICT-infrastructuur, de informatiehuishouding en de besturing daarvan. Het gaat daarbij om generieke kaders, diensten en producten die, in het kader van standaardisatie en hergebruik, beschikbaar worden gesteld aan alle organisaties binnen de rijksdienst. Wanneer een onderdeel van het Rijk de functionaliteit van een bestaande generieke dienst of voorziening nodig heeft is het niet toegestaan daarvoor een alternatief in te richten. Voorbeelden zijn de werkplekfunctionaliteit, beveiligingsvoorschriften en –voorzieningen, toegang tot netwerken, de Berichtenbox en het e-depot voor digitale archivering’.
14 maart 2011
De overheid heeft geen visie op IT. Projecten als EPD of biometrie op het paspoort worden niet beoordeeld vanuit een hoger perspectief (iOverheid), maar als losse initiatieven. Dat moet anders, stelt de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) in een rapport ‘iOverheid’, dat door Corien Prins is aangeboden aan BZK. De eOverheid is vooral tot stand gekomen door het steeds verder uitbreiden de functionaliteit. Daarbij is er te veel gedacht vanuit de mogelijkheden van de technologie en de wens tot meer efficiency. Op die manier is de IT erg complex geworden. De fundamenten zijn uit het lood geslagen, zo wordt geconcludeerd. Zo is bij veel projecten de privacy ondergesneeuwd. Tussen systemen worden meer en meer koppelingen aangebracht, waarover controle nagenoeg geheel ontbreekt. Er blijkt een oncontroleerbare en ongecontroleerde macht van de staat te zijn ontstaan, waardoor de rechten van individuen in het gedrang raken. Er zijn veel overheidsorganisaties met een eigen IT, zo erkent de WRR, terwijl regie volkomen ontbreekt. Er moet grip van bovenaf komen door een club die de systematiek als geheel gaat bekijken en de verbanden onderkent. Het rapport adviseert tot een ‘Permanente commissie voor de iOverheid’, die processen van digitalisering beschouwt en beoordeelt in het licht van de iOverheids als geheel en aan het parlement rapporteert. Daaronder komt een ‘iAutoriteit’ te hangen, die projecten moet afrekenen op doelen. Die club moet de afhandeling gaan verzorgen, ook van klachten, en krijgt macht om zaken door te zetten. Bestaande organisaties zoals de toezichthouder voor privacy (CBP) zijn hiervoor te beperkt.
12 juli 2008
Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven is digitalisering een veelbesproken onderwerp. Veel gehoorde kreten hierbij zijn onder andere ‘digitaliseren van het archief’ en ‘digitaliseren van de werkprocessen’. Vaak wordt gesproken over digitalisering als iets wat men van plan is in de (al dan niet nabije) toekomst te gaan doen. Naar mijn mening is dit een foute voorstelling van zaken, om de simpele reden dat het proces van digitalisering al lang gaande is. Zo is er bijna geen document meer te verzinnen dat niet digitaal gecreëerd wordt. Wat in mijn optiek dan ook het onderwerp van gesprek zou moeten zijn, is niet zozeer digitalisering, maar digitaal informatiebeheer. Het gaat daarbij om de vraag hoe we de aanwezige digitale informatie zodanig kunnen organiseren dat zij optimaal wordt gebruikt om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. In dit verband wordt vaak Enterprise Content Management genoemd als dé oplossing voor het beheer van digitale informatie. ‘Enterprise Content Management is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren’. Vanuit mijn werk voor de Gemeente Amsterdam ben ik een ander initiatief tegengekomen voor het beheer van digitale informatie, namelijk het Handboek Architectuur. Dit handboek van de Gemeente Amsterdam is een door het college van B&W vastgestelde blauwdruk voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de architectuur wordt op hoofdlijnen weergegeven hoe de verschillende componenten en initiatieven in de organisatie en de informatievoorziening in elkaar grijpen, zowel functioneel als technisch. Het handboek architectuur vormt hiermee het bestemmingsplan voor de toekomstige organisatie en informatievoorziening van Amsterdam. Niels Postma bestudeerde op basis van deze blauwdruk Enterprise Content Management en de wijze waarop hierdoor ‘orde in de digitale chaos’ kon worden gebracht. Op grond van deze scriptie wist hij zijn studie Documentaire Informatiewetenschap op een goede wijze te beeindigen.
Continue reading
